સરેરાશ ફ્રેન્ચ કર્મચારી અઠવાડિયાના લગભગ એક ક્વાર્ટરમાં સેંકડો ઇમેઇલ્સ પસાર કરે છે જે તેઓ દરરોજ મોકલે છે અને પ્રાપ્ત કરે છે.
જો કે, આપણા સમયના સારા ભાગ માટે અમે અમારા મેઇલબોક્સમાં અટવાઈ ગયા હોવા છતાં, આપણામાંના ઘણા, ખૂબ વ્યાવસાયિક, હજી પણ તેનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તે જાણતા નથી ઇમેઇલ યોગ્ય.
વાસ્તવમાં, અમે દરરોજ વાંચતા અને લખતા સંદેશાના જથ્થાને આપીએ છીએ, અમે વધુ શરમજનક ભૂલો કરી શકીએ છીએ, જેનો ગંભીર વ્યવસાયિક પરિણામો હોઈ શકે છે.
આ લેખમાં, આપણે જાણવા માટે સૌથી આવશ્યક "સાયબરકોર્ટ" નિયમોને વ્યાખ્યાયિત કર્યા છે.
સ્પષ્ટ અને સીધી વિષય રેખા શામેલ કરો
સારી વિષય રેખાના ઉદાહરણોમાં "બદલેલી મીટિંગ તારીખ", "તમારી પ્રસ્તુતિ વિશે ઝડપી પ્રશ્ન" અથવા "દરખાસ્ત માટેના સૂચનો" નો સમાવેશ થાય છે.
લોકો વારંવાર વિષય લાઇન પર આધારિત ઇમેઇલ ખોલવાનું નક્કી કરે છે, એક પસંદ કરો જે વાચકોને જાણ કરે કે તમે તેમની ચિંતાઓ અથવા કામના મુદ્દાઓને સંબોધિત કરી રહ્યાં છો.
વ્યાવસાયિક ઇમેઇલ સરનામાંનો ઉપયોગ કરો
જો તમે કોઈ કંપની માટે કામ કરો છો, તો તમારે તમારી કંપનીના ઈમેલ એડ્રેસનો ઉપયોગ કરવો આવશ્યક છે. પરંતુ જો તમે વ્યક્તિગત ઈમેલ એકાઉન્ટનો ઉપયોગ કરો છો, પછી ભલે તમે સ્વ-રોજગાર ધરાવતા હો અથવા વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર માટે પ્રસંગોપાત તેનો ઉપયોગ કરવા માંગતા હો, તો તમારે આ સરનામું પસંદ કરતી વખતે સાવચેત રહેવું જોઈએ.
તમારી પાસે હંમેશા એક ઈમેલ સરનામું હોવું જોઈએ જેના પર તમારું નામ હોય જેથી પ્રાપ્તકર્તાને બરાબર ખબર પડે કે ઈમેલ કોણ મોકલી રહ્યું છે. કામ માટે યોગ્ય ન હોય તેવા ઈમેલ એડ્રેસનો ક્યારેય ઉપયોગ કરશો નહીં.
"બધાને જવાબ આપો" પર ક્લિક કરતા પહેલા બે વાર વિચારો
કોઈ પણ 20 લોકોના ઈમેઈલ વાંચવા માંગતું નથી જેની સાથે કોઈ લેવાદેવા નથી. ઇમેઇલ્સને અવગણવું મુશ્કેલ હોઈ શકે છે, કારણ કે ઘણા લોકો તેમના સ્માર્ટફોન પર નવા સંદેશાઓની સૂચનાઓ મેળવે છે અથવા તેમના કમ્પ્યુટર સ્ક્રીન પર પૉપ-અપ સંદેશાઓનું ધ્યાન ભંગ કરે છે. "બધાને જવાબ આપો" પર ક્લિક કરવાનું ટાળો સિવાય કે તમને લાગે કે સૂચિમાંના દરેકને ઈમેલ પ્રાપ્ત થવો જોઈએ.
સહી બ્લોક શામેલ કરો
તમારા વાચકને તમારા વિશેની માહિતી આપો. સામાન્ય રીતે, તમારું પૂરું નામ, શીર્ષક, કંપનીનું નામ અને ફોન નંબર સહિત સંપર્ક માહિતી શામેલ કરો. તમે તમારા માટે થોડી જાહેરાતો પણ ઉમેરી શકો છો, પરંતુ કહેવતો અથવા ચિત્રો સાથે ઓવરબોર્ડ ન જાઓ.
બાકીના ઈમેલની જેમ ફોન્ટ, કદ અને રંગનો ઉપયોગ કરો.
વ્યાવસાયિક શુભેચ્છાઓનો ઉપયોગ કરો
"હેલો", "હાય!" જેવા કેઝ્યુઅલ, બોલચાલના અભિવ્યક્તિઓનો ઉપયોગ કરશો નહીં. અથવા "તમે કેમ છો?".
અમારા લખાણોની હળવા પ્રકૃતિએ ઇમેઇલમાં શુભેચ્છાને અસર કરવી જોઈએ નહીં. "હાય!" એક ખૂબ અનૌપચારિક શુભેચ્છા છે અને સામાન્ય રીતે, તે કામની પરિસ્થિતિમાં ઉપયોગમાં લેવાય નહીં. તેના બદલે "હેલો" અથવા "ગુડ સાંજે" નો ઉપયોગ કરો.
ઉદ્ગારવાચક ચિહ્નોનો ઉપયોગ કરો
જો તમે ઉદ્ગારવાચક ચિહ્નનો ઉપયોગ કરવાનું પસંદ કરો છો, તો તમારો ઉત્સાહ વ્યક્ત કરવા માટે માત્ર એકનો ઉપયોગ કરો.
લોકો ક્યારેક દૂર થઈ જાય છે અને તેમના વાક્યોના અંતે સંખ્યાબંધ ઉદ્ગારવાચક બિંદુઓ મૂકે છે. પરિણામ ખૂબ ભાવનાત્મક અથવા અપરિપક્વ લાગે છે, ઉદ્ગારવાચક બિંદુઓનો લેખિતમાં થોડો ઉપયોગ કરવો જોઈએ.
રમૂજ સાથે સાવચેત રહો
સાચા સ્વર અને ચહેરાના હાવભાવ વિના ભાષાંતરમાં રમૂજ સરળતાથી ખોવાઈ જાય છે. વ્યવસાયિક વાર્તાલાપમાં, જ્યાં સુધી તમે પ્રાપ્તકર્તાને સારી રીતે જાણતા ન હોવ ત્યાં સુધી રમૂજને ઇમેઇલ્સમાંથી શ્રેષ્ઠ રીતે છોડી દેવામાં આવે છે. ઉપરાંત, જે તમને રમુજી લાગે છે તે કદાચ બીજા કોઈ માટે ન હોય.
જાણો છો કે વિવિધ સંસ્કૃતિઓના લોકો જુદા જુદા બોલે છે અને લખે છે
સાંસ્કૃતિક ભિન્નતાઓને કારણે ગેરસમજણ સરળતાથી ઉદ્ભવી શકે છે, ખાસ કરીને લેખિત સ્વરૂપમાં જ્યારે આપણે એકબીજાની શારીરિક ભાષા જોઈ શકતા નથી. તમારા સંદેશને પ્રાપ્તકર્તાની સાંસ્કૃતિક પૃષ્ઠભૂમિ અથવા જ્ઞાનના સ્તરને અનુરૂપ બનાવો.
તે ધ્યાનમાં રાખવું સારું છે કે અત્યંત સંદર્ભિત સંસ્કૃતિ (જાપાનીઝ, અરબી અથવા ચાઇનીઝ) તમારી સાથે વ્યવસાય કરવા પહેલાં તમને જાણ કરવા માંગે છે. પરિણામે, આ દેશોમાંના કર્મચારીઓ તેમના લેખમાં વધુ વ્યક્તિગત હોઈ શકે છે. બીજી બાજુ, ઓછી સંદર્ભ ધરાવતી સંસ્કૃતિઓ (જર્મન, અમેરિકન અથવા સ્કેન્ડિનેવીયન) લોકો પોઇન્ટ પર ખૂબ ઝડપથી જવાનું પસંદ કરે છે.
તમારા ઈમેલનો પ્રતિસાદ આપો, ભલે ઈમેલ તમારા માટે ન હોય
તમને મોકલવામાં આવેલ તમામ ઈમેલનો જવાબ આપવો મુશ્કેલ છે, પરંતુ તમારે પ્રયાસ કરવો જોઈએ. આમાં એવા કિસ્સાઓ શામેલ છે કે જ્યાં તમને આકસ્મિક રીતે ઇમેઇલ મોકલવામાં આવ્યો હતો, ખાસ કરીને જો મોકલનાર પ્રતિસાદની અપેક્ષા રાખતો હોય. જવાબ જરૂરી નથી, પરંતુ સારો ઈમેઈલ શિષ્ટાચાર છે, ખાસ કરીને જો તે વ્યક્તિ તમારા જેવી જ કંપની અથવા ઉદ્યોગમાં કામ કરતી હોય.
અહીં પ્રતિસાદનું ઉદાહરણ છે: “હું જાણું છું કે તમે ખૂબ જ વ્યસ્ત છો, પણ મને નથી લાગતું કે તમે મને આ ઈમેલ મોકલવા ઈચ્છો છો. અને હું તમને જણાવવા માંગુ છું જેથી તમે તેને યોગ્ય વ્યક્તિને મોકલી શકો. »
દરેક સંદેશની સમીક્ષા કરો
તમારી ભૂલો તમારા ઈ-મેલના પ્રાપ્તકર્તાઓ દ્વારા ધ્યાન આપવામાં આવશે નહીં. અને, પ્રાપ્તકર્તા પર આધાર રાખીને, તમે આમ કરવા બદલ નિર્ણય લઈ શકો છો.
જોડણી તપાસનારાઓ પર આધાર રાખશો નહીં. તમારા મેઇલને મોકલતા પહેલા, પ્રાધાન્ય મોટેથી, ઘણી વખત વાંચો અને ફરીથી વાંચો.
છેલ્લે ઇમેઇલ સરનામું ઉમેરો
તમે તેને લખવાનું અને સંદેશ સુધારવાનું સમાપ્ત કરો તે પહેલાં આકસ્મિક રીતે ઇમેઇલ મોકલવાનું ટાળો. સંદેશનો જવાબ આપતી વખતે પણ, પ્રાપ્તકર્તાનું સરનામું દૂર કરવું અને જ્યારે તમને ખાતરી હોય કે સંદેશ મોકલવા માટે તૈયાર છે ત્યારે જ તેને દાખલ કરવાનો સારો વિચાર છે.
ચકાસો કે તમે સાચા પ્રાપ્તકર્તાને પસંદ કર્યું છે
ઈમેલની “ટુ” લાઈનમાં તમારી એડ્રેસ બુકમાંથી નામ લખતી વખતે તમારે ખૂબ કાળજી રાખવી પડશે. ખોટું નામ પસંદ કરવું સરળ છે, જે તમારા માટે અને ભૂલથી ઈમેલ પ્રાપ્ત કરનાર વ્યક્તિ માટે શરમજનક હોઈ શકે છે.
ક્લાસિક ફોન્ટ્સનો ઉપયોગ કરો
વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર માટે, હંમેશાં તમારા ફોન્ટ્સ, રંગો અને માનક કદને રાખો.
મુખ્ય નિયમ: અન્ય લોકો વાંચવા માટે તમારી ઇમેઇલ્સ સરળ હોવી જોઈએ.
સામાન્ય રીતે, એરિયલ, કેલિબ્રી અથવા ટાઈમ્સ ન્યૂ રોમન જેવા 10 અથવા 12 પોઈન્ટ પ્રકાર અને વાંચવામાં સરળ ટાઈપફેસનો ઉપયોગ કરવો શ્રેષ્ઠ છે. જ્યારે રંગની વાત આવે છે, ત્યારે કાળો એ સૌથી સલામત પસંદગી છે.
તમારા સ્વર પર નજર રાખો
ભાષાંતરમાં જેમ્સ ચૂકી જાય છે તેમ, તમારો સંદેશ ઝડપથી ખોટી રીતે અર્થઘટન કરી શકાય છે. યાદ રાખો કે તમારા ઇન્ટરવ્યુઅર પાસે વાણી સંકેતો અને ચહેરાના અભિવ્યક્તિઓ નથી જે તેઓ એક-એક-એક ચર્ચામાં મેળવશે.
કોઈપણ ગેરસમજને ટાળવા માટે, ભલામણ કરવામાં આવે છે કે મોકલો પર ક્લિક કરતા પહેલાં તમે તમારો સંદેશ મોટેથી વાંચો. જો તમારા માટે તે મુશ્કેલ લાગે છે, તો તે વાંચક માટે મુશ્કેલ લાગશે.
શ્રેષ્ઠ પરિણામો માટે, તદ્દન નકારાત્મક શબ્દો ("નિષ્ફળતા", "ખરાબ" અથવા "અવગણાયેલ") નો ઉપયોગ કરવાનું ટાળો અને હંમેશા "કૃપા કરીને" અને "આભાર" કહો.
