Έχετε λάβει ένα μήνυμα πρόσκλησης σε μια συνάντηση και επιθυμείτε να επιβεβαιώσετε την παρουσία σας. Σε αυτό το άρθρο, σας λέμε γιατί είναι σημαντικό να απαντήσετε στην πρόσκληση για να επιβεβαιώσετε την παρουσία σας και πώς να το κάνετε με τη δέουσα μορφή.

Ανακοινώστε τη συμμετοχή σας σε μια συνάντηση

Όταν λάβετε μια πρόσκληση σε μια συνάντηση, το άτομο που σας το έστειλε μπορεί να ζητήσει γραπτή επιβεβαίωση της συμμετοχής σας στη συνεδρίαση. Σε ορισμένες περιπτώσεις, επιβεβαιώστε ότι η παρουσία σας δεν ζητείται, συνιστάται να το κάνετε ούτως ή άλλως.

Πράγματι, μια συνάντηση μπορεί να είναι πολύπλοκη για τη διοργάνωση, ειδικά όταν δεν γνωρίζετε ακριβώς πόσα άτομα θα παρευρεθούν. Επιβεβαιώνοντας την παρουσία σας, όχι μόνο θα διευκολύνετε την προετοιμασία του διοργανωτή, αλλά θα βεβαιωθείτε επίσης ότι η συνάντηση είναι αποτελεσματική, όχι πολύ μεγάλη και προσαρμοσμένη στον αριθμό των συμμετεχόντων. Ποτέ δεν είναι ωραίο να σπαταλάς 10 λεπτά στην αρχή μιας συνάντησης προσθέτοντας καρέκλες ή θα επανεκτυπώσεις αρχεία!

Επίσης, θυμηθείτε να μην περιμένετε πολύ καιρό πριν απαντήσετε, ακόμα κι αν είναι αλήθεια ότι δεν θα μπορείτε πάντα να επιβεβαιώσετε τη διαθεσιμότητα σας αμέσως. Όσο νωρίτερα γίνει η επιβεβαίωση, τόσο διευκολύνει τη διοργάνωση της συνάντησης (μια συνάντηση δεν οργανώνεται την τελευταία στιγμή!).

Τι πρέπει να περιέχει το email επιβεβαίωσης παρουσίας σε σύσκεψη;

Σε ένα email επιβεβαίωσης σύσκεψης, είναι σημαντικό να συμπεριλάβετε τα ακόλουθα:

  • Ευχαριστώ το άτομο για την πρόσκλησή του
  • Ανακοινώστε σαφώς την παρουσία σας
  • Δείξτε τη συμμετοχή σας ρωτώντας αν υπάρχουν πράγματα που πρέπει να προετοιμαστούν πριν από τη συνάντηση

Ακολουθεί ένα πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα ακολουθήσει για να ανακοινώσει τη συμμετοχή σας σε μια συνάντηση.

Θέμα: Επιβεβαίωση της συμμετοχής μου στη συνάντηση της [ημερομηνίας]

Κύριε / Κυρία,

Σας ευχαριστώ για την πρόσκλησή σας στη συνάντηση για [σκοπό της συνάντησης] και επιβεβαιώστε με χαρά την παρουσία μου την [ημερομηνία] σε [ώρα].

Ενημερώστε με αν υπάρχουν στοιχεία για την προετοιμασία αυτής της συνάντησης. Παραμένω στη διάθεσή σας για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτό το θέμα.

Με εκτίμηση,

[Υπογραφή]