Aiherivi on olennainen osa ammattimaista viestiä, jonka haluat lähettää sähköpostitse. Jotta sähköpostisi saavuttaisi tarkoituksensa, aiherivin on kiinnitettävä huomiosi asianmukaisesti. Monet ihmiset eivät ota tätä sähköpostinsa näkökohtaa vakavasti. Itse asiassa jotkut ihmiset vain lähettävät sähköposteja ilman aihetta ja odottavat tuloksia sellaisista sähköpostiviesteistä! Aiherivin lisääminen yrityssähköpostiin ei ole valinnainen ominaisuus yrityssähköpostin kirjoittamisessa, se on keskeinen osa sitä.
Katsotaanpa nopeasti joitakin syitä, miksi yrityksesi sähköpostit todella tarvitsevat esineitä.
Estä sähköpostisi pitäminen epätoivottavana
Ilman aihetta lähetetyt sähköpostit voidaan lähettää roskaposti- tai roskapostikansioon. Tämä tapahtuu automaattisesti, ihmiset eivät ota roskapostikansiossa olevia viestejä vakavasti. Lisäksi useimmat ihmiset, joille lähetät työsähköposteja, ovat liian kiireisiä tarkistaakseen roskapostikansionsa. Jos todella haluat, että sähköpostisi luetaan, varmista, että sähköpostisi aihe on määritelty hyvin.
Estä sähköpostisi poistaminen
Sähköpostia, jossa ei ole aihetta, voidaan pitää lukemisen arvoisena. Kun ihmiset tarkistavat sähköpostinsa, he todennäköisesti poistavat sähköpostit, joissa ei ole aihetta. Ja heillä on siihen hyvät syyt. Ensinnäkin sähköpostia voidaan pitää viruksena. Useimmissa arkaluontoisissa sähköpostiviesteissä on tyhjät aiherivit; siksi vastaanottaja voi yksinkertaisesti poistaa sen estääkseen viruksia pääsemästä hänen postilaatikkoonsa tai tietokoneeseensa. Toiseksi, vastaanottaja saattaa pitää sähköpostit, joissa ei ole aihetta, merkityksettömiä. Koska se on tottunut näkemään aiherivit ensin, ne, joilla ei ole aiheriviä, todennäköisesti poistetaan tai niitä ei lueta, koska niitä saatetaan pitää merkityksettöminä.
Kiinnitä vastaanottajan huomio
Sähköpostisi aiherivi antaa keskustelukumppanillesi ensivaikutelman. Ennen sähköpostin avaamista aihe periaatteessa ilmoittaa aiheen vastaanottajalle ja usein määrittää, avataanko sähköposti vai ei. Siksi aiherivin päätehtävä on kiinnittää vastaanottajan huomio saadakseen hänet avaamaan ja lukemaan sähköpostin. Tämä tarkoittaa, että aiherivi on yksi tärkeimmistä tekijöistä, joka määrittää, onko sähköpostisi luettu vai ei (nimesi ja sähköpostiosoitteesi ovat myös tärkeitä tämän varmistamisessa).
Aiherivin merkitystä ei voi liioitella. Kyse ei kuitenkaan ole vain siitä, että sähköpostissasi on aiherivi roskapostin tai poistamisen estämiseksi. Keskity aiheriville, joka saavuttaa halutun tavoitteen. Se on aiherivi, joka innostaa vastaanottajaasi avaamaan sähköpostisi, lukemaan sen ja ryhtymään toimiin.
Tehokas aiherivin kirjoittaminen
Jokainen yrityssähköposti on suunniteltu vaikuttamaan vastaanottajan mieleen. Tehokas ja hyvin suunniteltu aihe on olennainen lähtökohta tämän tavoitteen saavuttamiselle. Katsotaanpa perusteet tehokkaan aiherivin kirjoittamiseen yrityssähköpostien.
Tee siitä ammattilainen
Käytä esineissäsi vain muodollista tai ammatillista kieltä. Yrityssähköpostit ovat yleensä puolivirallisia tai muodollisia. Tämä tarkoittaa, että aiherivien tulee heijastaa tätä, jotta sähköpostisi näyttäisi olevan ammattimainen ja asiaankuuluva.
Tee se asiaankuuluvaksi
Aiherivisi pitäisi kiinnostaa vastaanottajaasi. Sen on katsottava olevan relevanttia, jotta sähköpostisi voidaan lukea. Sen tulee myös kuvastaa oikein sähköpostisi tarkoitusta. Jos haet työtä, otsikkoon tulee kirjoittaa nimesi ja tehtävä, johon haet.
Ole lyhyt
Yrityssähköpostin aiherivin ei tarvitse olla pitkä. Se on tarkoitettu vangitsemaan vastaanottajan huomio yhdellä iskulla. Mitä pidempi se on, sitä mielenkiintoisemmaksi siitä tulee. Tämä vähentää lukemisen mahdollisuuksia. Mobiililaitteilla sähköpostia tarkistavat vastaanottajat eivät välttämättä näe kaikkia pitkiä aiherivejä. Tämä voi estää lukijaa näkemästä tärkeää tietoa aiherivillä. Siksi on sinun edun mukaista pitää yrityssähköpostiesi aiherivit tiiviinä, jotta sähköpostisi voidaan lukea.
Tee se oikein
On myös tärkeää määrittää aiheesi. Sen pitäisi sisältää vain yksi viesti. Jos sähköpostisi on tarkoitus välittää useita viestejä (mieluiten välttää), tärkein tulee näkyä aiherivillä. Aina kun mahdollista, yrityssähköpostissa tulee olla vain yksi aihe, yksi asialista. Jos on tarpeen toimittaa useita viestejä vastaanottajalle, tulee lähettää erilliset sähköpostit eri tarkoituksiin.
Tee se ilman virheitä
Tarkista kielioppi- ja kirjoitusvirheet. Muista, se on ensimmäinen vaikutelma. Jos aiheriviltä tulee kielioppi- tai typografinen virhe, olet luonut negatiivisen vaikutelman vastaanottajan mieleen. Jos sähköpostisi luetaan, koko sähköposti saattaa olla negatiivinen, joten on tärkeää, että teet aiherivin perusteellisen oikolukemisen ennen yrityssähköpostien lähettämistä.
