Mail professionnel et Courrier : Quelle différence ?
Entre un mail professionnel et une lettre, on trouve deux points de ressemblance. La rédaction doit se faire dans un style professionnel et les règles d’orthographe et de grammaire doivent être respectées. Mais ces deux écrits ne se sont pas équivalents pour autant. Il existe des différences tant au niveau de la structuration que des formules de politesse. Si vous êtes un employé de bureau désireux d’améliorer la qualité de vos écrits professionnels, vous êtes au bon endroit.
L’email pour plus de rapidité de diffusion et plus de simplicité
L’email s’est imposé au fil des années comme un instrument indispensable pour le fonctionnement des entreprises. Il s’adapte à la plupart des situations professionnelles, en ce qui concerne l’échange d’informations ou de documents.
Par ailleurs, l’email peut être consulté sous différents supports. On peut citer parmi ceux-ci l’ordinateur, le smartphone ou la tablette.
Cependant, la lettre professionnelle, même si elle est moins fréquemment utilisée, est considérée comme le vecteur d’excellence des interactions officielles.
Lettre et mail professionnel : Une différence de forme
Comparativement au courriel ou au mail professionnel, la lettre est caractérisée par un formalisme et une codification. Comme éléments d’une lettre, on peut citer la mention du titre de civilité, le rappel de ce qui motive la lettre, la conclusion, la formule de politesse, de même que les références du destinataire et de l’émetteur.
Par contre dans un mail, la conclusion est inexistante. Quant aux formules de politesse, elles sont généralement courtes. On rencontre souvent des formules de politesse de type « Cordialement » ou « Salutations » avec quelques variantes, contrairement à celles qu’on trouve dans les courriers qui sont traditionnellement plus longues.
Par ailleurs, dans un mail professionnel, les phrases sont concises. La structure n’est pas la même que dans une lettre ou un courrier.
La structure des mails et des lettres professionnels
La plupart des lettres professionnelles sont articulées autour de trois paragraphes. Le premier paragraphe fait un rappel du passé, le deuxième retrace la situation présente et le troisième fait une projection dans le futur. Après ces trois paragraphes suivent la formule de conclusion et la formule de politesse.
Quant aux emails professionnels, ils sont également structurés en trois parties.
Le premier paragraphe énonce un problème ou un besoin, tandis que le second paragraphe porte sur une action. Quant au troisième paragraphe, il fournit des informations complémentaires utiles pour le destinataire.
Il faut toutefois faire remarquer que l’ordre des parties peut varier. Cela dépend de l’intention de communication de l’émetteur ou de l’expéditeur du mail.
Quoiqu’il en soit, qu’il s’agisse d’un mail professionnel ou d’une lettre, il est conseillé de ne pas faire usage des smileys. On recommande également de ne pas abréger les formules de politesse de type « Cordialement » pour « Cdt » ou « Salutations » pour « Slt ». Peu importe le degré de proximité, vous gagnerez toujours à être pro envers vos correspondants.
