Stručno pismo je pisani dokument koji osigurava formalni odnos između različitih sugovornika. Ima sasvim uobičajenu unutarnju strukturu. U osnovi napisano na jednoj stranici, ili izuzetno dvije. Stručno pismo najčešće sadrži jednu temu. Ova unutarnja struktura ima prednost. Njegov plan pisanja može ostati isti bez obzira na sve. Očito će biti promjena s obzirom na cilj. Međutim, bio to jednostavan zahtjev za informacijama, prijava ili čak žalba. Plan pisanja profesionalne korespondencije ostat će praktički nepromijenjen.

Prošlost, sadašnjost, budućnost: trofazni plan za uspješno profesionalno pismo

Upotreba prošlosti, sadašnjosti i budućnosti u ovoj kronološkoj hijerarhiji odnosi se na triptih plana pisanja profesionalnog pisma. To je jednostavan i učinkovit plan za provedbu u svim situacijama. Ispitati, prenijeti informacije, objasniti zadanu temu ili čak nagovoriti čitatelja. Učinkovitost, koja je opravdana s obzirom nalogički poredak uočeno u njegovoj strukturi.

 

Prošlost: korak broj 1 plana

Pismo pišemo najčešće na temelju presedana, početne ili prethodne situacije. To može biti primljeno pismo, sastanak, posjet, telefonski razgovor itd. Svrha pisanja prvog dijela ovog pisma je prenijeti razloge slanja. Ili jednostavno kontekst koji opisuje situaciju. Podsjetnik na činjenice općenito se izražava u jednoj te istoj rečenici. Međutim, prikladnije je ovu rečenicu konstruirati u podrečenicama. Kao ilustraciju možemo imati sljedeće izraze:

  • Potvrđujem primitak vašeg pisma, obavještavajući me o ...
  • U vašem pismu od ………
  • Doznali ste nam ...
  • S obzirom na vaše priopćenje za tisak koje su objavile novine XXX (referenca br. 12345), upravo smo predložili ...
  • Nakon provjere vašeg računa pronašli smo ...

U situacijama kada razlog pisanja pisma nije povezan s prošlom činjenicom. U tom trenutku imamo prvi odlomak pisma u kojem se autor predstavlja sa sobom i svojim radom. Zatim nastavite tako što ćete navesti svoj zahtjev ili ponuditi razne usluge. Na primjer, kao dio zahtjeva za informacijama ili prijedloga usluge možemo imati sljedeće izraze:

  • Kao stručnjaci u sigurnosnom sektoru, dolazimo ovim putem….
  • Imajući u srcu zadovoljstvo naših kupaca, željeli smo ...
  • Vrlo smo sretni što možemo objaviti da smo planirali za naše kupce ...

U kontekstu spontane prijave (prakse ili posla), također možemo imati izraze u nastavku:

  • Vaša tvrtka privukla mi je pažnju i kao student u …………, želio bih se prijaviti za praksu ………
  • Nedavno diplomirao u ...

Primatelj kojem je pismo upućeno mora, od prvog stavka, razumjeti temu vašeg pisma.

Sadašnjost: korak broj dva plana

Ovaj drugi dio plana odnosi se na razloge koji opravdavaju pisanje pisma u vrijeme T. S obzirom na prethodnu situaciju izraženu u prvom dijelu. Na ovoj se razini radi ili o prepiranju, informiranju, objašnjavanju ili čak preispitivanju. Ovisno o složenosti situacije, ovaj dio može biti napisan u cijelom odlomku ili predstaviti glavnu ideju u jednoj rečenici. Kao ilustraciju možemo imati sljedeće izraze:

  • Napominjući da na datum ... računa br.… Nije poravnan, mi ...
  • Članstvo u našoj organizaciji također vam osigurava ...
  • Unatoč činjenici da ugovor predviđa početak rada na datum ..., zapanjeno promatramo i imali smo problema s razumijevanjem kašnjenja koja je prijavio gospodin ...…….

Budućnost: korak broj 3 plana

Ovaj treći i završni dio zatvara prva dva izvještavanjem o posljedice doći.

Ili izražavamo svoje namjere kao autor pisma, pa stoga možemo koristiti izraze tipa:

  • Danas ću se osobno pobrinuti za slanje predmeta koje ste zatražili
  • Spremni smo zamijeniti ... uzimajući u obzir naravno original.
  • Molim vas, približite se blagajni ...

Ili izrazimo želju, tražeći ili potičući primatelja da djeluje ili reagira. Tako možemo imati sljedeće formulacije:

  • Pozvani ste da se približite šanku
  • Stoga vas molim da brzo pozovete svoje stručnjake kako biste ...
  • S nestrpljenjem se očekuje vaša hitnost da riješite ovu situaciju.

Svrha pisanja ovog pisma može biti popraćena argumentom:

  • Situaciju ćete prilagoditi što je brže moguće (objektivno) prema općim i posebnim odredbama ugovora. (Argument)
  • Možete li mi dogovoriti dostavu što je prije moguće ? (Cilj) Beskorisno je podsjećati vas da dostava mora biti izvršena na predviđeni datum, s obzirom na vaše uvjete prodaje. (Argument)

 

Pristojna formula, neophodna za zatvaranje vašeg profesionalnog pisma !

Da biste pravilno završili profesionalno pismo, bitno je napisati pristojnu frazu. To je u stvarnosti dvostruka pristojna formula, koja se sastoji od izraza, ali i od formule "prije zaključka".

Ili imamo formulu ljubaznosti koja odražava određenu srdačnost:

  • Primite unaprijed našu zahvalnost za ...
  • Ispričavamo se zbog ove neočekivane situacije
  • Uvijek ću biti dostupan za raspravu o tome na sastanku
  • Možete nas kontaktirati u bilo kojem trenutku kako bismo ...
  • Nadamo se da će ova ponuda ispuniti vaša očekivanja i naravno stojimo vam na raspolaganju za daljnje informacije.

Ili imamo pristojnu formulu:

  • Gospođo, gospodine, molimo vas da pozdravite.
  • Molim vas, vjerujte, gospodine, u izraz naših najboljih osjećaja.
  • Primite, madam, naše najljepše pozdrave.

 

Prednost ovog plana u pisanju profesionalnog pisma je s jedne strane njegova prisebnost u pisanju sadržaja, a s druge strane jednostavnost čitanja u odnosu na primatelja. Međutim, ova se vremenska crta ne preporučuje za složenije i dulje sadržaje.