Proč je důležité dobře začít s e-mailem?
V podnikání se vaše psaní neustále potýká s velkou výzvou: upoutat pozornost čtenáře. Vaši příjemci, zaneprázdnění manažeři, musí třídit množství denních informací. Výsledek ? Každé nové zprávě dávají jen pár drahocenných sekund.
Slabý, nezáživný, špatně podaný úvod... a lhostejnost zaručena! A co je horší, pocit únavy, který ohrozí plné porozumění poselství. Stačí říct, hořký redakční neúspěch.
A naopak, úspěšný, působivý úvod vám umožní okamžitě vzbudit zájem vaší hierarchie nebo vašich kolegů. Pečlivý úvod demonstruje vaši profesionalitu a zvládnutí kodexů obchodní komunikace.
Past, které je třeba se absolutně vyhnout
Příliš mnoho obchodních spisovatelů dělá osudovou chybu: jde do detailů od prvních slov. V domnění, že dělají správnou věc, okamžitě skočí k jádru věci. Ostudná chyba!
Tento „bla“ přístup čtenáře rychle vyčerpá, než se vůbec dostane k jádru věci. Od prvních slov se zvedá, odrazován touto matoucí a neinspirativní preambulí.
Horší je, že tento typ úvodu zcela postrádá ohleduplnost k problémům příjemce. Nezdůrazňuje konkrétní výhody, které by mohly být odvozeny z obsahu sdělení.
3 magické ingredience strhujícího intra
Abyste uspěli ve svých úvodech, doporučují profesionálové metodu ve 3 krocích, nezastavitelnou pro získání čtenářovy pozornosti a dobré vůle:
Silný „hák“ k zasažení hráče
Ať už je to šokující formulace, provokativní otázka nebo dokonce nápadné postavy... Začněte silným prvkem, který osloví a podnítí zvědavost vašeho partnera.
Jasný a přímý kontext
Po úvodním kliknutí pokračujte jednoduchou a přímou větou, která položí základy daného předmětu. Čtenář by měl okamžitě pochopit, o čem bude řeč, aniž by musel přemýšlet.
Výhody pro příjemce
Poslední podstatný moment: vysvětlete, proč ho tento obsah zajímá, co z něj může přímo získat. Vaše „výhodné“ argumenty jsou rozhodující pro to, aby se lidé zapojili do čtení.
Jak uspořádat tyto 3 komponenty?
Doporučená typická sekvence je následující:
- Šokující věta nebo chytlavá otázka jako úvod
- Pokračujte 2-3 řádky kontextualizace tématu
- Na závěr 2–3 řádky podrobně popisující výhody pro čtenáře
Samozřejmě můžete upravit proporce v závislosti na povaze zprávy. Hák může být více či méně podepřen, kontextová část víceméně zajištěna.
Ale držte se této obecné struktury „háček -> kontext -> výhody“. Představuje vynikající společné vlákno, které vám umožní působivě představit tělo vaší zprávy.
Mluvící příklady působivých úvodů
Pro lepší vizualizaci metody nic nepřekoná několik konkrétních ilustrací. Zde jsou některé typické modely pro úspěšné zavedení:
Příklad e-mailu mezi kolegy:
„Malé upřesnění by vám mohlo ušetřit 25 % vašeho příštího komunikačního rozpočtu… Během posledních několika týdnů naše oddělení identifikovalo novou, obzvláště ziskovou sponzorskou strategii. Jeho zavedením od příštího finančního roku byste výrazně snížili své výdaje a zároveň se zviditelnili.“
Příklad předložení zprávy vedení:
„Nejnovější výsledky potvrzují, že uvedení na trh se proměnilo ve skutečný komerční úspěch. Za pouhé 2 měsíce vzrostl náš tržní podíl v sektoru kancelářské automatizace o 7 bodů! Tato zpráva podrobně analyzuje klíčové faktory tohoto výkonu, ale také oblasti, které je třeba naplánovat, aby byla tato velmi slibná dynamika zachována.“
Použitím těchto účinných receptů vaše odborné spisy získá vliv od prvních slov. Popadněte svého čtenáře, probuďte jeho zájem… a zbytek bude přirozeně následovat!
