E-Mail ist für die meisten von uns das bevorzugte Kommunikationsmittel. E-Mail ist fabelhaft, weil Sie nicht gleichzeitig mit Ihrem Gesprächspartner erreichbar sein müssen, um zu kommunizieren. Dies ermöglicht es uns, laufende Probleme voranzutreiben, wenn unsere Kollegen nicht verfügbar sind oder sich auf der anderen Seite der Welt befinden.

Die meisten von uns ertrinken jedoch in einer endlosen Liste von E-Mails. Laut einem 2016 veröffentlichten Bericht empfängt und versendet der durchschnittliche Geschäftsanwender mehr als 100 E-Mails pro Tag.

Außerdem werden E-Mails zu leicht missverstanden. Eine kürzlich durchgeführte Sendmail-Studie ergab, dass 64% der Menschen eine E-Mail gesendet oder erhalten haben, die Wut oder unbeabsichtigte Verwirrung verursacht hat.

Aufgrund der Vielzahl von E-Mails, die wir senden und empfangen, und da E-Mails häufig falsch interpretiert werden, ist es wichtig, sie klar und präzise zu schreiben.

So schreiben Sie eine professionelle E-Mail richtig

Das Schreiben kurzer und prägnanter E-Mails reduziert den Zeitaufwand für die Verwaltung von E-Mails und macht Sie produktiver. Indem Sie Ihre E-Mails kurz halten, verbringen Sie wahrscheinlich weniger Zeit mit E-Mails und mehr Zeit mit anderen Aufgaben. Das heißt, klar zu schreiben ist eine Fähigkeit. Wie alle Fähigkeiten müssen Sie Arbeit an seiner Entwicklung.

Am Anfang kann es sein, dass Sie für kurze E-Mails genauso lange brauchen wie für lange E-Mails. Aber selbst wenn dies der Fall ist, helfen Sie Ihren Kollegen, Kunden oder Mitarbeitern, produktiver zu sein, da Sie weniger Unordnung in ihren Posteingang bringen, wodurch sie Ihnen schneller antworten können.

Indem Sie klar schreiben, werden Sie als jemand bekannt sein, der weiß, was er will, und Dinge erledigt. Beides ist gut für Ihre Karrierechancen.

Was braucht es also, um klare, prägnante und professionelle E-Mails zu schreiben?

Identifizieren Sie Ihr Ziel

Klare E-Mails haben immer einen klaren Zweck.

Jedes Mal, wenn Sie sich hinsetzen, um eine E-Mail zu schreiben, nehmen Sie sich ein paar Sekunden Zeit, um sich zu fragen: „Warum sende ich das? Was erwarte ich vom Empfänger?

Wenn Sie diese Fragen nicht beantworten können, sollten Sie keine E-Mail senden. Wenn Sie E-Mails schreiben, ohne zu wissen, was Sie brauchen, verschwenden Sie Ihre Zeit und die Ihres Empfängers. Wenn Sie nicht genau wissen, was Sie wollen, können Sie sich nicht klar und präzise ausdrücken.

Verwenden Sie die Regel "Eins nach dem anderen"

E-Mails sind kein Ersatz für Meetings. Bei Geschäftsmeetings gilt: Je mehr Tagesordnungspunkte Sie bearbeiten, desto produktiver ist das Meeting.

Bei E-Mails trifft das Gegenteil zu. Je weniger unterschiedliche Themen Sie in Ihre E-Mails aufnehmen, desto mehr Dinge werden Ihrem Gesprächspartner verständlich.

Deshalb ist es eine gute Idee, die Regel „Eins nach dem anderen“ zu praktizieren. Stellen Sie sicher, dass es in jeder E-Mail, die Sie senden, um eine Sache geht. Wenn Sie über ein anderes Projekt kommunizieren müssen, schreiben Sie eine weitere E-Mail.

Es ist auch eine gute Zeit, sich zu fragen: "Ist diese E-Mail wirklich notwendig?" Auch hier zeugen nur absolut notwendige E-Mails vom Respekt der Person, an die Sie E-Mails senden.

Empathie üben

Empathie ist die Fähigkeit, die Welt mit den Augen anderer zu sehen. Wenn Sie dies tun, verstehen Sie ihre Gedanken und Gefühle.

Denken Sie beim Schreiben von E-Mails über Ihre Worte aus Sicht des Lesers nach. Fragen Sie sich bei allem, was Sie schreiben:

  • Wie könnte ich diesen Satz interpretieren, wenn ich ihn erhalten habe?
  • Enthält es mehrdeutige Ausdrücke zur Angabe?

Dies ist eine einfache, aber effektive Anpassung an die Art und Weise, wie Sie schreiben sollten. Wenn Sie an die Leute denken, die Sie lesen, verändert sich die Art und Weise, wie sie auf Sie reagieren.

Hier ist eine einfühlsame Art, die Welt zu betrachten, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Die meisten Leute:

  • Sind beschäftigt. Sie haben keine Zeit zu erraten, was Sie wollen, und möchten Ihre E-Mail lesen und schnell darauf antworten können.
  • Genieße ein Kompliment. Wenn Sie etwas Positives über sie oder ihre Arbeit sagen können, tun Sie es. Ihre Worte werden nicht verschwendet.
  • Gerne gedankt werden. Wenn der Empfänger Ihnen in irgendeiner Weise geholfen hat, denken Sie daran, ihm zu danken. Sie sollten dies tun, auch wenn es ihre Aufgabe ist, Ihnen zu helfen.

Präsentationen abkürzen

Wenn Sie jemandem zum ersten Mal eine E-Mail senden, müssen Sie dem Empfänger mitteilen, wer Sie sind. Das geht meist in einem Satz. Zum Beispiel: „Es war schön, Sie bei [Veranstaltung X] zu treffen. »

Eine Möglichkeit, Vorstellungsgespräche zu verkürzen, besteht darin, sie so zu schreiben, als ob Sie sich von Angesicht zu Angesicht treffen würden. Sie möchten nicht in einen fünfminütigen Monolog geraten, wenn Sie jemanden persönlich treffen. Also nicht per E-Mail.

Sie wissen nicht, ob eine Einführung notwendig ist. Möglicherweise haben Sie den Empfänger bereits kontaktiert, wissen aber nicht, ob er sich an Sie erinnern wird. Sie können Ihre Anmeldeinformationen in Ihrer elektronischen Signatur hinterlegen.

Dadurch werden Missverständnisse vermieden. Dich jemandem wieder vorzustellen, der dich bereits kennt, wirkt unhöflich. Wenn sie sich nicht sicher ist, ob sie dich kennt, kannst du sie einfach deine Unterschrift überprüfen lassen.

Beschränken Sie sich auf fünf Sätze

In jeder E-Mail, die Sie schreiben, müssen Sie genug Sätze verwenden, um zu sagen, was Sie brauchen, nicht mehr. Eine nützliche Übung ist, sich auf fünf Sätze zu beschränken.

Weniger als fünf Sätze sind oft brutal und unhöflich, mehr als fünf Sätze verschwenden Zeit.

Es wird Zeiten geben, in denen es unmöglich ist, eine E-Mail mit fünf Sätzen aufzubewahren. In den meisten Fällen reichen jedoch fünf Sätze.

Übernehmen Sie die Disziplin der fünf Sätze und Sie werden schneller E-Mails schreiben. Sie erhalten auch mehr Antworten.

Verwenden Sie kurze Wörter

1946 riet George Orwell Schriftstellern, niemals ein langes Wort zu verwenden, wo ein kurzes ausreicht.

Dieser Rat ist heute noch relevanter, insbesondere beim Schreiben von E-Mails.

Kurze Worte zeigen Respekt für Ihren Leser. Mit kurzen Worten haben Sie Ihre Nachricht verständlicher gemacht.

Gleiches gilt für kurze Sätze und Absätze. Vermeiden Sie das Schreiben großer Textblöcke, wenn Ihre Nachricht klar und leicht verständlich sein soll.

Verwenden Sie die aktive Stimme

Die aktive Stimme ist leichter zu lesen. Es fördert auch Handeln und Verantwortung. Tatsächlich konzentrieren sich die Sätze im Aktiv auf die Person, die handelt. Im Passiv konzentrieren sich die Sätze auf das Objekt, auf das man einwirkt. Im Passiv mag es so klingen, als würden die Dinge von alleine passieren. Aktiv geschehen Dinge nur, wenn Menschen handeln.

Halten Sie sich an eine Standardstruktur

Was ist der Schlüssel, um Ihre E-Mails kurz zu halten? Verwenden Sie eine Standardstruktur. Dies ist eine Vorlage, der Sie für jede E-Mail folgen können, die Sie schreiben.

Wenn Sie Ihre E-Mails kurz halten, hilft Ihnen das Befolgen einer Standardstruktur auch, schnell zu schreiben.

Im Laufe der Zeit entwickeln Sie eine Struktur, die für Sie arbeiten wird. Hier ist eine einfache Struktur, um den Einstieg zu erleichtern:

  • Anrede
  • Ein Kompliment
  • Der Grund für Ihre E-Mail
  • Ein Aufruf zum Handeln
  • Eine Abschlussnachricht (Schließen)
  • Signature

Lassen Sie uns auf jeden einzelnen davon eingehend eingehen.

  • Dies ist die erste Zeile der E-Mail. „Hallo, [Vorname]“ ist eine typische Begrüßung.

 

  • Wenn Sie jemandem zum ersten Mal eine E-Mail schreiben, ist ein Kompliment ein guter Anfang. Ein gut geschriebenes Kompliment kann auch als Einleitung dienen. Zum Beispiel :

 

„Mir hat Ihre Präsentation zu [Thema] am [Datum] gefallen. »

„Ich fand Ihren Blog zu [Thema] wirklich hilfreich. »

„Es war mir eine Freude, Sie bei [Veranstaltung] zu treffen. »

 

  • Der Grund für Ihre E-Mail. In diesem Abschnitt sagen Sie: „Ich werde eine E-Mail schreiben, um nach … zu fragen“ oder „Ich habe mich gefragt, ob Sie bei … helfen könnten.“ Manchmal brauchen Sie zwei Sätze, um Ihre Gründe für das Schreiben zu erklären.

 

  • Ein Aufruf zum Handeln. Wenn Sie den Grund für Ihre E-Mail erklärt haben, gehen Sie nicht davon aus, dass der Empfänger wissen wird, was er tun soll. Geben Sie spezifische Anweisungen an. Zum Beispiel:

"Können Sie mir diese Dateien bis Donnerstag schicken?" »

"Könnten Sie das in den nächsten zwei Wochen schreiben?" ""

„Bitte schreibe Yann darüber und lass es mich wissen, wenn du es erledigt hast. »

Durch die Strukturierung Ihrer Anfrage in Form einer Frage wird der Empfänger zur Beantwortung aufgefordert. Alternativ können Sie auch verwenden: "Lassen Sie mich wissen, wann Sie dies getan haben" oder "Lassen Sie mich wissen, ob dies für Sie in Ordnung ist". ""

 

  • Schließen. Bevor Sie Ihre E-Mail senden, fügen Sie unbedingt eine Abschlussnachricht hinzu. Dies dient dem doppelten Zweck, Ihren Aufruf zum Handeln zu wiederholen und dem Empfänger ein gutes Gefühl zu geben.

 

Beispiele für gute Schlusslinien:

„Danke für all deine Hilfe dabei. ""

„Ich kann es kaum erwarten, Ihre Meinung zu hören. »

„Lass es mich wissen, wenn du Fragen hast. ""

  • Um zu überlegen, ob Sie Ihre Unterschrift vor einer Begrüßungsnachricht einfügen möchten.

Es könnte "Mit freundlichen Grüßen", "Einen schönen Tag" oder "Danke" sein.