Print Friendly, PDF ac E-bost

 

L 'e-bost yw'r offeryn cyfathrebu a ffefrir ar gyfer y mwyafrif ohonom. Mae e-bost yn wych oherwydd nid oes angen i ni fod ar gael ar yr un pryd â'n rhyng-gysylltydd i gyfathrebu. Mae hyn yn caniatáu inni symud ymlaen ar faterion cyfredol pan nad yw ein cydweithwyr ar gael neu ar ochr arall y byd.

Fodd bynnag, mae'r mwyafrif ohonom yn boddi mewn rhestr ddiddiwedd o e-byst. Yn ôl adroddiad a gyhoeddwyd yn 2016, mae defnyddiwr busnes ar gyfartaledd yn derbyn ac yn anfon mwy na 100 o negeseuon e-bost y dydd.

Yn ogystal, mae negeseuon e-bost yn rhy hawdd eu camddeall. Canfu astudiaeth ddiweddar yn Sendmail fod 64% o bobl yn cael eu hanfon neu wedi derbyn e-bost a achosodd dicter neu ddryswch anfwriadol.

Oherwydd faint o negeseuon e-bost yr ydym yn eu hanfon ac yn eu derbyn, ac oherwydd bod negeseuon e-bost yn aml yn cael eu camddehongli, mae'n bwysig eu hysgrifennu yn glir a chryno.

Sut i ysgrifennu e-bost proffesiynol yn gywir

Bydd ysgrifennu negeseuon e-bost byr a chywir yn lleihau'r amser a dreulir ar reoli e-bost ac yn eich gwneud yn fwy cynhyrchiol. Mae cadw'ch negeseuon e-bost yn fyr yn golygu y byddwch yn debygol o dreulio llai o amser ar e-bost a mwy o amser ar dasgau eraill. Wedi dweud hynny, mae ysgrifennu'n glir yn sgil. Fel pob sgil, bydd angen i chi wneud hynny gweithio ar ei ddatblygiad.

I ddechrau, efallai y bydd angen cymaint o amser arnoch i ysgrifennu negeseuon e-bost byr ar gyfer ysgrifennu negeseuon e-bost hir. Fodd bynnag, hyd yn oed os yw hyn yn wir, byddwch yn helpu eich cydweithwyr, cwsmeriaid neu weithwyr i fod yn fwy cynhyrchiol, oherwydd byddwch yn ychwanegu llai o le i'w blwch mewnol, a fydd yn eu helpu i ymateb yn gyflymach.

Trwy ysgrifennu'n glir, fe'ch enwir fel rhywun sy'n gwybod beth mae ei eisiau ac yn gwneud i bethau ddigwydd. Mae'r ddau'n dda ar gyfer eich rhagolygon gyrfa.

Felly beth mae'n ei gymryd i ysgrifennu negeseuon e-bost clir, cryno a phroffesiynol?

Nodi'ch nod

Mae gan bob e-bost clir bob amser ddiben clir.

Bob tro y byddwch chi'n eistedd i lawr i ysgrifennu e-bost, cymerwch ychydig eiliadau i ofyn i chi'ch hun, "Pam ydw i'n anfon hwn? Beth ydw i'n ei ddisgwyl gan y derbynnydd?

Os na allwch ateb y cwestiynau hyn, ni ddylech anfon e-bost. Mae ysgrifennu negeseuon e-bost heb wybod beth sydd ei angen arnoch yn gwastraffu eich amser a'ch derbynydd. Os nad ydych chi'n gwybod yn union beth rydych chi ei eisiau, bydd yn anodd ichi fynegi eich hun yn glir ac yn gryno.

DARLLENWCH  Templed llythyr i ofyn am dderbyn eich slip cyflog

Defnyddiwch y rheol "Un peth ar y tro"

Nid oes negeseuon e-bost yn cael eu gwneud i gymryd lle cyfarfodydd. Gyda chyfarfodydd gwaith, po fwyaf y byddwch chi'n gweithio ar eitemau agenda, y mwyaf cynhyrchiol yw'r cyfarfod.

Gyda negeseuon e-bost, mae'r gwrthwyneb yn wir. Y lleiaf y byddwch chi'n cynnwys gwahanol bynciau yn eich negeseuon e-bost, bydd y pethau mwy yn ddealladwy i'ch rhyngweithiwr.

Dyna pam mae'n syniad da ymarfer y rheol "un peth ar y tro". Gwnewch yn siŵr bod pob e-bost rydych chi'n ei anfon yn ymwneud ag un peth. Os oes angen i chi gyfathrebu ar brosiect arall, ysgrifennwch e-bost arall.

Mae hefyd yn amser da i ofyn i chi'ch hun, "A oes angen yr e-bost hwn mewn gwirionedd?" Unwaith eto, dim ond negeseuon e-bost cwbl angenrheidiol sy'n tystio i barch y person rydych chi'n anfon e-byst ato.

Ymarfer empathi

Empathi yw'r gallu i weld y byd trwy lygaid pobl eraill. Pan fyddwch chi'n gwneud hyn, rydych chi'n deall eu meddyliau a'u teimladau.

Wrth ysgrifennu negeseuon e-bost, meddyliwch am eich geiriau o safbwynt y darllenydd. Gyda phopeth rydych chi'n ei ysgrifennu, gofynnwch i chi'ch hun:

  • Sut alla i ddehongli'r frawddeg hon os caf ei dderbyn?
  • A yw'n cynnwys termau amwys i bennu?

Mae hwn yn addasiad syml, ond effeithiol, i'r ffordd y dylech ysgrifennu. Bydd meddwl am y bobl a fydd yn eich darllen yn trawsnewid y ffordd y maent yn ymateb i chi.

Dyma ffordd empathig i edrych ar y byd i'ch helpu i ddechrau. Y rhan fwyaf o bobl:

  • Ydych chi'n brysur? Nid oes ganddynt amser i ddyfalu beth rydych chi eisiau, a hoffent ddarllen eich e-bost ac ymateb yn gyflym.
  • Mwynhewch ganmoliaeth. Os gallwch chi ddweud rhywbeth cadarnhaol amdanynt neu eu gwaith, gwnewch hynny. Ni chaiff eich geiriau eu gwastraffu.
  • Hoffwn ddiolch. Os yw'r derbynnydd wedi'ch helpu mewn unrhyw ffordd, cofiwch ddiolch iddo. Dylech ei wneud hyd yn oed pan fydd eu gwaith nhw i'ch helpu chi.

Cyflwyniadau dadansoddi

Pan anfonwch e-bost at rywun am y tro cyntaf, mae angen i chi ddweud wrth y derbynnydd pwy ydych chi. Fel rheol gallwch chi wneud hyn mewn un frawddeg. Er enghraifft: “Roedd yn bleser cwrdd â chi yn [Digwyddiad X]. "

DARLLENWCH  Yr adroddiad gweithgaredd, yr offeryn hanfodol i roi cyhoeddusrwydd i'ch gwaith.

Un ffordd o leihau'r cyflwyniadau yw eu hysgrifennu fel petaech chi'n cyfarfod wyneb yn wyneb. Ni fyddech am fynd i mewn i fonolog o bum munud pan fyddwch chi'n cwrdd â rhywun yn bersonol. Felly, peidiwch â'i wneud yn yr e-bost.

Nid ydych yn gwybod a oes angen cyflwyniad. Efallai eich bod eisoes wedi cysylltu â'r derbynnydd, ond nid ydych yn gwybod a fydd hi'n cofio chi. Gallwch adael eich cymwysterau yn eich llofnod electronig.

Mae hyn yn osgoi camddealltwriaeth. Rydych chi'n bresennol eto i rywun sydd eisoes yn gwybod eich bod yn anwastad. Os nad yw'n gwybod a yw hi'n gwybod ichi, gallwch chi adael i chi wirio'ch llofnod.

Cyfyngu eich hun i bum brawddeg

Ym mhob e-bost rydych chi'n ei ysgrifennu, rhaid i chi ddefnyddio brawddegau digonol i ddweud beth sydd ei angen arnoch, dim mwy. Arfer defnyddiol yw cyfyngu eich hun i bum brawddeg.

Mae llai na phum brawddeg yn aml yn brwdfrydig ac yn anwastad, yn fwy na phum amser gwastraff brawddegau.

Bydd adegau pan fydd yn amhosib cadw e-bost sy'n cynnwys pum brawddeg. Ond yn y rhan fwyaf o achosion, mae pum brawddeg yn ddigon.

Mabwysiadwch ddisgyblaeth y pum brawddeg a byddwch chi'n dod o hyd i negeseuon e-bost ysgrifennu yn gyflymach. Byddwch hefyd yn cael mwy o atebion.

Defnyddio geiriau byr

Yn 1946, cynghorodd George Orwell awduron i byth ddefnyddio gair hir lle bydd byr yn gwneud.

Mae'r cyngor hwn hyd yn oed yn fwy perthnasol heddiw, yn enwedig wrth ysgrifennu negeseuon e-bost.

Mae geiriau byr yn dangos parch at eich darllenydd. Trwy ddefnyddio geiriau byr, gwnaethoch chi ddeall yn hawdd eich neges.

Mae'r un peth yn wir am ddedfrydau byr a pharagraffau. Peidiwch ag ysgrifennu blociau mawr o destun os ydych am i'ch neges fod yn glir ac yn hawdd ei ddeall.

Defnyddiwch y llais gweithgar

Mae'r llais gweithgar yn haws i'w ddarllen. Mae hefyd yn annog gweithredu a chyfrifoldeb. Yn wir, yn y llais gweithredol, mae'r brawddegau'n canolbwyntio ar y person sy'n gweithredu. Yn y llais goddefol, mae'r brawddegau'n canolbwyntio ar y gwrthrych y mae un yn gweithredu arno. Yn y llais goddefol, mae'n ymddangos y bydd pethau'n digwydd ar eu pen eu hunain. Mewn ffordd weithgar, dim ond pan fydd pobl yn gweithredu y mae pethau'n digwydd.

Cadw at strwythur safonol

Beth yw'r allwedd i gadw'ch negeseuon e-bost yn fyr? Defnyddiwch strwythur safonol. Dyma dempled y gallwch chi ei ddilyn ar gyfer pob e-bost rydych chi'n ei ysgrifennu.

DARLLENWCH  Amlinelliad o ysgrifennu e-bost effeithiol

Yn ogystal â chadw'ch negeseuon e-bost yn fyr, mae dilyn strwythur safonol hefyd yn eich helpu i ysgrifennu'n gyflym.

Dros amser, byddwch yn datblygu strwythur a fydd yn gweithio i chi. Dyma strwythur syml i'ch helpu chi i ddechrau:

  • Salutation
  • Canmoliaeth
  • Y rheswm dros eich e-bost
  • Galwad i weithredu
  • Neges cau (Yn cau)
  • Llofnod

Edrychwn ar bob un o'r rhain yn fanwl.

  • Dyma'r llinell e-bost gyntaf. "Helo, [Enw Cyntaf]" yn gyfarchiad nodweddiadol.

 

  • Pan fyddwch chi'n e-bostio rhywun am y tro cyntaf, mae canmoliaeth yn ddechrau gwych. Gall canmoliaeth ysgrifenedig hefyd fod yn gyflwyniad. Er enghraifft:

 

“Fe wnes i fwynhau eich cyflwyniad ar [pwnc] ar [dyddiad]. "

“Roedd fy mlog ar [pwnc] yn ddefnyddiol iawn. "

“Roedd yn bleser cwrdd â chi yn [digwyddiad]. "

 

  • Y rheswm dros eich e-bost. Yn yr adran hon, rydych chi'n dweud, "Byddaf yn anfon e-bost i ofyn am ..." neu "Roeddwn i'n meddwl tybed a allech chi helpu gyda ..." Weithiau bydd angen dwy frawddeg arnoch i egluro'ch rhesymau dros ysgrifennu.

 

  • Galwad i weithredu. Unwaith y byddwch wedi egluro'r rheswm dros eich e-bost, peidiwch â chymryd yn ganiataol y bydd y derbynnydd yn gwybod beth i'w wneud. Darparu cyfarwyddiadau penodol. Er enghraifft:

"A allech chi anfon y ffeiliau hyn ataf erbyn dydd Iau?" "

"A allech chi ysgrifennu hwn yn ystod y pythefnos nesaf?" "

"Ysgrifennwch at Yann amdano, a gadewch i mi wybod pan fyddwch chi wedi'i wneud." "

Trwy strwythuro'ch cais ar ffurf cwestiwn, gwahoddir y derbynnydd i ymateb. Fel arall, gallwch hefyd ddefnyddio: "gadewch i mi wybod pryd wnaethoch chi hyn" neu "gadewch i mi wybod a yw hyn yn iawn i chi." "

 

  • cau. Cyn anfon eich e-bost, gwnewch yn siŵr eich bod yn cynnwys neges gau. Mae gan hyn y diben deuol o ailadrodd eich galwad i weithredu a gwneud i'r derbynnydd deimlo'n dda.

 

Enghreifftiau o linellau cau da:

“Diolch am eich holl help gyda hyn. "

“Alla i ddim aros i glywed eich barn chi. "

“Gadewch i mi wybod os oes gennych chi unrhyw gwestiynau. "

  • I orffen meddwl am ychwanegu eich llofnod ymlaen llaw gyda neges o gyfarchion.

Gallai fod yn "Yn gywir", "Yn gywir", "Cael diwrnod braf" neu "Diolch".