Corporate email
I dagens forretningsmiljø, hvor e-mail er blevet det foretrukne kommunikationsværktøj. Det er vigtigt at beherske de nødvendige færdigheder til at formidle dine budskaber. Der er mange måder at kommunikere din utilfredshed til en kollega, som du på en eller anden måde er i konflikt med. Vi kan forestille os en samtale ansigt til ansigt, et telefonopkald eller en form for mægling. E-mail er dog stadig et af de mest brugte midler i arbejdsverdenen.
Email er et meget kraftfuldt værktøj, der i vid udstrækning anvendes af mange grunde.
Når du sender en mail, er der en automatisk optagelse af kommunikationen. Derfor kan dine forskellige udvekslinger organiseres i mappen er opbevaret sikkert. De kan således bruges i fremtiden af referencer eller juridiske årsager. Brug af e-mail som et officielt kommunikationsmiddel sparer også virksomheder penge. Det er vigtigt at bemærke disse punkter for at forstå, hvor vigtigt det er for dig at mestre denne form for kommunikation.
I dit daglige arbejde kan det ske, at en kollega har brug for en påmindelse om nogle regler for god opførsel at have. Det er værd at huske på, at at underrette en kollega via e-mail er en formel og effektiv måde at få din pointe igennem med. Hvis en sådan kollega beslutter sig for ikke at ændre sin holdning efter gentagne advarsler, kan de e-mails, du har sendt, blive præsenteret for at retfærdiggøre yderligere handling fra din side. Husk at de er opbevaret sikkert og kan hentes frem og bruges til at vise den pågældende persons misbrugshistorie.
Før du underretter en kollega via e-mail
Som tidligere nævnt er brugen af e-mail til kommunikation formel. Dette indebærer, at det vejer mere end en verbal advarsel og har flere konsekvenser. Overvej derfor verbale advarsler, før du underretter nogen, du arbejder med via e-mail. Nogle vil tilpasse deres adfærd, når du gør det. Det er derfor ikke nødvendigt, uden først at have søgt at løse problemet, at give det unødvendigt omfang. Det er heller ikke altid, at det at underrette en kollega via e-mail er den ideelle måde at overtale dem til at ændre på. Behandl hver enkelt sag og hver efter situationen. Før du udtrykker din vrede via e-mail, skal du vide, hvordan du skal gribe det an. Du skal samle dine tanker og finde ud af, hvad du vil skrive, og hvilken effekt du skal bruge for at få det ønskede resultat.
Identificer problemet
Den allerførste ting, du skal gøre, før du sender din e-mail, er at identificere emnet for din irritation. Det er ikke så enkelt, som det ser ud til. I et kontor, hvor konkurrence og rivalisering hersker, skal du være sikker på, at dine anklager har et seriøst grundlag. Det handler ikke om at plage et medlem af dit team med sladder. Men hvis du er offer eller vidne til en forseelse, og fakta er sikre, skal du handle. Men glem ikke i dine spor at respektere reglerne for sædvanlig høflighed.
Hvem er den person, som du har et problem med?
At skabe urimelig konflikt mellem dig og en leder, for eksempel, vil ikke gavne dig eller dit team noget godt. Dette vil helt sikkert påvirke din produktivitet og kan sætte dig i en klæbrig situation. I stedet for en e-mail kan det være nyttigt at overveje en ansigt-til-ansigt diskussion som et første skridt til at løse det problem, du er bekymret over. Men hvis dine flere ansigt-til-ansigt diskussioner og verbale advarsler mislykkes, så tøv ikke med at sende officielle e-mails, som helt sikkert vil gavne dig senere.
Pas på din email
Din e-mail skal være professionelt skrevet. Når du tager initiativ til at kritisere en bestemt persons adfærd eller arbejde via e-mail, skal du huske, at dette er et officielt dokument. Det betyder, at det er et dokument, der kan vende sig imod dig. Respekter alle de regler, der forventes for at skrive et brev i denne sammenhæng.
