Print Friendly, PDF ac E-bost

Mae'r cyflogai Ffrangeg cyfartalog yn treulio tua chwarter yr wythnos yn pori cannoedd o negeseuon e-bost y mae'n eu hanfon ac yn eu derbyn bob dydd.

Fodd bynnag, er gwaethaf y ffaith ein bod yn sownd yn ein blwch post yn rhan dda o'n hamser, nid yw llawer ohonom, hyd yn oed y rhai mwyaf proffesiynol, yn gwybod sut i ddefnyddio'r e-bostiwch yn briodol.

Yn wir, o ystyried faint o negeseuon yr ydym yn eu darllen ac yn ysgrifennu bob dydd, rydym yn fwy tebygol o wneud camgymeriadau embaras, a all gael canlyniadau busnes difrifol.

Yn yr erthygl hon, rydym wedi diffinio'r rheolau "cybercourt" mwyaf hanfodol i'w wybod.

Cynnwys llinell wrthrych clir a uniongyrchol

Mae enghreifftiau o linell bwnc dda yn cynnwys "Cyfarfod Diwygiedig Dyddiad", "Cwestiwn Cyflym ar Eich Cyflwyniad" neu "Awgrymiadau ar gyfer Cynnig".

Mae pobl yn aml yn penderfynu agor a e-bost Yn dibynnu ar linell y pwnc, dewiswch un sy'n gadael i ddarllenwyr wybod eich bod yn mynd i'r afael â'u pryderon neu faterion busnes.

Defnyddiwch gyfeiriad e-bost proffesiynol

Os ydych chi'n gweithio i gwmni, rhaid i chi ddefnyddio cyfeiriad e-bost eich cwmni. Ond os ydych chi'n defnyddio cyfrif e-bost personol, p'un a ydych chi'n gweithio ar eich liwt eich hun neu os ydych chi'n hoffi ei ddefnyddio weithiau ar gyfer gohebiaeth busnes, dylech fod yn ofalus wrth ddewis y cyfeiriad hwn.

Dylech bob amser gael cyfeiriad e-bost sy'n cynnwys eich enw fel bod y derbynnydd yn gwybod yn union pwy sy'n anfon yr e-bost. Peidiwch â defnyddio cyfeiriad e-bost nad yw'n addas ar gyfer gwaith.

Meddyliwch ddwywaith cyn clicio "ateb popeth"

Nid oes unrhyw un eisiau darllen e-byst gan 20 o bobl nad oes a wnelont â nhw. Gall anwybyddu e-byst fod yn anodd, gan fod llawer o bobl yn derbyn hysbysiadau o negeseuon newydd ar eu ffonau smart neu'n tynnu sylw negeseuon naidlen ar sgriniau eu cyfrifiadur. Ymatal rhag clicio ar "ateb i bawb", oni bai eich bod yn credu y dylai pob aelod o'r rhestr dderbyn yr e-bost.

DARLLENWCH  Llunio llythyr cais am Symudedd Gwirfoddol Diogel

Cynnwys bloc llofnod

Darparu gwybodaeth i'ch darllenydd amdanoch chi. Fel rheol gyffredinol, nodwch eich enw llawn, teitl, enw'r cwmni a'ch gwybodaeth gyswllt, gan gynnwys rhif ffôn. Gallwch hefyd ychwanegu rhywfaint o hysbysebu ar eich cyfer chi, ond peidiwch â mynd yn rhy bell gyda'r dywediadau neu'r darluniau.

Defnyddiwch yr un ffont, maint a lliw â gweddill yr e-bost.

Defnyddiwch gyfarchion proffesiynol

Peidiwch â defnyddio mynegiant achlysurol a chyfarwydd fel "Helo", "Hi!" Neu "Sut ydych chi?"

Ni ddylai natur hamddenol ein hysgrifennu effeithio ar y cyfarch mewn e-bost. Mae "Hi!" Yn gyfarch anffurfiol iawn ac yn gyffredinol ni ddylid ei ddefnyddio mewn sefyllfa waith. Defnyddiwch "Helo" neu "Noson dda" yn lle hynny.

Defnyddio pwyntiau twyllo mewn cymedroli

Os ydych chi'n dewis defnyddio pwynt cuddio, defnyddiwch un yn unig i fynegi eich brwdfrydedd.

Weithiau mae pobl yn mynd yn ddig ac yn rhoi nifer o esgyrn ar ddiwedd eu brawddegau. Efallai y bydd y canlyniad yn ymddangos yn rhy emosiynol neu'n anaeddfed, dylid defnyddio pwyntiau tynnu'n rhyfeddol yn ysgrifenedig.

Byddwch yn ofalus gyda hiwmor

Gellir hawdd colli hofreiad mewn cyfieithiad heb y tôn cywir neu'r mynegiant wyneb. Mewn cyfnewidfa broffesiynol, mae'n well gadael y hiwmor allan o negeseuon e-bost, oni bai eich bod chi'n gwybod y derbynnydd yn dda. Yn ogystal, efallai na fydd rhywbeth arall yn eich barn chi yn ddoniol.

Gwybod bod pobl o wahanol ddiwylliannau yn siarad ac yn ysgrifennu'n wahanol

Gall cyfathrebu gwael ddigwydd yn hawdd oherwydd gwahaniaethau diwylliannol, yn enwedig yn y ffurf ysgrifenedig pan na allwn weld iaith y corff ei gilydd. Addaswch eich neges at gefndir diwylliannol y derbynnydd neu eich graddfa o wybodaeth.

DARLLENWCH  A yw'n well anfon e-byst neu yn hytrach lythyrau?

Mae'n dda cadw mewn cof bod diwylliannau cyd-destunol iawn (Siapan, Arabeg neu Tsieineaidd) eisiau dod i adnabod chi cyn gwneud busnes gyda chi. O ganlyniad, gall fod yn gyffredin i weithwyr yn y gwledydd hyn fod yn fwy personol yn eu hysgrifennu. Ar y llaw arall, mae'n well gan bobl o ddiwylliannau isel-gyd-destun (Almaeneg, Americanaidd neu Llychlyn) fynd yn gyflym iawn i'r pwynt.

Ateb eich negeseuon e-bost, hyd yn oed os nad oedd yr e-bost ar eich cyfer chi

Mae'n anodd ateb yr holl negeseuon e-bost sydd wedi'u hanfon atoch chi, ond dylech geisio. Mae hyn yn cynnwys achosion lle anfonwyd yr e-bost atoch chi, yn enwedig os yw'r anfonwr yn aros am ateb. Nid oes angen ateb, ond mae'n label da ar gyfer e-bost, yn enwedig os yw'r person yn gweithio yn yr un cwmni neu ddiwydiant.

Dyma ymateb sampl: “Rwy’n gwybod eich bod yn brysur iawn, ond nid wyf yn credu eich bod am anfon yr e-bost hwn ataf. Ac roeddwn i eisiau rhoi gwybod i chi fel y gallwch chi ei anfon at y person iawn. "

Adolygwch bob neges

Eich camgymeriadau Ni fyddwn yn sylwi ar dderbynwyr eich e-bost. Ac, yn dibynnu ar y derbynnydd, gallwch geisio gwneud hynny.

Peidiwch â dibynnu ar wirwyr sillafu. Darllenwch ac ail-ddarllen eich post sawl gwaith, yn ddelfrydol, cyn ei anfon.

Ychwanegwch y cyfeiriad e-bost diwethaf

Osgoi anfon e-bost yn ddamweiniol cyn i chi orffen ysgrifennu a chywiro'r neges. Hyd yn oed wrth ateb neges, mae'n syniad da dileu cyfeiriad y derbynnydd a'i fewnosod yn unig pan fyddwch chi'n siŵr bod y neges yn barod i'w hanfon.

DARLLENWCH  Templed e-bost i ymateb i gais am wybodaeth gan gydweithiwr

Gwiriwch eich bod wedi dewis y derbynnydd cywir

Rhaid i chi fod yn ofalus iawn wrth deipio enw o'ch llyfr cyfeiriadau ar linell "I" yr e-bost. Mae'n hawdd dewis enw anghywir, a all fod yn embaras i chi ac i'r sawl sy'n derbyn y post trwy gamgymeriad.

Defnyddiwch ffontiau clasurol

Ar gyfer gohebiaeth broffesiynol, bob amser cadwch eich ffontiau, lliwiau a meintiau safonol.

Y rheol cardinal: Dylai'ch negeseuon e-bost fod yn hawdd i bobl eraill eu darllen.

Yn gyffredinol, mae'n well defnyddio cymeriadau dot 10 neu 12 a ffont hawdd ei ddarllen, megis Arial, Calibri, neu Times Roman Roman. O ran lliw, du yw'r dewis mwyaf diogel.

Cadwch lygad ar eich tôn

Yn union fel collir jôcs mewn cyfieithu, gellir camddehongli'ch neges yn gyflym. Cofiwch nad oes gan eich cyfwelydd y lleisiau lleisiol a'r ymadroddion wyneb y byddent yn eu cael mewn trafodaeth un-i-un.

Er mwyn osgoi unrhyw gamddealltwriaeth, argymhellir eich bod yn darllen eich neges yn uchel cyn clicio Anfon. Os yw'n ymddangos yn galed i chi, bydd yn ymddangos yn anodd i'r darllenydd.

Am y canlyniadau gorau, osgoi defnyddio geiriau cwbl negyddol ("methiant", "drwg" neu "esgeuluso") a dywedwch bob amser "os gwelwch yn dda" a "diolch".