Tisk přátelský, PDF a e-mail

E-mail je již dlouhou dobu zásadním nástrojem pro podnikovou komunikaci, ale průzkum provedený společností Sendmail. Zjistil, že způsobilo napětí, zmatek nebo jiné negativní důsledky pro 64% profesionálů.

Tak, jak se tomu můžete vyhnout pomocí e-mailů? A jak můžete napsat e-maily, které dávají požadované výsledky? V tomto článku přezkoumáme strategie, které můžete použít k zajištění jasného, ​​efektivního a úspěšného používání e-mailu.

Průměrný kancelářský pracovník obdrží denní zprávy o 80u. S tímto množstvím pošty mohou být jednotlivé zprávy snadno zapomenuty. Postupujte podle těchto jednoduchých pravidel, abyste si všimli a používali své e-maily.

  1. Nekomunikujte příliš mnoho e-mailem.
  2. Dobře využívejte předměty.
  3. Uveďte jasné a stručné zprávy.
  4. Buďte zdvořilí.
  5. Zkontrolujte tón.
  6. Přečetla.

Nekomunikujte příliš mnoho e-mailem

Jeden z největších zdrojů stresu při práci je velký objem e-mailů, které lidé dostávají. Než začnete psát e-mail, zeptejte se sami sebe: "Je to opravdu nutné?"

V tomto kontextu je nutné, abyste pomocí telefonu nebo služby instant messenger pracovali s problémy, které mohou být předmětem zpětné vazby. Použijte nástroj pro plánování komunikace a identifikujte nejvhodnější kanály pro různé typy zpráv.

Kdykoli je to možné, dejte špatné zprávy osobně. Pomáhá vám komunikovat s empatií, soucitem a porozuměním a vykoupit se, pokud vaše zpráva byla nesprávně přijata.

Dobře využívejte předměty

Novinový titul má dvě funkce: zachycuje vaši pozornost a shrnuje článek, takže se můžete rozhodnout, zda si je přečtete nebo ne. Předmět vaší e-mailové zprávy by měl dělat totéž.

Objekt prázdný je pravděpodobnější, že bude přehlédnut nebo odmítnut jako „spam“. Vždy tedy použijte několik dobře zvolených slov, abyste příjemci naznačili obsahe-mail.

Možná budete chtít zahrnout datum do předmětu, pokud je vaše zpráva součástí série pravidelných e-mailů, jako je například týdenní zpráva o projektu. U zprávy, která vyžaduje odpověď, můžete také zahrnout výzvu k akci, jako například "Prosím do listopadu 7."

READ  Šablona e-mailu pro vyjádření odmítnutí

Dobře napsaný předmět, jako je ten, který je uveden níže, poskytuje nejdůležitější informace, aniž by příjemce musel otevřít e-mail. Tato funkce slouží jako pozvánka, která příjemcům schůzky připomíná pokaždé, když navštíví doručenou poštu.

 

Špatný příklad Dobrý příklad
 
Předmět: schůzka Předmět: Setkání v procesu PASSERELLE - 09h 25 únor 2018

 

Udržujte zprávy jasné a stručné

Emaily, jako tradiční obchodní dopisy, musí být jasné a stručné. Udržujte své věty krátké a přesné. Tělo e-mailu musí být přímé a informativní a musí obsahovat všechny důležité informace.

Na rozdíl od tradičních dopisů, odesílání více e-mailů netrvá víc než zaslání jednoho. Takže pokud potřebujete komunikovat s někým na různých tématech, zvážíte-li pro každého napsat samostatný e-mail. Toto vysvětluje zprávu a umožňuje korespondentovi odpovědět na jeden předmět najednou.

 

Špatný příklad Dobrý příklad
Předmět: Revize prohlášení o prodeji

 

Ahoj Michelin,

 

Děkujeme, že jste minulý týden odeslali tento přehled. Četl jsem to včera a mám pocit, že kapitola 2 vyžaduje přesnější informace o našich prodejích. Také si myslím, že tón by mohl být formálnější.

 

Navíc jsem vás chtěl informovat, že jsem tento pátek naplánoval setkání s oddělením pro styk s veřejností o nové reklamní kampani. Je na 11h00 a bude v malé konferenční místnosti.

 

Prosím, dejte mi vědět, pokud jste k dispozici.

 

Děkuji,

 

Camille

Předmět: Revize prohlášení o prodeji

 

Ahoj Michelin,

 

Děkujeme, že jste minulý týden odeslali tento přehled. Četl jsem to včera a mám pocit, že kapitola 2 vyžaduje přesnější informace o našich prodejích.

 

Také si myslím, že tón by mohl být formálnější.

 

Mohli byste je upravit s těmito poznámkami?

 

Děkujeme za Vaši tvrdou práci!

 

Camille

 

(Camille poté pošle další e-mail o schůzce PR.)

 

Je důležité zde najít rovnováhu. Nechcete někoho bombardovat e-maily a má smysl kombinovat více souvisejících bodů do jedné pošty. Pokud k tomu dojde, udržujte to jednoduché pomocí očíslovaných odstavců nebo odrážek a zvažte, zda chcete informace snadno rozdělit na malé, dobře organizované jednotky, které usnadní trávení.

Také si povšimněte, že ve výše uvedeném dobrém příkladu Camille specifikovala, co chce Michelin dělat (v tomto případě upravte zprávu). Pokud pomáháte lidem vědět, co chcete, je větší šance, že vám to dávají.

Buďte zdvořilí

Lidé si často myslí, že e-maily mohou být méně formální než tradiční dopisy. Ale poselství, které posíláte, jsou odrazem vašeho vlastního profesionalita, hodnoty a pozornost detailu jsou důležité, takže je zapotřebí určité úrovně formality.

Pokud s někým nemáte dobré podmínky, vyvarujte se neformálního jazyka, slangu, žargonu a nevhodných zkratek. Emotikony mohou být užitečné při objasnění vašeho záměru, ale je nejlepší používat je pouze s lidmi, které znáte dobře.

Zavřete svou zprávu "S pozdravem", "Dobrý den / večer pro vás" nebo "Dobrý pro vás", v závislosti na situaci.

Příjemci se mohou rozhodnout vytisknout e-maily a sdílet je s ostatními, takže vždy buďte zdvořilí.

Zkontrolujte tón

Když se setkáváme s lidmi tváří v tvář, používáme jejich řeč těla, vokální tóny a výrazy obličeje, abychom zhodnotili, jak se cítí. E-mail nás zbavuje těchto informací, což znamená, že nemůžeme vědět, kdy lidé nepochopili naše zprávy.

Váš výběr slov, délka věty, interpunkce a kapitalizace lze snadno interpretovat bez vizuálních a sluchových podnětů. V prvním příkladu níže může Louise myslet, že Yann je frustrovaný nebo rozzlobený, ale ve skutečnosti se cítí dobře.

 

Špatný příklad Dobrý příklad
Louise,

 

Potřebuji vaši zprávu před 17 dnešním dnem nebo budu chybět termín.

 

Yann

Hi Louise,

 

Děkujeme za tvrdě pracující práci na této zprávě. Mohli byste mi poskytnout svou verzi před 17 hodinami, abych si nepřehlédl můj termín?

 

Merci d'avance,

 

Yann

 

Přemýšlejte o emocionálním "pocitu" vašeho e-mailu. Jestli může být špatně pochopeno své úmysly nebo své emoce, najít méně nejednoznačný cestu k fráze vaše slova.

korektura

Nakonec před kliknutím na tlačítko Odeslat zkontrolujte, zda váš e-mail obsahuje chyby pravopisu, gramatiky a interpunkce. Vaše e-maily jsou stejně tak součástí vašeho profesionálního obrazu jako oblečení, které nosíte. Proto se zamračil, aby poslal zprávu obsahující chyby v sérii.

Během korektury věnujte velkou pozornost délce vašeho e-mailu. Lidé s větší pravděpodobností čtou krátké a stručné emaily než dlouhé, odpojené e-maily, takže se ujistěte, že vaše e-maily jsou co nejkratší, aniž byste museli vyloučit potřebné informace.

Klíčové body

Většina z nás stráví velkou část dne v roce číst a psát e-maily. Zprávy, které posíláme, však mohou být pro ostatní matoucí.

Chcete-li napsat efektivní e-maily, zeptejte se sami sebe, zda byste tento kanál měli skutečně použít. Někdy může být lepší vzít telefon.

Zadejte e-maily stručné a přesné. Pošlete je pouze osobám, které je skutečně potřebují vidět a jasně uvedou, co byste chtěli, aby se příjemce dal dále.

Nezapomeňte, že vaše e-maily jsou odrazem vašeho profesionalismu, hodnot a pozornosti detailu. Zkuste si představit, jak mohou jiní interpretovat tón zprávy. Buďte zdvořilí a vždy zkontrolujte, co jste napsali před kliknutím na tlačítko "poslat".