Zdvořilé vzorce, kterým se na konci e-mailu vyhnout
Zbytečné věty, záporné vzorce, zkratky nebo hromadění vzorců… To vše jsou použití na konci e-mailu, která si zaslouží být opuštěna. Hodně získáte tím, že se více zapojíte do vzorců na konci e-mailu. Právě dosažení cílů motivovalo volbu psaní e-mailu. Pokud jste administrativní pracovník nebo někdo, kdo si pravidelně posílá e-maily do práce, tento článek je pro vás. Své umění korespondence si jistě zdokonalíte.
Některé příklady vzorců, pro které byste se neměli rozhodovat
Je důležité sklouznout a Pozdrav na konci e-mailu, ale ne ledajakého.
Běžné vzorce nebo sestavené z nepotřebných vět
Dokončení profesionálního e-mailu poutavým vzorcem nabízí odesílateli záruku, že bude přečten a že příjemce bude vědět, co se od něj očekává. Přijetím velmi stereotypní zdvořilostní fráze typu: „Zůstáváme vám k dispozici pro další informace...“ je však velká šance, že nebude přečtena. Je to skutečně zcela běžné.
Je také třeba se vyvarovat zdvořilostních výrazů na konci e-mailu složených ze zbytečných vět. Nejen, že nepřidávají zprávě žádnou přidanou hodnotu, ale vypadají nesmyslně a mohou diskreditovat odesílatele.
Negativní vzorce
Kromě redakčního kontextu je na základě několika studií zjištěno, že negativní formulace mají dopad na naše podvědomí. Spíše tlačí na spáchání zakázaného, než aby se tomu vyhýbali. V důsledku toho jsou zdvořilostní výrazy jako „Prosím, zavolejte mi“ nebo „Neselžeme...“ velmi nevábné a mohou mít bohužel opačný účinek.
Vzorce ve formě kumulativních
Hojnost dobra neškodí, říká se. Co ale uděláme s touto latinskou zásadou „Virtus stat in medio“ (Ctnost uprostřed)? Stačí říci, že zdvořilostní vzorce mohou být vybrány v kontextu, když se nahromadí, mohou se rychle stát nefunkčními.
Proto je třeba se vyvarovat zdvořilostních výrazů jako „Brzy se uvidíme, přeji hezký den, srdečně“ nebo „Velmi dobrý den, s úctou“. Ale jakou formu zdvořilosti přijmout?
Místo toho se rozhodněte pro tyto zdvořilé výrazy
Když čekáte na odpověď od svého korespondenta, ideální je říci: „Čekáme na váš návrat, prosím…“. Další zdvořilostní výrazy pro vyjádření vaší dostupnosti: „Vězte prosím, že nás můžete kontaktovat“ nebo „Zveme vás, abyste nás kontaktovali“.
Zdvořilé výrazy jako „Přátelství“ nebo „Přeji hezký den“ používejte tehdy, když jste již zvyklí komunikovat s příjemcem.
Pokud jde o zdvořilostní výrazy „S pozdravem“ nebo „Velmi srdečně“, jsou vhodné pro situace, o kterých jste již dříve několikrát diskutovali se svým partnerem.
Pokud jde o zdvořilostní formuli „S pozdravem“, měli byste vědět, že je docela přátelská a formální. Pokud jste se s příjemcem nikdy nesetkali, lze tento vzorec stále platně použít.