E-mail je pro většinu z nás preferovaným komunikačním nástrojem. E-mail je báječný, protože ke komunikaci nemusíte být k dispozici ve stejnou dobu jako váš partner. To nám umožňuje pokročit v aktuálních problémech, když jsou naši kolegové nedostupní nebo na druhém konci světa.

Většina z nás se však topí v nekonečném seznamu e-mailů. Podle zprávy zveřejněné v roce 2016 průměrný podnikový uživatel obdrží a odešle více než 100 e-mailů denně.

Kromě toho jsou e-maily příliš snadno špatně pochopeny. Nedávná studie společnosti Sendmail zjistila, že 64% lidí odeslalo nebo obdrželo e-mail, který způsobil zlost nebo neúmyslnou záměnu.

Vzhledem k objemu e-mailů, které odesíláme a přijímáme, a protože e-maily jsou často chybně interpretovány, je důležité je jasně a stručně napsat.

Jak správně napsat profesionální e-mail

Psaní krátkých a věcných e-mailů zkrátí čas strávený správou e-mailů a zvýší vaši produktivitu. Když budete mít e-maily krátké, pravděpodobně strávíte méně času e-maily a více času jiným úkolům. To znamená, že psát jasně je dovednost. Stejně jako všechny dovednosti budete muset práce na jeho vývoji.

Na začátku vám může psaní krátkých e-mailů trvat stejně dlouho jako psaní dlouhých e-mailů. I kdyby tomu tak bylo, pomůžete svým kolegům, klientům nebo zaměstnancům být produktivnější, protože jim do schránky přidáte méně nepořádku, což jim pomůže rychleji na vás reagovat.

Když budete psát srozumitelně, budete známí jako někdo, kdo ví, co chce, a dělá věci. Obojí je dobré pro vaše kariérní vyhlídky.

Tak co to znamená psát jasné, stručné a profesionální e-maily?

Určete svůj cíl

Jasné e-maily mají vždy jasný účel.

Pokaždé, když si sednete k napsání e-mailu, věnujte několik sekund a zeptejte se sami sebe: „Proč to posílám? Co očekávám od příjemce?

Pokud na tyto otázky nemůžete odpovědět, neměli byste posílat e-mail. Psaní e-mailů, aniž byste věděli, co potřebujete, je ztrácet čas a příjem vašeho příjemce. Pokud nevíte přesně, co chcete, bude pro vás těžké vyjádřit se jasně a stručně.

Použijte pravidlo "Jedna věc najednou"

E-maily nenahrazují schůzky. U obchodních schůzek platí, že čím více bodů programu zpracujete, tím produktivnější bude schůzka.

S e-maily je pravý opak. Čím méně budete do svých e-mailů zahrnovat různá témata, tím více bude pro vašeho partnera srozumitelná.

Proto je dobré praktikovat pravidlo „jedna věc po druhé“. Ujistěte se, že každý odeslaný e-mail je o jedné věci. Pokud potřebujete komunikovat o jiném projektu, napište další email.

Je to také dobrý čas se zeptat sami sebe: "Je tento e-mail opravdu nezbytný?" Opět platí, že pouze naprosto nezbytné e-maily svědčí o respektu osoby, na kterou posíláte e-maily.

Cvičení empatie

Empatie je schopnost vidět svět očima druhých. Když to uděláte, pochopíte jejich myšlenky a pocity.

Při psaní e-mailů přemýšlejte o svých slovech z pohledu čtenáře. S tím, co píšete, zeptejte se sami sebe:

  • Jak mohu tuto větu interpretovat, pokud ji obdržím?
  • Zahrnuje to nejednoznačné termíny?

Toto je jednoduchá, ale efektivní úprava způsobu, jakým byste měli psát. Přemýšlení o lidech, kteří vás budou číst, změní způsob, jakým na vás reagují.

Zde je empatický způsob, jak se podívat na svět, který vám pomůže začít. Většina lidí:

  • Jsou zaneprázdněni. Nemají čas hádat, co chcete, a rádi by si váš e-mail mohli přečíst a rychle na něj odpovědět.
  • Užijte si kompliment. Pokud můžete říct něco pozitivního o nich nebo o jejich práci, udělejte to. Vaše slova nebudou zbytečná.
  • Jako poděkování. Pokud vám příjemce nějak pomohl, nezapomeňte mu poděkovat. Měli byste to dělat, i když je jejich úkolem vám pomáhat.

Zkrátit prezentace

Když někomu poprvé pošlete e-mail, musíte příjemci sdělit, kdo jste. Většinou to zvládnete jednou větou. Například: „Rád jsem vás poznal na [Události X]. »

Jedním ze způsobů, jak zkrátit úvody, je napsat je, jako byste se setkali tváří v tvář. Při osobním setkání s někým byste se nechtěli dostat do pětiminutového monologu. Takže to nedělejte e-mailem.

Nevíte, jestli je nutný úvod. Možná jste již kontaktovali příjemce, ale nevíte, jestli vás bude pamatovat. Vaše pověření můžete ponechat v elektronickém podpisu.

Vyhnete se tak nedorozuměním. Představit se někomu, kdo už vás zná, vám přijde neslušné. Pokud si není jistá, zda vás zná, můžete ji nechat zkontrolovat váš podpis.

Omezit se na pět vět

V každém e-mailu, který píšete, musíte použít dostatečné věty, abyste mohli říkat, co potřebujete, už ne. Užitečnou praxí je omezit se na pět vět.

Méně než pět vět je často brutální a hrubé, víc než pět trestů stráví čas.

Budou chvíle, kdy nebude možné zachovat e-mail obsahující pět vět. Ve většině případů však stačí pět vět.

Přijměte disciplínu pěti vět a zjistíte, že píšete e-maily rychleji. Získáte také další odpovědi.

Použijte krátká slova

V roce 1946 George Orwell radil spisovatelům, aby nikdy nepoužívali dlouhé slovo tam, kde stačí krátké.

Tato rada je dnes ještě aktuálnější, zejména při psaní emailů.

Krátké slova ukazují respekt k vašemu čtenáři. Použitím krátkých slov jste učinili zprávu srozumitelnou.

Totéž platí o krátkých větách a odstavcích. Vyhněte se psaní velkých bloků textu, pokud chcete, aby vaše zpráva byla jasná a srozumitelná.

Použijte aktivní hlas

Aktivní hlas je lépe čitelný. Podporuje také akci a zodpovědnost. V aktivním hlase se věty zaměřují na osobu, která jedná. V trpném rodě se věty zaměřují na předmět, na který se jedná. V trpném rodě to může znít, jako by se věci dějí samy od sebe. Aktivně se věci dějí pouze tehdy, když lidé jednají.

Držte se standardní struktury

Jaký je klíč k tomu, aby vaše emaily byly krátké? Použijte standardní strukturu. Toto je šablona, ​​kterou můžete sledovat u každého e-mailu, který píšete.

Kromě toho, že vaše e-maily jsou krátké, podle standardní struktury vám také pomůže psát rychle.

Během času vyvinete strukturu, která bude pro vás pracovat. Zde je jednoduchá struktura, která vám umožní začít:

  • Pozdravení
  • Kompliment
  • Důvod vašeho e-mailu
  • Výzva k akci
  • Závěrečná zpráva (uzavření)
  • Podpis

Podívejme se na každou z nich do hloubky.

  • Toto je první řádek e-mailu. „Dobrý den, [křestní jméno]“ je typický pozdrav.

 

  • Když někomu posíláte e-mail poprvé, kompliment je skvělý začátek. Dobře napsaný kompliment může posloužit i jako úvod. Například :

 

„Vaše prezentace na [předmět] dne [datum] se mi líbila. »

„Váš blog na téma [téma] mi opravdu pomohl. »

„Bylo mi potěšením se s vámi setkat na [akce]. »

 

  • Důvod vašeho e-mailu. V této části řeknete: „Pošlu e-mail, abych se zeptal na...“ nebo „Zajímalo by mě, jestli byste mi nemohli pomoci s...“ Někdy budete potřebovat dvě věty, abyste vysvětlili své důvody, proč píšete.

 

  • Výzva k akci. Jakmile vysvětlíte důvod vašeho e-mailu, nepředpokládejte, že příjemce bude vědět, co má dělat. Uveďte konkrétní pokyny. Například:

"Mohl byste mi poslat ty soubory do čtvrtka?" »

„Mohl bys to napsat během příštích dvou týdnů?“ "

"Napiš o tom Yannovi, prosím, a dej mi vědět, až to uděláš." »

Strukturováním vašeho požadavku ve formě otázky je příjemce vyzván k odpovědi. Alternativně můžete také použít: „dejte mi vědět, když jste to udělali“ nebo „dejte mi vědět, jestli je to pro vás v pořádku.“ "

 

  • závěrečný. Před odesláním e-mailu nezapomeňte uvést závěrečnou zprávu. To slouží dvojímu účelu: zopakovat vaši výzvu k akci a zajistit, aby se příjemce cítil dobře.

 

Příklady dobrých uzavíracích linek:

"Děkuji za veškerou vaši pomoc s tím." "

"Nemůžu se dočkat, až uslyším, co si myslíš." »

"Dejte mi vědět, pokud máte nějaké dotazy." "

  • Chcete-li dokončit myšlení o přidání vašeho podpisu předcházejícím vzkazu pozdravů.

Mohlo by to být "Tvoje opravdu", "S pozdravem", "Přeji hezký den" nebo "Děkuji".