E-mail byl již dlouho základním nástrojem pro obchodní komunikaci, ale průzkum prováděl Sendmail. Odhalení způsobilo napětí, zmatek nebo jiné negativní důsledky pro 64 % profesionálů.

Tak, jak se tomu můžete vyhnout pomocí e-mailů? A jak můžete napsat e-maily, které dávají požadované výsledky? V tomto článku přezkoumáme strategie, které můžete použít k zajištění jasného, ​​efektivního a úspěšného používání e-mailu.

Průměrný kancelářský pracovník obdrží denní zprávy o 80u. S tímto množstvím pošty mohou být jednotlivé zprávy snadno zapomenuty. Postupujte podle těchto jednoduchých pravidel, abyste si všimli a používali své e-maily.

  1. Nekomunikujte příliš mnoho e-mailem.
  2. Dobře využívejte předměty.
  3. Uveďte jasné a stručné zprávy.
  4. Buďte zdvořilí.
  5. Zkontrolujte tón.
  6. Přečetla.

Nekomunikujte příliš mnoho e-mailem

Jedním z největších zdrojů stresu v práci je obrovské množství e-mailů, které lidé dostávají. Než tedy začnete psát e-mail, zeptejte se sami sebe: „Je to opravdu nutné?

V této souvislosti byste měli používat telefon nebo rychlé zasílání zpráv k řešení otázek, které budou pravděpodobně předmětem zpětných diskusí. Použijte nástroj pro plánování komunikace a identifikujte nejlepší kanály pro různé typy zpráv.

Kdykoli je to možné, dejte špatné zprávy osobně. Pomáhá vám komunikovat s empatií, soucitem a porozuměním a vykoupit se, pokud vaše zpráva byla nesprávně přijata.

Dobře využívejte předměty

Novinový titulek dělá dvě věci: upoutá vaši pozornost a shrnuje článek, takže se můžete rozhodnout, zda si jej přečtete nebo ne. Předmět vašeho e-mailu by měl dělat totéž.

Objekt prázdné místo bude pravděpodobněji přehlédnuto nebo odmítnuto jako „spam“. Vždy tedy použijte pár dobře zvolených slov, kterými příjemci sdělíte, o čem e-mail je.

Pokud je vaše zpráva součástí běžné e-mailové série, jako je týdenní zpráva o projektu, můžete do předmětu uvést datum. U zprávy, která vyžaduje odpověď, můžete také zahrnout výzvu k akci, například „Prosím do 7. listopadu“.

Dobře napsaný předmět, jako je ten níže, poskytuje nejdůležitější informace, aniž by příjemce musel e-mail otevřít. To slouží jako výzva, která příjemcům připomene vaši schůzku, kdykoli si zkontrolují doručenou poštu.

 

Špatný příklad Dobrý příklad
 
Předmět: schůzka Předmět: Setkání v procesu PASSERELLE - 09h 25 únor 2018

 

Udržujte zprávy jasné a stručné

Emaily, jako tradiční obchodní dopisy, musí být jasné a stručné. Udržujte své věty krátké a přesné. Tělo e-mailu musí být přímé a informativní a musí obsahovat všechny důležité informace.

Na rozdíl od tradičních dopisů nestojí odeslání více e-mailů více než odeslání jednoho. Pokud tedy potřebujete s někým komunikovat o řadě různých témat, zvažte napsání samostatného e-mailu pro každé z nich. To objasní zprávu a umožní vašemu korespondentovi reagovat na jedno téma najednou.

 

Špatný příklad Dobrý příklad
Předmět: Revize prohlášení o prodeji

 

Ahoj Michelin,

 

Děkujeme za zaslání této zprávy minulý týden. Četl jsem to včera a mám pocit, že kapitola 2 vyžaduje konkrétnější informace o našich prodejních číslech. Také si myslím, že tón by mohl být formálnější.

 

Kromě toho jsem vás chtěl informovat, že jsem na tento pátek naplánoval schůzku s oddělením pro styk s veřejností ohledně nové reklamní kampaně. Je v 11:00 a bude v malé konferenční místnosti.

 

Dejte mi prosím vědět, jestli jste k dispozici.

 

Děkuji,

 

Camille

 Předmět: Revize prohlášení o prodeji

 

Ahoj Michelin,

 

Děkujeme za zaslání této zprávy minulý týden. Četl jsem to včera a mám pocit, že kapitola 2 vyžaduje konkrétnější informace o našich prodejních číslech.

 

Také si myslím, že tón by mohl být formálnější.

 

Mohli byste je upravit s těmito poznámkami?

 

Děkujeme za Vaši tvrdou práci!

 

Camille

 

(Camille poté pošle další e-mail o schůzce PR.)

 

Zde je důležité najít rovnováhu. Nechcete někoho bombardovat e-maily a má smysl spojit několik souvisejících bodů do jednoho příspěvku. Když k tomu dojde, zjednodušte to pomocí číslovaných odstavců nebo odrážek a zvažte „rozdělení“ informací na malé, dobře uspořádané jednotky, aby byly snáze stravitelné.

Všimněte si také, že ve výše uvedeném dobrém příkladu Camille specifikovala, co chtěla, aby Michelin udělal (v tomto případě změňte zprávu). Pokud pomůžete lidem vědět, co chcete, je pravděpodobnější, že vám to dají.

Buďte zdvořilí

Lidé si často myslí, že e-maily mohou být méně formální než tradiční dopisy. Ale poselství, které posíláte, jsou odrazem vašeho vlastního profesionalita, hodnoty a pozornost detailu jsou důležité, takže je zapotřebí určité úrovně formality.

Pokud s někým nevycházíte dobře, vyhněte se neformálnímu jazyku, slangu, žargonu a nevhodným zkratkám. Emotikony mohou být užitečné při objasňování vašeho záměru, ale je nejlepší je používat pouze s lidmi, které dobře znáte.

Zavřete svou zprávu "S pozdravem", "Dobrý den / večer pro vás" nebo "Dobrý pro vás", v závislosti na situaci.

Příjemci se mohou rozhodnout vytisknout e-maily a sdílet je s ostatními, takže buďte vždy zdvořilí.

Zkontrolujte tón

Když se setkáváme s lidmi tváří v tvář, používáme jejich řeč těla, vokální tóny a výrazy obličeje, abychom zhodnotili, jak se cítí. E-mail nás zbavuje těchto informací, což znamená, že nemůžeme vědět, kdy lidé nepochopili naše zprávy.

Váš výběr slov, délka vět, interpunkce a velká písmena mohou být snadno nesprávně interpretovány bez vizuálních a sluchových vodítek. V prvním příkladu níže si Louise může myslet, že Yann je frustrovaný nebo naštvaný, ale ve skutečnosti se cítí dobře.

 

Špatný příklad Dobrý příklad
Louise,

 

Potřebuji vaši zprávu do dnešní 17:XNUMX, jinak zmeškám termín.

 

Yann

 Hi Louise,

 

Děkujeme za tvrdě pracující práci na této zprávě. Mohli byste mi poskytnout svou verzi před 17 hodinami, abych si nepřehlédl můj termín?

 

Děkuji předem,

 

Yann

 

Přemýšlejte o emocionálním "pocitu" vašeho e-mailu. Jestli může být špatně pochopeno své úmysly nebo své emoce, najít méně nejednoznačný cestu k fráze vaše slova.

korektura

Nakonec před kliknutím na „Odeslat“ věnujte chvíli kontrole e-mailu, zda neobsahuje pravopisné, gramatické a interpunkční chyby. Vaše e-maily jsou součástí vaší profesionální image stejně jako oblečení, které nosíte. Odeslání zprávy obsahující chyby v sérii je proto odsuzováno.

Během korektury věnujte velkou pozornost délce vašeho e-mailu. Lidé s větší pravděpodobností čtou krátké a stručné emaily než dlouhé, odpojené e-maily, takže se ujistěte, že vaše e-maily jsou co nejkratší, aniž byste museli vyloučit potřebné informace.

Klíčové body

Většina z nás stráví velkou část dne v roce číst a psát e-maily. Zprávy, které posíláme, však mohou být pro ostatní matoucí.

Chcete-li napsat efektivní e-maily, zeptejte se sami sebe, zda byste tento kanál měli skutečně použít. Někdy může být lepší vzít telefon.

Zadejte e-maily stručné a přesné. Pošlete je pouze osobám, které je skutečně potřebují vidět a jasně uvedou, co byste chtěli, aby se příjemce dal dále.

Pamatujte, že vaše e-maily jsou odrazem vaší profesionality, vašich hodnot a vaší pozornosti k detailu. Zkuste si představit, jak by ostatní mohli interpretovat tón vašeho sdělení. Buďte zdvořilí a vždy si zkontrolujte, co jste napsali, než stisknete „odeslat“.