Συνδέστε τον αναγνώστη σας από την εισαγωγή

Η εισαγωγή είναι ζωτικής σημασίας για να τραβήξετε την προσοχή του αναγνώστη σας και να τον ενθαρρύνετε να διαβάσει το υπόλοιπο της αναφοράς σας. μέσω e-mail.

Ξεκινήστε με μια ισχυρή πρόταση που θέτει το πλαίσιο ή υπογραμμίζει τον κύριο στόχο, για παράδειγμα: «Μετά την αποτυχημένη κυκλοφορία της νέας σειράς προϊόντων μας, είναι επιτακτική ανάγκη να αναλύσουμε τα αίτια και να δράσουμε γρήγορα».

Δομήστε αυτή τη σύντομη εισαγωγή σε 2-3 βασικές προτάσεις: τρέχουσα κατάσταση, μεγάλα ζητήματα, προοπτική.

Ποντάρετε σε άμεσο στυλ και δυνατά λόγια. Τοποθετήστε τις βασικές πληροφορίες στην αρχή των προτάσεων.

Μπορείτε να συμπεριλάβετε αριθμούς για να υποστηρίξετε την άποψή σας.

Σε μερικές στοχευμένες γραμμές, η εισαγωγή σας θα πρέπει να κάνει τον αναγνώστη σας να θέλει να διαβάσει για να μάθει περισσότερα. Από τα πρώτα δευτερόλεπτα, τα λόγια σας πρέπει να πιάσουν.

Με μια καλοδουλεμένη εισαγωγή, η αναφορά ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα τραβήξει την προσοχή και θα παρακινήσει τον αναγνώστη σας να φτάσει στην καρδιά της ανάλυσής σας.

Ενισχύστε την αναφορά σας με σχετικά οπτικά

Τα οπτικά στοιχεία έχουν αναμφισβήτητη εντυπωσιακή δύναμη σε μια αναφορά ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ενισχύουν το μήνυμά σας με δυνατό τρόπο.

Μη διστάσετε να ενσωματώσετε γραφήματα, πίνακες, διαγράμματα, φωτογραφίες εάν έχετε σχετικά δεδομένα να υποβάλετε. Ένα απλό διάγραμμα πίτας που απεικονίζει την κατανομή των πωλήσεων θα έχει μεγαλύτερο αντίκτυπο από μια μεγάλη παράγραφο.

Προσέξτε, ωστόσο, να επιλέξετε ξεκάθαρα γραφικά που γίνονται γρήγορα κατανοητά. Αποφύγετε τα υπερφορτωμένα γραφικά. Να αναφέρετε πάντα την πηγή και να προσθέτετε μια επεξηγηματική λεζάντα εάν χρειάζεται.

Βεβαιωθείτε επίσης ότι τα γραφικά σας παραμένουν ευανάγνωστα στο κινητό, ελέγχοντας την οθόνη. Εάν είναι απαραίτητο, δημιουργήστε μια έκδοση κατάλληλη για μικρές οθόνες.

Αλλάξτε τα γραφικά στην αναφορά σας για να τραβήξετε την προσοχή, με φειδώ. Ένα email που είναι υπερφορτωμένο με εικόνες θα χάσει τη σαφήνεια. Εναλλακτικό κείμενο και γραφικά για μια δυναμική αναφορά.

Με τα σχετικά δεδομένα καλά τονισμένα, τα γραφικά σας θα τραβήξουν τα βλέμματα και θα κάνουν την αναφορά email σας πιο κατανοητή με εντυπωσιακό και επαγγελματικό τρόπο.

Ολοκληρώστε ανοίγοντας προοπτικές

Το συμπέρασμά σας θα πρέπει να εμπνεύσει τον αναγνώστη σας να λάβει μέτρα για την έκθεσή σας.

Αρχικά, συνοψίστε γρήγορα τα βασικά σημεία και τα συμπεράσματα σε 2-3 συνοπτικές προτάσεις.

Επισημάνετε τις πληροφορίες που θέλετε να θυμάται πρώτα ο παραλήπτης σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ορισμένες λέξεις-κλειδιά από τους τίτλους για να ανακαλέσετε τη δομή.

Στη συνέχεια, ολοκληρώστε το email σας με ένα άνοιγμα για το επόμενο: πρόταση για μια συνάντηση παρακολούθησης, αίτημα για επικύρωση ενός σχεδίου δράσης, παρακολούθηση για να λάβετε μια γρήγορη απάντηση...

Το συμπέρασμά σας προορίζεται να είναι ελκυστικό για να προκαλέσει την αντίδραση του αναγνώστη σας. Ένα καταφατικό στυλ με ρήματα δράσης θα διευκολύνει αυτόν τον στόχο.

Δουλεύοντας στο συμπέρασμά σας, θα δώσετε προοπτική στην έκθεσή σας και θα παρακινήσετε τον παραλήπτη σας να απαντήσει ή να αναλάβει δράση.

 

Παράδειγμα αναφοράς μέσω e-mail για την κλιμάκωση τεχνικών προβλημάτων και την πρόταση σχεδίου δράσης

 

Θέμα: Αναφορά – Βελτιώσεις που πρέπει να γίνουν στην εφαρμογή μας

Αγαπητέ Θωμά,

Οι πρόσφατες αρνητικές κριτικές στην εφαρμογή μας με ανησυχούν και χρειάζομαι κάποιες γρήγορες αλλαγές. Πρέπει να αντιδράσουμε πριν χάσουμε περισσότερους χρήστες.

Τρέχοντα ζητήματα

  • Οι βαθμολογίες του App Store μειώνονται στο 2,5/5
  • Συχνά παράπονα για σφάλματα
  • Περιορισμένα χαρακτηριστικά σε σύγκριση με τους ανταγωνιστές μας

Κομμάτι βελτιώσεων

Προτείνω να επικεντρωθούμε τώρα στα εξής:

  • Η διόρθωση των κύριων αναφερόμενων σφαλμάτων
  • Προσθήκη δημοφιλών νέων λειτουργιών
  • Μια καμπάνια για την προώθηση της εξυπηρέτησης πελατών μας

Ας οργανώσουμε μια συνάντηση αυτή την εβδομάδα για να καθορίσουμε με ακρίβεια τις τεχνικές και εμπορικές λύσεις που θα εφαρμοστούν. Είναι σημαντικό να ενεργήσουμε γρήγορα για να ανακτήσουμε την εμπιστοσύνη των χρηστών μας και να ενισχύσουμε τις αξιολογήσεις της εφαρμογής.

Περιμένω την επιστροφή σου, Ζαν