Закачете вашия читател от въведението

Въведението е от решаващо значение, за да привлечете вниманието на вашия читател и да го насърчите да прочете останалата част от вашия доклад. чрез имейл.

Започнете със силно изречение, което задава контекста или подчертава основната цел, например: „След неуспешното стартиране на нашата нова продуктова линия е наложително да анализираме причините и да действаме бързо“.

Структурирайте това кратко въведение в 2-3 ключови изречения: текуща ситуация, основни проблеми, перспектива.

Заложете на директен стил и силни думи. Позиционирайте съществената информация в началото на изреченията.

Можете да включите цифри в подкрепа на вашата гледна точка.

В няколко целенасочени реда вашето въведение трябва да накара читателя ви да пожелае да продължи да чете, за да разбере повече. От първите секунди думите ви трябва да се хващат.

С добре изработено въведение вашият имейл доклад ще привлече вниманието и ще мотивира читателя ви да стигне до същината на вашия анализ.

Увеличете отчета си с подходящи визуални елементи

Визуалните елементи имат неоспорима привличаща вниманието сила в отчета по имейл. Те подсилват вашето послание по мощен начин.

Не се колебайте да интегрирате графики, таблици, диаграми, снимки, ако имате подходящи данни, които да представите. Проста кръгова диаграма, илюстрираща разпределението на продажбите, ще има по-голямо въздействие от дълъг параграф.

Внимавайте обаче да изберете ясни визуални елементи, които бързо се разбират. Избягвайте претоварените графики. Винаги цитирайте източника и добавете обяснителен надпис, ако е необходимо.

Също така се уверете, че вашите визуални елементи остават четими на мобилно устройство, като проверите дисплея. Ако е необходимо, създайте версия, подходяща за малки екрани.

Пестеливо променяйте визуалните елементи във вашия доклад, за да стимулирате вниманието. Имейл, претоварен с изображения, ще загуби яснота. Алтернативен текст и визуални елементи за динамичен отчет.

С подходящите данни, добре подчертани, вашите визуални елементи ще привличат вниманието и ще направят вашия имейл отчет по-лесен за разбиране по привлекателен и професионален начин.

Завършете, като отворите перспективи

Вашето заключение трябва да вдъхнови вашия читател да предприеме действия по вашия доклад.

Първо, бързо обобщете ключовите точки и заключения в 2-3 кратки изречения.

Маркирайте информацията, която искате вашият получател да запомни първо. Можете да използвате определени ключови думи от заглавията, за да си припомните структурата.

След това завършете имейла си с отваряне към следващото: предложение за последваща среща, искане за валидиране на план за действие, последващи действия за получаване на бърз отговор...

Вашето заключение е предназначено да бъде ангажиращо, за да предизвика реакция от вашия читател. Утвърдителен стил с глаголи за действие ще улесни тази цел.

Като работите върху вашето заключение, вие ще дадете перспектива на вашия доклад и ще мотивирате своя получател да отговори или да предприеме действие.

 

Пример за доклад по имейл за ескалиране на технически проблеми и предлагане на план за действие

 

Тема: Доклад – Подобрения, които трябва да бъдат направени в нашето приложение

Скъпи Томас,

Скорошните отрицателни отзиви за нашето приложение ме притесняват и се нуждаят от някои бързи настройки. Трябва да реагираме, преди да загубим повече потребители.

Актуални проблеми

  • Оценките на App Store спаднаха до 2,5/5
  • Чести оплаквания от грешки
  • Ограничени функции в сравнение с нашите конкуренти

Проследяване на подобрения

Предлагам сега да се съсредоточим върху:

  • Корекцията на основните докладвани грешки
  • Добавяне на популярни нови функции
  • Кампания за насърчаване на нашето обслужване на клиенти

Нека тази седмица да организираме среща, за да определим точно техническите и търговски решения, които да бъдат реализирани. От решаващо значение е да действаме бързо, за да си върнем доверието на нашите потребители и да повишим оценките на приложението.

Чакам завръщането ти, Жан