Εταιρικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
Στο σημερινό επιχειρηματικό περιβάλλον όπου το email έχει γίνει το προτιμώμενο εργαλείο επικοινωνίας. Είναι απαραίτητο να κατακτήσετε τις δεξιότητες που είναι απαραίτητες για να μεταφέρετε τα μηνύματά σας. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να μεταδώσετε τη δυσαρέσκειά σας σε έναν συνάδελφο με τον οποίο είστε σε σύγκρουση με κάποιο τρόπο. Μπορούμε να φανταστούμε μια συζήτηση πρόσωπο με πρόσωπο, ένα τηλεφώνημα ή κάποιο είδος διαμεσολάβησης. Ωστόσο, το email παραμένει ένα από τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα μέσα στον κόσμο της εργασίας.
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα πολύ ισχυρό εργαλείο που χρησιμοποιείται ευρέως για πολλούς λόγους.
Όταν στέλνετε ένα email, υπάρχει αυτόματη καταγραφή της επικοινωνίας. Επομένως, οι διάφορες ανταλλαγές σας μπορούν να οργανωθούν σε φάκελο αποθηκεύεται με ασφάλεια. Μπορούν έτσι να χρησιμοποιηθούν στο μέλλον για παραπομπές ή νομικούς λόγους. Η χρήση του email ως επίσημου μέσου επικοινωνίας εξοικονομεί επίσης χρήματα για τις επιχειρήσεις. Είναι σημαντικό να σημειώσετε αυτά τα σημεία για να καταλάβετε πόσο σημαντικό είναι για εσάς να κατακτήσετε αυτόν τον τρόπο επικοινωνίας.
Στην καθημερινή σας δουλειά, μπορεί να συμβεί ένας συνάδελφος να χρειάζεται μια υπενθύμιση ορισμένων κανόνων καλής συμπεριφοράς για να έχει. Αξίζει να θυμάστε ότι η ειδοποίηση ενός συναδέλφου μέσω email είναι ένας επίσημος και αποτελεσματικός τρόπος για να μεταφέρετε σταθερά την άποψή σας. Εάν ένας τέτοιος συνάδελφος αποφασίσει να μην αλλάξει στάση μετά από επανειλημμένες προειδοποιήσεις, τα email που στείλατε ενδέχεται να παρουσιαστούν για να δικαιολογήσουν περαιτέρω ενέργειες εκ μέρους σας. Θυμηθείτε ότι έχουν αποθηκευτεί με ασφάλεια και μπορούν να ανακτηθούν και να χρησιμοποιηθούν για την εμφάνιση του ιστορικού παραπτωμάτων του εν λόγω ατόμου.
Πριν ειδοποιήσετε έναν συνάδελφο μέσω e-mail
Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, η χρήση του email για επικοινωνία είναι τυπική. Αυτό σημαίνει ότι βαραίνει περισσότερο από μια λεκτική προειδοποίηση και έχει περισσότερες συνέπειες. Επομένως, προτού ειδοποιήσετε κάποιον με τον οποίο συνεργάζεστε μέσω email, σκεφτείτε τις προφορικές προειδοποιήσεις. Κάποιοι θα προσαρμόσουν τη συμπεριφορά τους όταν το κάνετε. Κατά συνέπεια, δεν είναι απαραίτητο, χωρίς να έχει προηγουμένως επιδιωχθεί η διευθέτηση του προβλήματος, να του δοθεί περιττό μέγεθος. Επίσης, η ειδοποίηση ενός συναδέλφου μέσω email μπορεί να μην είναι πάντα ο ιδανικός τρόπος για να τον πείσετε να αλλάξει. Αντιμετωπίστε κάθε περίπτωση και καθεμία ανάλογα με την κατάσταση. Πριν εκφράσετε το θυμό σας μέσω email, πρέπει να ξέρετε πώς να το κάνετε. Πρέπει να συγκεντρώσετε τις σκέψεις σας και να καταλάβετε τι θέλετε να γράψετε και το επίπεδο επιρροής που χρειάζεστε για να έχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα.
Προσδιορίστε το πρόβλημα
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε πριν στείλετε το email σας είναι να προσδιορίσετε το θέμα του εκνευρισμού σας. Δεν είναι τόσο απλό όσο φαίνεται. Σε ένα γραφείο όπου κυριαρχεί ο ανταγωνισμός και η αντιπαλότητα, πρέπει να είστε σίγουροι ότι οι κατηγορίες σας έχουν σοβαρή βάση. Δεν είναι να βασανίζεις ένα μέλος της ομάδας σου με κουτσομπολιά. Ωστόσο, εάν είστε θύμα ή μάρτυρας μιας πράξης ανάρμοστης συμπεριφοράς και τα γεγονότα είναι βέβαια, αναλάβετε δράση. Ωστόσο, μην ξεχνάτε να τηρείτε τους κανόνες της συνήθους ευγένειας.
Ποιος είναι ο άνθρωπος με τον οποίο έχετε πρόβλημα;
Η αδικαιολόγητη δημιουργία σύγκρουσης μεταξύ εσάς και ενός διευθυντή, για παράδειγμα, δεν θα ωφελήσει εσάς ή την ομάδα σας. Αυτό σίγουρα θα επηρεάσει την παραγωγικότητά σας και μπορεί να σας φέρει σε μια δύσκολη κατάσταση. Αντί για ένα email, το ενδεχόμενο μιας συζήτησης πρόσωπο με πρόσωπο μπορεί να είναι χρήσιμο ως πρώτο βήμα για την επίλυση του ζητήματος που σας απασχολεί. Ωστόσο, εάν οι πολλαπλές σας συζητήσεις πρόσωπο με πρόσωπο και οι προφορικές προειδοποιήσεις αποτύχουν, μη διστάσετε να στείλετε επίσημα email που σίγουρα θα σας ωφελήσουν αργότερα.
Φροντίστε μετά από το email σας
Το email σας πρέπει να είναι επαγγελματικά γραμμένο. Όταν παίρνετε την πρωτοβουλία να επικρίνετε τη συμπεριφορά ή τη δουλειά ενός συγκεκριμένου ατόμου μέσω email, να θυμάστε ότι αυτό είναι ένα επίσημο έγγραφο. Αυτό σημαίνει ότι είναι ένα έγγραφο που μπορεί να στραφεί εναντίον σας. Σεβαστείτε όλους τους κανόνες που αναμένονται για τη σύνταξη μιας επιστολής σε αυτό το πλαίσιο.
