Խորհուրդներ կարճ և գրավիչ էլփոստի հաշվետվությունների համար

Կախեք ձեր ընթերցողին ներածությունից

Ներածությունը կարևոր է ձեր ընթերցողի ուշադրությունը գրավելու և նրան խրախուսելու համար կարդալ ձեր զեկույցի մնացած մասը: փոստով.

Սկսեք մի հզոր նախադասությամբ, որը սահմանում է համատեքստը կամ ընդգծում է հիմնական նպատակը, օրինակ. «Մեր նոր արտադրանքի շարքի ձախողումից հետո անհրաժեշտ է վերլուծել պատճառները և արագ գործել»:

Կառուցեք այս կարճ ներածությունը 2-3 հիմնական նախադասությամբ՝ ներկա իրավիճակ, հիմնական խնդիրներ, հեռանկար:

Խաղադրույք կատարեք ուղիղ ոճի և ուժեղ խոսքերի վրա։ Տեղադրեք էական տեղեկատվությունը նախադասությունների սկզբում:

Դուք կարող եք ներառել թվեր՝ ձեր տեսակետը հաստատելու համար:

Մի քանի նպատակային տողերում ձեր ներածությունը պետք է ստիպի ձեր ընթերցողին կարդալ շարունակությունը՝ ավելին իմանալու համար: Առաջին վայրկյաններից ձեր խոսքերը պետք է բռնեն:

Լավ մշակված ներածությամբ ձեր էլփոստի զեկույցը կգրավի ուշադրությունը և կխրախուսի ձեր ընթերցողին հասնել ձեր վերլուծության էությանը:

Ամրապնդեք ձեր զեկույցը համապատասխան տեսողական պատկերներով

Վիզուալներն ունեն անհերքելի աչք գրավող ուժ էլփոստի զեկույցում: Նրանք հզոր կերպով ամրապնդում են ձեր ուղերձը:

Մի հապաղեք ինտեգրել գրաֆիկները, աղյուսակները, դիագրամները, լուսանկարները, եթե ունեք համապատասխան տվյալներ առաջ քաշելու համար: Վաճառքի բաշխումը պատկերող պարզ կարկանդակ աղյուսակը ավելի մեծ ազդեցություն կունենա, քան երկար պարբերությունը:

Այնուամենայնիվ, զգույշ եղեք ընտրել հստակ վիզուալներ, որոնք արագ ընկալվում են: Խուսափեք ծանրաբեռնված գրաֆիկայից: Միշտ նշեք աղբյուրը և անհրաժեշտության դեպքում ավելացրեք բացատրական վերնագիր:

Նաև համոզվեք, որ ձեր վիզուալները ընթեռնելի մնան շարժական սարքերում՝ ստուգելով էկրանը: Անհրաժեշտության դեպքում ստեղծեք փոքր էկրանների համար հարմար տարբերակ։

Տարբերեք ձեր զեկույցի վիզուալները՝ ուշադրություն գրավելու համար, խնայողաբար: Պատկերներով ծանրաբեռնված նամակը կկորցնի պարզությունը: Այլընտրանքային տեքստ և տեսողական պատկերներ դինամիկ հաշվետվության համար:

Համապատասխան տվյալների լավ ընդգծմամբ՝ ձեր վիզուալները կգրավեն աչքը և կդարձնեն ձեր էլփոստի հաշվետվությունը ավելի հեշտ ընկալելի՝ գրավիչ և պրոֆեսիոնալ ձևով:

Ավարտեք՝ բացելով հեռանկարները

Ձեր եզրակացությունը պետք է ոգեշնչի ձեր ընթերցողին քայլեր ձեռնարկել ձեր զեկույցի վերաբերյալ:

Նախ, արագ ամփոփեք հիմնական կետերը և եզրակացությունները 2-3 հակիրճ նախադասությամբ:

Նշեք այն տեղեկատվությունը, որը ցանկանում եք, որ ձեր ստացողը նախ հիշի: Կառուցվածքը վերհիշելու համար կարող եք օգտագործել վերնագրերից որոշ հիմնաբառեր:

Այնուհետև ավարտեք ձեր էլփոստը բացումով հաջորդի համար՝ հետագա հանդիպման առաջարկ, գործողությունների ծրագրի վավերացման հարցում, արագ պատասխան ստանալու համար հետևում…

Ձեր եզրակացությունը պետք է գրավիչ լինի՝ ձեր ընթերցողի արձագանքը առաջացնելու համար: Գործող բայերով հաստատող ոճը կհեշտացնի այս նպատակը:

Աշխատելով ձեր եզրակացության վրա՝ դուք հեռանկար կներկայացնեք ձեր զեկույցին և կխրախուսեք ձեր ստացողին արձագանքել կամ քայլեր ձեռնարկել:

Էլեկտրոնային փոստով զեկույցի օրինակ՝ տեխնիկական խնդիրները ընդլայնելու և գործողությունների ծրագիր առաջարկելու համար