Les erreurs courantes à éviter dans un mail professionnel
Il est difficile de recenser toutes les erreurs qui peuvent être commises lors de l’envoi d’un mail professionnel. Un seul moment d’inattention et la bourde est vite arrivée. Mais cela n’est pas sans conséquence sur tout le contenu de l’email. Il faut craindre également que la réputation de la structure émettrice ne soit écornée, ce qui est assez problématique dans un contexte d’entreprise. Pour vous prémunir contre ces erreurs, il est important d’en connaitre quelques-unes.
Se tromper de formules de politesse en tête de mail
Il existe une myriade de formules de politesse. Pourtant, chaque formule est adaptée à un contexte bien précis. Se tromper de formule de politesse en tête de mail peut compromettre tout le contenu du mail, d’autant plus que c’est la première ligne que le destinataire découvre.
Imaginez par exemple qu’en lieu et place de la formule d’appel « Monsieur », vous utilisiez « Madame » ou que vous vous mépreniez sur le titre du destinataire. Une fâcheuse déconvenue, avouons-le !
C’est pourquoi si vous n’êtes pas certain de la civilité ou du titre de votre destinataire, le mieux est de vous en tenir à la formule d’appel classique Monsieur/Madame.
Faire usage d’une formule de politesse finale inadéquate
La formule finale de politesse est sans doute l’un des derniers mots qui seront lus par votre correspondant. Raison pour laquelle elle ne peut être choisie au hasard. Cette formule ne doit ni être trop familière ni être obséquieuse. Le défi est de trouver le juste milieu.
Il existe des formules de politesse classiques et qui sont propres aux courriers ou aux lettres. Elles sont dans certaines circonstances adaptées aux mails professionnels. Mais faites en sorte d’éviter les fautes de type « Dans l’attente de votre retour, veuillez agréer l’expression de ma profonde gratitude ».
La formulation correcte est celle-ci : « Dans l’attente de votre retour, je vous prie d’agréer l’expression de ma profonde gratitude ».
À défaut d’utiliser ces formules classiques, il est possible de faire usage des formules très courtes, comme le recommande la pratique des mails professionnels.
On peut citer, parmi celles-ci, les formules du type :
- Cordialement
- Sincèrement
- Sincères salutations
- Bien cordialement
- Bien sincèrement
- Cordialement vôtre
- Sincèrement vôtre
- Bien à vous
- En vous souhaitant cordialement une excellente journée
- Avec mes salutations
- Avec mes remerciements
Rater sa sortie dans un mail professionnel
L’étape de la signature est également un point essentiel à surveiller. Si on se trompe très rarement sur propre nom, on oublie parfois de configurer sa signature sur son ordinateur.
Utiliser des abréviations ou des smileys
Les abréviations sont rigoureusement à proscrire dans un mail professionnel, même si on s’adresse à ses collègues. Cela vous permettra de ne pas vous tromper de contexte face à un autre correspondant.
La même interdiction vaut également pour les smileys. Toutefois, certains spécialistes ne condamnent pas ces pratiques lorsque les correspondants sont des collègues. Mais le mieux est de s’abstenir.
