E-post on üks peamisi suhtlusvahendeid professionaalses keskkonnas. Mõned kipuvad aga reeglid unustama. Seda arvestades, et meili peetakse vähem formaalseks kui kirja. Oluline on teada, et see kirjutis jääb siiski töötavaks kirjutiseks, isegi kui sellel on kergem või kasutajasõbralikum stiil. Kuidas professionaalses meilis edu saavutada? Tutvuge reeglite koostamiseks kasutatavate tavadega.
E-kirja pealkiri peab olema lühike
Esimene asi, mida teie saaja loeb, on ilmselgelt teie e-posti teema. See on tegelikult ainus rida, mis postkastis kuvatakse. See peab olema põhjus, miks see peab olema lühike, täpne ja korralik. Samamoodi peab sellel olema link teie e-posti eesmärgi (teavitage, teavitage, kutsuge ...) juurde. Teisisõnu peab vastuvõtja ainet lugedes kiiresti aru saama, mis see on.
E-kirja teema võib sõnastada nimilausena, lingisõnata lauses, 5–7 sõnalises lauses, artiklita lauses. Siin on mõned näited: "teabenõue", "kandideerimine ametikohale ...", "CSE koolituse tühistamine 25. jaanuaril", "kutse ettevõtte X kümnele aastale", "koosoleku aruanne alates … ", jne.
Pange tähele ka seda, et teema puudumine võib muuta e-posti soovimatuks.
Stardivalem
Seda nimetatakse ka kõne valemiks, see tähistab meili esimesi sõnu. Teisisõnu, just sõnad tagavad kontakti vestluspartneriga.
See kaebuse valem sõltub eelkõige järgmistest teguritest:
- Teie suhe saajaga: kas tunnete saajat? Kui jah, siis millal?
- Suhtluse kontekst: ametlik või mitteametlik?
Seetõttu on ilmne, et te ei kavatse ülemuse poole pöörduda samamoodi nagu kolleegi poole. Samamoodi on see teistsugune valem, mida kasutate võõra inimese poole pöördumisel.
Apellatsioonivalemi järgi tuleb e-kirja esimene lause, mis peab olema seotud professionaalse kirjutamise teemaga.
E-kirja sisu
Kaaluge oma e-kirja sisu kirjutamiseks ümberpööratud püramiidi tehnikat. See seisneb e-kirja põhiteabe alustamises, mis on kõige sagedamini e-kirja teema. Seejärel peate muud teavet esile kutsuma kahaneval viisil, see tähendab kõige olulisemast kõige vähem oluliseks.
Põhjus, miks peaksite seda meetodit kasutama, on see, et lause esimene osa on kõige paremini loetav ja enim meelde jäänud. 40-sõnalises lauses meenub tavaliselt ainult 30% esimesest osast.
Teie e-kiri peaks olema kirjutatud lühikeste lausetega ja professionaalses igapäevases keeles. Selles mõttes vältige tehnilisi termineid ja veenduge, et lausete vahel oleks ühendavaid sõnu.
Lõpuks ärge unustage viisakat fraasi oma e-posti lõpuleviimiseks. Seejärel kasutage lõpus lühikest viisakust, kohandades seda vahetuse kontekstile, aga ka oma suhtele saajaga.
