Γιατί είναι σημαντικό να ξεκινήσετε σωστά ένα email;
Στην επιχείρηση, το γράψιμό σας αντιμετωπίζει συνεχώς μια μεγάλη πρόκληση: να τραβήξει την προσοχή του αναγνώστη. Οι παραλήπτες σας, οι συγκλονισμένοι διευθυντές, πρέπει να ταξινομήσουν μια μάζα καθημερινών πληροφοριών. Αποτέλεσμα ; Δίνουν μόνο λίγα πολύτιμα δευτερόλεπτα σε κάθε νέο μήνυμα.
Μια αδύναμη, θαμπή, κακώς παραδομένη εισαγωγή... και η αδιαφορία είναι εγγυημένη! Ακόμη χειρότερα, ένα αίσθημα κόπωσης που θα θέσει σε κίνδυνο την πλήρη κατανόηση του μηνύματος. Αρκεί να πω, μια πικρή συντακτική αποτυχία.
Αντίθετα, μια επιτυχημένη, εντυπωσιακή εισαγωγή θα σας επιτρέψει να κεντρίσετε αμέσως το ενδιαφέρον της ιεραρχίας σας ή των συναδέλφων σας. Μια προσεκτική εισαγωγή καταδεικνύει τον επαγγελματισμό σας και την κυριαρχία σας στους κώδικες επιχειρηματικής επικοινωνίας.
Η παγίδα που πρέπει να αποφύγετε απολύτως
Πάρα πολλοί επιχειρηματικοί συγγραφείς κάνουν το μοιραίο λάθος: μπαίνουν σε λεπτομέρειες από τις πρώτες λέξεις. Πιστεύοντας ότι κάνουν το σωστό, μεταπηδούν αμέσως στην ουσία του θέματος. Ατιμωτικό λάθος!
Αυτή η προσέγγιση «μπλα» φθείρει γρήγορα τον αναγνώστη πριν καν φτάσει στην ουσία του θέματος. Από τις πρώτες λέξεις, σηκώνει, παρασυρόμενος από αυτό το μπερδεμένο και μη εμπνευσμένο προοίμιο.
Ακόμη χειρότερα, αυτού του είδους η εισαγωγή στερείται παντελώς υπόψη τα ζητήματα του παραλήπτη. Δεν επισημαίνει τα συγκεκριμένα οφέλη που θα μπορούσαν να προκύψουν από το περιεχόμενο του μηνύματος.
Τα 3 μαγικά συστατικά μιας σαγηνευτικής εισαγωγής
Για να πετύχετε στις εισαγωγές σας, οι επαγγελματίες προτείνουν μια μέθοδο 3 βημάτων, ασταμάτητη για να προσελκύσει την προσοχή και την καλή θέληση του αναγνώστη:
Ένα ισχυρό «γάντζο» για να χτυπήσει τον παίκτη
Είτε πρόκειται για μια συγκλονιστική διατύπωση, μια προκλητική ερώτηση ή ακόμα και εντυπωσιακές φιγούρες… Ξεκινήστε με ένα έντονο στοιχείο που ελκύει και κεντρίζει την περιέργεια του συνομιλητή σας.
Σαφές και άμεσο πλαίσιο
Μετά το αρχικό κλικ, συνεχίστε με μια απλή και άμεση πρόταση για να θέσετε τα θεμέλια του θέματος. Ο αναγνώστης πρέπει να καταλάβει αμέσως περί τίνος πρόκειται, χωρίς να χρειάζεται να σκεφτεί.
Τα οφέλη για τον αποδέκτη
Τελευταία ουσιαστική στιγμή: εξηγήστε γιατί τον ενδιαφέρει αυτό το περιεχόμενο, τι έχει να κερδίσει άμεσα από αυτό. Τα επιχειρήματά σας για το «όφελος» είναι καθοριστικά για να κάνετε τους ανθρώπους να ασχοληθούν με την ανάγνωση.
Πώς να τακτοποιήσετε αυτά τα 3 εξαρτήματα;
Η τυπική συνιστώμενη ακολουθία είναι η εξής:
- Μια πρόταση σοκ ή μια συναρπαστική ερώτηση ως άνοιγμα
- Συνεχίστε με 2-3 γραμμές δημιουργίας συμφραζομένων του θέματος
- Ολοκληρώστε με 2-3 γραμμές που περιγράφουν λεπτομερώς τα οφέλη για τον αναγνώστη
Φυσικά, μπορείτε να προσαρμόσετε τις αναλογίες ανάλογα με τη φύση του μηνύματος. Το άγκιστρο μπορεί να υποστηριχθεί περισσότερο ή λιγότερο, το τμήμα δημιουργίας συμφραζομένων λίγο πολύ παρέχεται.
Αλλά μείνετε σε αυτή τη γενική δομή "αγκίστρι -> πλαίσιο -> οφέλη". Αποτελεί ένα εξαιρετικό κοινό νήμα για να εισαγάγετε το σώμα του μηνύματός σας με αντίκτυπο.
Ομιλία Παραδείγματα Εντυπωσιακών Εισαγωγών
Για την καλύτερη οπτικοποίηση της μεθόδου, τίποτα δεν ξεπερνάει μερικές συγκεκριμένες απεικονίσεις. Ακολουθούν μερικά τυπικά μοντέλα για επιτυχημένες εισαγωγές:
Παράδειγμα email μεταξύ συναδέλφων:
«Μια μικρή διευκρίνιση θα μπορούσε να σας εξοικονομήσει 25% στον επόμενο προϋπολογισμό επικοινωνίας σας... Τις τελευταίες εβδομάδες, το τμήμα μας εντόπισε μια νέα, ιδιαίτερα κερδοφόρα στρατηγική χορηγίας. Εφαρμόζοντάς το από το επόμενο οικονομικό έτος, θα μειώσετε σημαντικά τα έξοδά σας ενώ θα αποκτούσατε προβολή».
Παράδειγμα παρουσίασης αναφοράς στη διοίκηση:
«Τα τελευταία αποτελέσματα επιβεβαιώνουν ότι η κυκλοφορία έχει μετατραπεί σε πραγματική εμπορική επιτυχία. Μέσα σε μόλις 2 μήνες, το μερίδιο αγοράς μας στον τομέα των αυτοματισμών γραφείου εκτινάχθηκε κατά 7 μονάδες! Αναλυτικά, αυτή η έκθεση αναλύει τους βασικούς παράγοντες αυτής της απόδοσης, αλλά και τους τομείς που πρέπει να σχεδιαστούν για να διαιωνιστεί αυτή η πολλά υποσχόμενη δυναμική».
Εφαρμόζοντας αυτές τις αποτελεσματικές συνταγές, τα επαγγελματικά σας γραπτά θα αποκτήσει αντίκτυπο από τις πρώτες λέξεις. Αρπάξτε τον αναγνώστη σας, κινήστε τους το ενδιαφέρον… και τα υπόλοιπα θα ακολουθήσουν φυσικά!
