Una carta professional és un document escrit que garanteix una relació formal entre diferents interlocutors. Té una estructura interna molt ordinària. Bàsicament escrit en una pàgina o dues excepcionalment. La carta professional sol contenir un sol tema. Aquesta estructura interna té un avantatge. El seu pla d’escriptura pot continuar sent igual, passi el que passi. Viouslybviament, hi haurà canvis donat l’objectiu. Tanmateix, ja sigui una simple sol·licitud d'informació, una sol·licitud o fins i tot una queixa. El pla per escriure correspondència professional es mantindrà pràcticament sense canvis.
Passat, present, futur: un pla de tres fases per a una carta professional d’èxit
L’ús del passat, el present i el futur, en aquesta jerarquia cronològica, fa referència al tríptic del pla d’escriptura d’una carta professional. És el pla senzill i eficaç d’implementar en totes les situacions. Per qüestionar, transmetre informació, explicar un tema determinat o fins i tot convèncer el vostre lector. Eficiència, que es justifica respecte aordre lògic observat en la seva estructura.
El passat: pas número 1 del pla
Escrivim una carta amb més freqüència, basant-nos en un precedent, en una situació inicial o anterior. Pot ser una carta rebuda, una reunió, una visita, una entrevista telefònica, etc. L’objectiu d’escriure la primera part d’aquesta carta és transmetre els motius de l’enviament. O simplement el context que descriu la situació. El recordatori dels fets s’expressa generalment en una mateixa frase. Tot i això, és més convenient construir aquesta oració en suboracions. A tall d’il·lustració, podem tenir les expressions següents:
- Accepto la recepció de la vostra carta, informant-me de ...
- A la vostra carta datada de ...
- Ens ho heu fet saber ...
- En vista de la vostra nota de premsa publicada pel diari XXX (referència nº 12345), acabem de proposar ...
- Després de realitzar una verificació del vostre compte, hem trobat ...
En situacions en què el motiu d’escriure la carta no està relacionat amb cap fet passat. En aquest moment tenim el primer paràgraf de la carta on l'autor es presenta a si mateix i el seu establiment. A continuació, especifiqueu la vostra sol·licitud o oferint els seus diversos serveis. Per exemple, com a part d'una sol·licitud d'informació o d'una proposta de servei, podem tenir les expressions següents:
- Com a experts en el sector de la seguretat, arribem per aquí ...
- Tenint en compte la satisfacció dels nostres clients, volíem ...
- Estem molt contents d'anunciar que hem planejat per als nostres clients ...
En el context d’una sol·licitud espontània (pràctiques o feina), també podem tenir les expressions següents:
- La vostra empresa em va cridar l’atenció i, com a estudiant a …………, voldria sol·licitar una pràctica ………
- Recentment graduat a ...
El destinatari a qui s’adreça la carta ha d’entendre, des del primer paràgraf, el tema de la seva carta.
El present: pas número dos del pla
Aquesta segona part del pla fa referència als motius que justifiquen l’escriptura de la carta en el moment T. Pel que fa a la situació anterior expressada a la primera part. En aquest nivell, es tracta d’argumentar, informar, explicar o, fins i tot, qüestionar. Depenent de la complexitat de la situació, aquesta part es pot escriure en un paràgraf complet o presentar la idea principal en una sola frase. A tall d’il·lustració, podem tenir les expressions següents:
- Tenint en compte que la data de ... la factura núm. ... no està esborrada, nosaltres ...
- La pertinença a la nostra organització també us garanteix ...
- Tot i que el contracte preveu l’inici de les obres a la data de ..., observem amb sorpresa i tenim problemes per comprendre els retards reportats pel senyor ...…….
El futur: pas número 3 del pla
Aquesta tercera i última part tanca les dues primeres informant-ne seqüeles per arribar.
O bé expressem les nostres intencions, com a autors de la carta, i podem utilitzar expressions del tipus:
- Avui m'encarregaré personalment d'enviar els articles que heu sol·licitat
- Estem preparats per substituir ... tenint en compte, per descomptat, l'original.
- Apropeu-vos a la taquilla ... ..
O bé expressem un desig, demanant o animant el destinatari a actuar o reaccionar. Per tant, podem tenir les següents formulacions:
- Us convidem a apropar-vos al taulell
- Per tant, us demano que visiteu els vostres experts ràpidament per ...
- S’espera amb entusiasme la seva rapidesa per resoldre aquesta situació.
El propòsit d’escriure aquesta carta pot anar acompanyat d’un argument:
- Vostè ajustarà la situació el més ràpidament possible (objectiu) segons les disposicions generals i específiques del contracte. (Argument)
- Podeu organitzar el meu lliurament tan aviat com sigui possible ? (Objectiu) No serveix de res recordar-vos que el lliurament s’ha de fer en la data prevista, tenint en compte les vostres condicions de venda. (Argument)
Una fórmula educada, imprescindible per tancar la vostra carta professional !
Per acabar correctament una carta professional, és essencial escriure una frase educada. En realitat, és una fórmula de doble educació, que consisteix en una expressió, però també en una fórmula de "pre-conclusió".
O bé tenim una fórmula de cortesia, que reflecteix una certa cordialitat:
- Rebi per endavant el nostre agraïment per ...
- Disculpeu aquesta situació inesperada
- Sempre estaré disponible per discutir-ho en una reunió
- Podeu posar-vos en contacte amb nosaltres en qualsevol moment per ...
- Esperem que aquesta oferta compleixi les vostres expectatives i, per descomptat, estem a la vostra disposició per obtenir més informació.
O bé tenim una fórmula educada:
- Us preguem que accepteu, senyora, senyor, els nostres millors salutacions.
- Si us plau, cregueu, senyor, en l’expressió dels nostres millors sentiments.
- Accepteu, senyora, els nostres millors salutacions.
L’avantatge d’aquest pla a l’hora d’escriure una carta professional és, d’una banda, la seva sobrietat a l’hora d’escriure el contingut i, d’altra banda, la seva facilitat de lectura davant del destinatari. Tanmateix, aquesta línia de temps no es recomana per a contingut més llarg i complex.
