E-bost yw'r offeryn cyfathrebu dewisol ar gyfer y rhan fwyaf ohonom. Mae e-bost yn wych oherwydd nid oes rhaid i chi fod ar gael ar yr un pryd â'ch interlocutor i gyfathrebu. Mae hyn yn ein galluogi i symud ymlaen ar faterion parhaus pan nad yw ein cydweithwyr ar gael neu ar ochr arall y byd.

Fodd bynnag, mae'r rhan fwyaf ohonom yn boddi mewn rhestr ddiddiwedd o negeseuon e-bost. Yn ôl adroddiad a gyhoeddwyd yn 2016, mae'r defnyddiwr busnes cyffredin yn derbyn ac yn anfon mwy na 100 o negeseuon e-bost y dydd.

Yn ogystal, mae negeseuon e-bost yn rhy hawdd eu camddeall. Canfu astudiaeth ddiweddar yn Sendmail fod 64% o bobl yn cael eu hanfon neu wedi derbyn e-bost a achosodd dicter neu ddryswch anfwriadol.

Oherwydd faint o negeseuon e-bost yr ydym yn eu hanfon ac yn eu derbyn, ac oherwydd bod negeseuon e-bost yn aml yn cael eu camddehongli, mae'n bwysig eu hysgrifennu yn glir a chryno.

Sut i ysgrifennu e-bost proffesiynol yn gywir

Bydd ysgrifennu e-byst byr ac i'r pwynt yn lleihau'r amser a dreulir yn rheoli e-byst ac yn eich gwneud yn fwy cynhyrchiol. Trwy gadw'ch e-byst yn fyr, mae'n debygol y byddwch chi'n treulio llai o amser ar e-byst a mwy o amser ar dasgau eraill. Wedi dweud hynny, mae ysgrifennu'n glir yn sgil. Fel pob sgil, bydd angen i chi gweithio ar ei ddatblygiad.

Yn y dechrau, efallai y bydd yn cymryd cymaint o amser i chi ysgrifennu e-byst byr ag y mae i ysgrifennu e-byst hir. Fodd bynnag, hyd yn oed os yw hyn yn wir, byddwch yn helpu eich cydweithwyr, cleientiaid neu weithwyr i fod yn fwy cynhyrchiol, oherwydd byddwch yn ychwanegu llai o annibendod i'w mewnflwch, a fydd yn eu helpu i ymateb yn gyflymach i chi.

Drwy ysgrifennu'n glir, byddwch chi'n cael eich adnabod fel rhywun sy'n gwybod beth maen nhw ei eisiau ac sy'n cyflawni pethau. Mae'r ddau yn dda ar gyfer eich rhagolygon gyrfa.

Felly beth mae'n ei gymryd i ysgrifennu negeseuon e-bost clir, cryno a phroffesiynol?

Nodi'ch nod

Mae gan bob e-bost clir bob amser ddiben clir.

Bob tro y byddwch chi'n eistedd i lawr i ysgrifennu e-bost, cymerwch ychydig eiliadau i ofyn i chi'ch hun, “Pam ydw i'n anfon hwn? Beth ydw i'n ei ddisgwyl gan y derbynnydd?

Os na allwch ateb y cwestiynau hyn, ni ddylech anfon e-bost. Mae ysgrifennu negeseuon e-bost heb wybod beth sydd ei angen arnoch yn gwastraffu eich amser a'ch derbynydd. Os nad ydych chi'n gwybod yn union beth rydych chi ei eisiau, bydd yn anodd ichi fynegi eich hun yn glir ac yn gryno.

Defnyddiwch y rheol "Un peth ar y tro"

Nid yw e-byst yn cymryd lle cyfarfodydd. Gyda chyfarfodydd busnes, po fwyaf o eitemau agenda rydych chi'n gweithio arnynt, y mwyaf cynhyrchiol yw'r cyfarfod.

Gyda negeseuon e-bost, mae'r gwrthwyneb yn wir. Y lleiaf y byddwch chi'n cynnwys gwahanol bynciau yn eich negeseuon e-bost, bydd y pethau mwy yn ddealladwy i'ch rhyngweithiwr.

Dyna pam ei bod yn syniad da ymarfer y rheol "un peth ar y tro". Gwnewch yn siŵr bod pob e-bost rydych chi'n ei anfon yn ymwneud ag un peth. Os oes angen i chi gyfathrebu am brosiect arall, ysgrifennwch e-bost arall.

Mae hefyd yn amser da i ofyn i chi'ch hun, "A oes angen yr e-bost hwn mewn gwirionedd?" Unwaith eto, dim ond negeseuon e-bost cwbl angenrheidiol sy'n tystio i barch y person rydych chi'n anfon e-byst ato.

Ymarfer empathi

Empathi yw'r gallu i weld y byd trwy lygaid eraill. Pan fyddwch chi'n gwneud hyn, rydych chi'n deall eu meddyliau a'u teimladau.

Wrth ysgrifennu negeseuon e-bost, meddyliwch am eich geiriau o safbwynt y darllenydd. Gyda phopeth rydych chi'n ei ysgrifennu, gofynnwch i chi'ch hun:

  • Sut alla i ddehongli'r frawddeg hon os caf ei dderbyn?
  • A yw'n cynnwys termau amwys i bennu?

Mae hwn yn addasiad syml, ond effeithiol, i'r ffordd y dylech ysgrifennu. Bydd meddwl am y bobl a fydd yn eich darllen yn trawsnewid y ffordd y maent yn ymateb i chi.

Dyma ffordd empathig i edrych ar y byd i'ch helpu i ddechrau. Y rhan fwyaf o bobl:

  • Yn brysur. Nid oes ganddynt amser i ddyfalu beth rydych ei eisiau, a hoffent allu darllen eich e-bost ac ymateb iddo yn gyflym.
  • Mwynhewch ganmoliaeth. Os gallwch chi ddweud rhywbeth cadarnhaol amdanynt neu eu gwaith, gwnewch hynny. Ni chaiff eich geiriau eu gwastraffu.
  • Hoffi cael diolch. Os yw'r derbynnydd wedi eich helpu mewn unrhyw ffordd, cofiwch ddiolch iddynt. Dylech wneud hyn hyd yn oed pan mai eu gwaith nhw yw eich helpu chi.

Cyflwyniadau dadansoddi

Pan fyddwch chi'n e-bostio rhywun am y tro cyntaf, mae angen i chi ddweud wrth y derbynnydd pwy ydych chi. Fel arfer gallwch chi ei wneud mewn un frawddeg. Er enghraifft: “Roedd yn braf cwrdd â chi yn [Digwyddiad X]. »

Un ffordd o fyrhau cyflwyniadau yw eu hysgrifennu fel petaech chi'n cyfarfod wyneb yn wyneb. Fyddech chi ddim eisiau mynd i mewn i fonolog pum munud o hyd wrth gwrdd â rhywun yn bersonol. Felly peidiwch â'i wneud mewn e-bost.

Nid ydych yn gwybod a oes angen cyflwyniad. Efallai eich bod eisoes wedi cysylltu â'r derbynnydd, ond nid ydych yn gwybod a fydd hi'n cofio chi. Gallwch adael eich cymwysterau yn eich llofnod electronig.

Mae hyn yn osgoi camddealltwriaeth. Mae ailgyflwyno eich hun i rywun sydd eisoes yn eich adnabod yn dod ar draws fel rhywbeth anghwrtais. Os nad yw hi'n siŵr a yw hi'n eich adnabod chi, gallwch chi adael iddi wirio'ch llofnod.

Cyfyngu eich hun i bum brawddeg

Ym mhob e-bost rydych chi'n ei ysgrifennu, rhaid i chi ddefnyddio brawddegau digonol i ddweud beth sydd ei angen arnoch, dim mwy. Arfer defnyddiol yw cyfyngu eich hun i bum brawddeg.

Mae llai na phum brawddeg yn aml yn brwdfrydig ac yn anwastad, yn fwy na phum amser gwastraff brawddegau.

Bydd adegau pan fydd yn amhosib cadw e-bost sy'n cynnwys pum brawddeg. Ond yn y rhan fwyaf o achosion, mae pum brawddeg yn ddigon.

Mabwysiadwch ddisgyblaeth y pum brawddeg a byddwch chi'n dod o hyd i negeseuon e-bost ysgrifennu yn gyflymach. Byddwch hefyd yn cael mwy o atebion.

Defnyddio geiriau byr

Ym 1946, cynghorodd George Orwell awduron i beidio byth â defnyddio gair hir lle bydd byr yn gwneud hynny.

Mae'r cyngor hwn hyd yn oed yn fwy perthnasol heddiw, yn enwedig wrth ysgrifennu e-byst.

Mae geiriau byr yn dangos parch at eich darllenydd. Trwy ddefnyddio geiriau byr, gwnaethoch chi ddeall yn hawdd eich neges.

Mae'r un peth yn wir am ddedfrydau byr a pharagraffau. Peidiwch ag ysgrifennu blociau mawr o destun os ydych am i'ch neges fod yn glir ac yn hawdd ei ddeall.

Defnyddiwch y llais gweithgar

Mae'r llais gweithredol yn haws i'w ddarllen. Mae hefyd yn annog gweithredu a chyfrifoldeb. Yn wir, yn y llais gweithredol, mae'r brawddegau'n canolbwyntio ar y person sy'n gweithredu. Yn y llais goddefol, mae'r brawddegau'n canolbwyntio ar y gwrthrych y mae rhywun yn gweithredu arno. Yn y llais goddefol, gall swnio fel bod pethau'n digwydd ar eu pen eu hunain. Yn weithredol, dim ond pan fydd pobl yn ymddwyn y mae pethau'n digwydd.

Cadw at strwythur safonol

Beth yw'r allwedd i gadw'ch negeseuon e-bost yn fyr? Defnyddiwch strwythur safonol. Dyma dempled y gallwch chi ei ddilyn ar gyfer pob e-bost rydych chi'n ei ysgrifennu.

Yn ogystal â chadw'ch negeseuon e-bost yn fyr, mae dilyn strwythur safonol hefyd yn eich helpu i ysgrifennu'n gyflym.

Dros amser, byddwch yn datblygu strwythur a fydd yn gweithio i chi. Dyma strwythur syml i'ch helpu chi i ddechrau:

  • Salutation
  • Canmoliaeth
  • Y rheswm dros eich e-bost
  • Galwad i weithredu
  • Neges cau (Yn cau)
  • Llofnod

Edrychwn ar bob un o'r rhain yn fanwl.

  • Dyma linell gyntaf yr e-bost. Mae “Helo, [Enw Cyntaf]” yn gyfarchiad nodweddiadol.

 

  • Pan fyddwch chi'n e-bostio rhywun am y tro cyntaf, mae canmoliaeth yn ddechrau gwych. Gall canmoliaeth wedi'i hysgrifennu'n dda fod yn gyflwyniad hefyd. Er enghraifft :

 

“Fe wnes i fwynhau eich cyflwyniad ar [pwnc] ar [dyddiad]. »

“Roedd eich blog ar [pwnc] o gymorth mawr i mi. »

“Roedd yn bleser cwrdd â chi yn [digwyddiad]. »

 

  • Y rheswm dros eich e-bost. Yn yr adran hon, rydych chi'n dweud, "Rydw i'n mynd i e-bostio i ofyn am ..." neu "Roeddwn i'n meddwl tybed a allech chi helpu gyda ..." Weithiau bydd angen dwy frawddeg arnoch i egluro'ch rhesymau dros ysgrifennu.

 

  • Galwad i weithredu. Unwaith y byddwch wedi egluro'r rheswm dros eich e-bost, peidiwch â chymryd yn ganiataol y bydd y derbynnydd yn gwybod beth i'w wneud. Darparu cyfarwyddiadau penodol. Er enghraifft:

"A allech chi anfon y ffeiliau hynny ataf erbyn dydd Iau?" »

"A allech chi ysgrifennu hwn yn ystod y pythefnos nesaf?" "

“Ysgrifennwch Yann amdano, a gadewch i mi wybod pan fyddwch chi wedi'i wneud. »

Trwy strwythuro'ch cais ar ffurf cwestiwn, gwahoddir y derbynnydd i ymateb. Fel arall, gallwch hefyd ddefnyddio: "gadewch i mi wybod pryd wnaethoch chi hyn" neu "gadewch i mi wybod a yw hyn yn iawn i chi." "

 

  • cau. Cyn anfon eich e-bost, gofalwch eich bod yn cynnwys neges gloi. Mae hyn yn gwasanaethu'r pwrpas deuol o ailadrodd eich galwad i weithredu a gwneud i'r derbynnydd deimlo'n dda.

 

Enghreifftiau o linellau cau da:

“Diolch am eich holl help gyda hyn. "

“Alla i ddim aros i glywed beth yw eich barn. »

“Gadewch i mi wybod os oes gennych chi unrhyw gwestiynau. "

  • I orffen meddwl am ychwanegu eich llofnod ymlaen llaw gyda neges o gyfarchion.

Gallai fod yn "Yn gywir", "Yn gywir", "Cael diwrnod braf" neu "Diolch".