Το email είναι ένα από τα κύρια μέσα επικοινωνίας στο επαγγελματικό περιβάλλον. Ωστόσο, κάποιοι τείνουν να ξεχνούν τους κανόνες. Αυτό δεδομένου ότι το email θεωρείται λιγότερο επίσημο από το γράμμα. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι αυτή η γραφή παραμένει ωστόσο μια λειτουργική γραφή, ακόμα κι αν έχει πιο ελαφρύ ή πιο φιλικό προς το χρήστη στυλ. Πώς να πετύχετε σε ένα επαγγελματικό email; Ανακαλύψτε τις πρακτικές που πρέπει να υιοθετήσετε για μια σύνταξη στους κανόνες της τέχνης.

Η γραμμή θέματος του email πρέπει να είναι σύντομη

Το πρώτο πράγμα που θα διαβάσει ο παραλήπτης σας είναι προφανώς το θέμα του email σας. Αυτή είναι στην πραγματικότητα η μόνη γραμμή που εμφανίζεται στα εισερχόμενα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο πρέπει να είναι σύντομος, ακριβής και τακτοποιημένος. Ομοίως, πρέπει να έχει έναν σύνδεσμο με τον στόχο του email σας (ειδοποίηση, ενημέρωση, πρόσκληση…). Με άλλα λόγια, ο παραλήπτης πρέπει να καταλάβει γρήγορα τι είναι, απλά διαβάζοντας το αντικείμενο.

Το θέμα του email μπορεί να διατυπωθεί σε μια ονομαστική πρόταση, μια πρόταση χωρίς λέξη συνδέσμου, μια πρόταση 5 έως 7 λέξεων, μια πρόταση χωρίς άρθρο. Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα: "αίτημα για πληροφορίες", "αίτηση για θέση ...", "ακύρωση της κατάρτισης του ΧΑΚ στις 25 Ιανουαρίου", "πρόσκληση για τα 10 χρόνια της εταιρείας Χ", "έκθεση της συνάντησης από … ", και τα λοιπά.

Επίσης, σημειώστε ότι η απουσία θέματος μπορεί να κάνει το email ανεπιθύμητο.

Ο τύπος έναρξης

Ονομάζεται επίσης τύπος κλήσης, ορίζει τις πρώτες λέξεις του email. Με άλλα λόγια, είναι οι λέξεις που διασφαλίζουν την επαφή με τον συνομιλητή.

Αυτός ο τύπος προσφυγής εξαρτάται ιδίως από τους ακόλουθους παράγοντες:

  • Η σχέση σας με τον παραλήπτη: γνωρίζετε τον παραλήπτη; Εάν ναι σε ποιο σημείο;
  • Το πλαίσιο της επικοινωνίας: επίσημο ή άτυπο;

Είναι λοιπόν προφανές ότι δεν πρόκειται να απευθυνθείτε σε ανώτερο με τον ίδιο τρόπο που θα απευθυνθείτε σε έναν συνάδελφο. Ομοίως, είναι μια διαφορετική φόρμουλα που θα χρησιμοποιήσετε όταν απευθύνεστε σε έναν ξένο.

Ακολουθώντας τον τύπο έφεσης έρχεται η πρώτη πρόταση του email που πρέπει να συνδεθεί με το αντικείμενο της επαγγελματικής γραφής.

Το σώμα του email

Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε την τεχνική της ανεστραμμένης πυραμίδας για να γράψετε το σώμα του email σας. Αυτό συνίσταται στην έναρξη με τις κύριες πληροφορίες του email που είναι συνήθως το αντικείμενο του email. Στη συνέχεια, θα πρέπει να ανακαλέσετε τις άλλες πληροφορίες με μειωμένο τρόπο, δηλαδή από τις πιο σημαντικές έως τις λιγότερο απαραίτητες.

Ο λόγος για τον οποίο πρέπει να ακολουθήσετε αυτήν τη μέθοδο είναι ότι το πρώτο μέρος μιας πρότασης είναι η καλύτερη ανάγνωση και η πιο θυμημένη. Σε μια πρόταση 40 λέξεων, συνήθως θυμάστε μόνο το 30% του πρώτου μέρους.

Το email σας πρέπει να είναι γραμμένο σε σύντομες προτάσεις και σε επαγγελματική, καθημερινή γλώσσα. Υπό αυτήν την έννοια, αποφύγετε τους τεχνικούς όρους και βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν λέξεις σύνδεσης μεταξύ των προτάσεων.

Τέλος, μην ξεχάσετε την ευγενική φράση για να ολοκληρώσετε το email σας. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε μια σύντομη ευγένεια στο τέλος προσαρμόζοντάς την στο πλαίσιο της ανταλλαγής αλλά και στη σχέση σας με τον παραλήπτη.