Mae gweithiwr cyffredin Ffrainc yn treulio tua chwarter yr wythnos yn mynd trwy gannoedd o e-byst y maent yn eu hanfon a'u derbyn bob dydd.

Fodd bynnag, er gwaethaf y ffaith ein bod yn sownd yn ein blwch post yn rhan dda o'n hamser, nid yw llawer ohonom, hyd yn oed y rhai mwyaf proffesiynol, yn gwybod sut i ddefnyddio'r e-bostiwch yn briodol.

Yn wir, o ystyried faint o negeseuon yr ydym yn eu darllen ac yn ysgrifennu bob dydd, rydym yn fwy tebygol o wneud camgymeriadau embaras, a all gael canlyniadau busnes difrifol.

Yn yr erthygl hon, rydym wedi diffinio'r rheolau "cybercourt" mwyaf hanfodol i'w wybod.

Cynhwyswch linell bwnc glir ac uniongyrchol

Mae enghreifftiau o linell bwnc dda yn cynnwys “Newid dyddiad cyfarfod”, “Cwestiwn cyflym am eich cyflwyniad” neu “Awgrymiadau ar gyfer y cynnig”.

Mae pobl yn aml yn penderfynu agor e-bost yn seiliedig ar y llinell bwnc, dewis un sy'n gadael i ddarllenwyr wybod eich bod yn mynd i'r afael â'u pryderon neu faterion gwaith.

Defnyddiwch gyfeiriad e-bost proffesiynol

Os ydych yn gweithio i gwmni, rhaid i chi ddefnyddio cyfeiriad e-bost eich cwmni. Ond os ydych yn defnyddio cyfrif e-bost personol, p'un a ydych yn hunangyflogedig neu'n hoffi ei ddefnyddio o bryd i'w gilydd ar gyfer gohebiaeth fusnes, dylech fod yn ofalus wrth ddewis y cyfeiriad hwn.

Dylech bob amser gael cyfeiriad e-bost sydd â'ch enw arno fel bod y derbynnydd yn gwybod yn union pwy sy'n anfon yr e-bost. Peidiwch byth â defnyddio cyfeiriad e-bost nad yw'n addas ar gyfer gwaith.

Meddyliwch ddwywaith cyn clicio "ateb popeth"

Nid oes unrhyw un eisiau darllen e-byst 20 o bobl nad oes ganddynt unrhyw beth i'w wneud â nhw. Gall fod yn anodd anwybyddu e-byst, gan fod llawer o bobl yn derbyn hysbysiadau o negeseuon newydd ar eu ffôn clyfar neu negeseuon naid sy'n tynnu sylw ar sgrin eu cyfrifiadur. Peidiwch â chlicio ar "ateb i bawb" oni bai eich bod yn meddwl y dylai pawb ar y rhestr dderbyn yr e-bost.

Cynnwys bloc llofnod

Rhowch wybodaeth amdanoch chi'ch hun i'ch darllenydd. Yn nodweddiadol, cynhwyswch eich enw llawn, teitl, enw cwmni a gwybodaeth gyswllt, gan gynnwys rhif ffôn. Gallwch hefyd ychwanegu ychydig o hysbysebu i chi'ch hun, ond peidiwch â mynd dros ben llestri gyda dywediadau neu ddarluniau.

Defnyddiwch yr un ffont, maint a lliw â gweddill yr e-bost.

Defnyddiwch gyfarchion proffesiynol

Peidiwch â defnyddio ymadroddion llafar achlysurol fel “Helo”, “Helo!” neu “Sut wyt ti?”.

Ni ddylai natur hamddenol ein hysgrifennu effeithio ar y cyfarch mewn e-bost. Mae "Hi!" Yn gyfarch anffurfiol iawn ac yn gyffredinol ni ddylid ei ddefnyddio mewn sefyllfa waith. Defnyddiwch "Helo" neu "Noson dda" yn lle hynny.

Defnyddio pwyntiau ebychnod yn gynnil

Os dewiswch ddefnyddio ebychnod, defnyddiwch un yn unig i fynegi eich brwdfrydedd.

Weithiau mae pobl yn cael eu twyllo ac yn rhoi nifer o ebychnodau ar ddiwedd eu dedfrydau. Gall y canlyniad ymddangos yn rhy emosiynol neu anaeddfed, dylid defnyddio pwyntiau ebychnod yn gynnil yn ysgrifenedig.

Byddwch yn ofalus gyda hiwmor

Gall hiwmor fynd ar goll yn hawdd wrth gyfieithu heb y tôn a'r mynegiant wyneb cywir. Mewn sgwrs broffesiynol, mae'n well gadael hiwmor allan o e-byst oni bai eich bod chi'n adnabod y derbynnydd yn dda. Hefyd, efallai na fydd rhywbeth rydych chi'n meddwl sy'n ddoniol i rywun arall.

Gwybod bod pobl o wahanol ddiwylliannau yn siarad ac yn ysgrifennu'n wahanol

Gall cam-gyfathrebu godi’n hawdd oherwydd gwahaniaethau diwylliannol, yn enwedig yn y ffurf ysgrifenedig pan na allwn weld iaith corff ein gilydd. Addaswch eich neges i gefndir diwylliannol neu lefel gwybodaeth y derbynnydd.

Mae'n dda cadw mewn cof bod diwylliannau cyd-destunol iawn (Siapan, Arabeg neu Tsieineaidd) eisiau dod i adnabod chi cyn gwneud busnes gyda chi. O ganlyniad, gall fod yn gyffredin i weithwyr yn y gwledydd hyn fod yn fwy personol yn eu hysgrifennu. Ar y llaw arall, mae'n well gan bobl o ddiwylliannau isel-gyd-destun (Almaeneg, Americanaidd neu Llychlyn) fynd yn gyflym iawn i'r pwynt.

Ymatebwch i'ch e-byst, hyd yn oed os nad oedd yr e-bost wedi'i fwriadu ar eich cyfer chi

Mae'n anodd ateb yr holl e-byst a anfonir atoch, ond dylech geisio. Mae hyn yn cynnwys achosion lle anfonwyd yr e-bost atoch yn ddamweiniol, yn enwedig os yw'r anfonwr yn disgwyl ymateb. Nid oes angen ateb, ond mae'n foesau e-bost da, yn enwedig os yw'r person hwnnw'n gweithio yn yr un cwmni neu ddiwydiant â chi.

Dyma enghraifft o ymateb: “Rwy’n gwybod eich bod yn brysur iawn, ond nid wyf yn meddwl eich bod am anfon yr e-bost hwn ataf. Ac roeddwn i eisiau rhoi gwybod i chi fel y gallwch chi ei anfon at y person iawn. »

Adolygwch bob neges

Eich camgymeriadau ni fydd derbynwyr eich e-bost yn sylwi arno. Ac, yn dibynnu ar y derbynnydd, efallai y cewch eich barnu am wneud hynny.

Peidiwch â dibynnu ar wirwyr sillafu. Darllenwch ac ailddarllenwch eich post sawl gwaith, yn uchel os yn bosibl, cyn ei anfon.

Ychwanegwch y cyfeiriad e-bost olaf

Ceisiwch osgoi anfon e-bost yn ddamweiniol cyn i chi orffen ei gyfansoddi a chywiro'r neges. Hyd yn oed wrth ateb neges, mae'n syniad da tynnu cyfeiriad y derbynnydd a'i fewnosod dim ond pan fyddwch chi'n siŵr bod y neges yn barod i'w hanfon.

Gwiriwch eich bod wedi dewis y derbynnydd cywir

Mae'n rhaid i chi fod yn ofalus iawn wrth deipio enw o'ch llyfr cyfeiriadau ar linell “I” yr e-bost. Mae'n hawdd dewis yr enw anghywir, a all fod yn embaras i chi a'r person sy'n derbyn yr e-bost mewn camgymeriad.

Defnyddiwch ffontiau clasurol

Ar gyfer gohebiaeth broffesiynol, bob amser cadwch eich ffontiau, lliwiau a meintiau safonol.

Y rheol cardinal: Dylai'ch negeseuon e-bost fod yn hawdd i bobl eraill eu darllen.

Yn gyffredinol, mae'n well defnyddio math 10 neu 12 pwynt a ffurfdeip hawdd ei ddarllen, fel Arial, Calibri, neu Times New Roman. O ran lliw, du yw'r dewis mwyaf diogel.

Cadwch lygad ar eich tôn

Yn union fel collir jôcs mewn cyfieithu, gellir camddehongli'ch neges yn gyflym. Cofiwch nad oes gan eich cyfwelydd y lleisiau lleisiol a'r ymadroddion wyneb y byddent yn eu cael mewn trafodaeth un-i-un.

Er mwyn osgoi unrhyw gamddealltwriaeth, argymhellir eich bod yn darllen eich neges yn uchel cyn clicio Anfon. Os yw'n ymddangos yn galed i chi, bydd yn ymddangos yn anodd i'r darllenydd.

I gael y canlyniadau gorau, ceisiwch osgoi defnyddio geiriau hollol negyddol (“methiant”, “drwg” neu “anghofiwyd”) a dywedwch bob amser “os gwelwch yn dda” a “diolch”.