Գրված է կարդալ
Գործընկերներից մեկը հենց նոր էլփոստով ուղարկեց ձեզ մեկ ժամից անցկացրած հանդիպման մասին: Ենթադրվում է, որ նամակը պարունակում է հիմնական տեղեկատվությունը, որը դուք պետք է ներկայացնեք որպես կարևոր նախագծի մաս:
Բայց մի խնդիր կա՝ նամակն այնքան վատ է գրված, որ չեք կարողանում գտնել ձեզ անհրաժեշտ տվյալները: Կան ուղղագրական սխալներ և թերի նախադասություններ։ Պարբերությունները այնքան երկար են և շփոթեցնող, որ ձեզանից երեք անգամ ավելի երկար ժամանակ է պահանջվում ձեր ուզած տեղեկատվությունը գտնելու համար: Արդյունքում, դուք քիչ եք պատրաստված հանդիպմանը, և այն չի ընթանում այնպես, ինչպես սպասում էիք:
Երբևէ բախվե՞լ եք նման իրավիճակի: Տեղեկատվությամբ ծանրաբեռնված աշխարհում շատ կարևոր է հաղորդակցվել հստակ, հակիրճ և արդյունավետ: Մարդիկ ժամանակ չունեն կարդալու գրքերի երկարությամբ նամակներ, և նրանք համբերություն չունեն մեկնաբանելու վատ կառուցված նամակները և որտեղ օգտակար տեղեկատվություն սփռված է ամենուր:
Plus ձեր գրելու հմտություններ լավ են, այնքան ավելի լավ տպավորություն կթողնեք ձեր շրջապատի վրա, ներառյալ ձեր ղեկավարը, գործընկերները և հաճախորդները: Երբեք չգիտես, թե որքան հեռու կհասցնեն քեզ այս լավ տպավորությունները:
Այս հոդվածում մենք կտեսնենք, թե ինչպես կարող եք բարելավել ձեր գրավոր հմտությունները եւ խուսափել ընդհանուր սխալներից:
Հանդիսատեսը եւ ձեւաչափը
Հստակ գրելու առաջին քայլը համապատասխան ձևաչափն ընտրելն է: Ձեզ անհրաժեշտ է ոչ պաշտոնական նամակ ուղարկել: Գրե՞լ մանրամասն հաշվետվություն: Կամ պաշտոնական նամակ գրե՞ք։
Ձևաչափը, ձեր լսարանի հետ միասին, կսահմանի ձեր «գրելու ձայնը», այսինքն, թե որքան պաշտոնական կամ հանգիստ պետք է լինի հնչերանգը: Օրինակ, եթե նամակ եք գրում պոտենցիալ հաճախորդին, արդյոք այն պետք է ունենա նույն տոնայնությունը, ինչ ընկերոջն ուղղված նամակը:
Միանշանակ չէ:
Սկսեք բացահայտելով, թե ով կկարդա ձեր հաղորդագրությունը: Արդյո՞ք դա ավագ ղեկավարների, ամբողջ թիմի կամ որոշակի ֆայլի վրա աշխատող փոքր խմբի համար է: Ձեր գրած ամեն ինչում ձեր ընթերցողները կամ ստացողները պետք է որոշեն ձեր տոնայնությունը, ինչպես նաև բովանդակության կողմերը:
Կազմը եւ ոճը
Երբ գիտեք, թե ինչ եք գրում, եւ ում համար եք գրում, պետք է գրեք:
Համակարգչի դատարկ, սպիտակ էկրանը հաճախ վախեցնում է: Հեշտ է խրվել, քանի որ չգիտես ինչպես սկսել: Փորձեք այս խորհուրդները ձեր փաստաթուղթը կազմելու և ձևաչափելու համար.
- Սկսեք ձեր լսարանիցՀիշեք, որ ձեր ընթերցողները կարող են ոչինչ չգիտեն ձեր ասածներից: Ի՞նչ պետք է նրանք նախ իմանան:
- Ստեղծեք ծրագիրՍա հատկապես օգտակար է, եթե ավելի երկար փաստաթուղթ եք գրում, օրինակ՝ զեկույց, ներկայացում կամ ելույթ: Ուրվագծերը օգնում են ձեզ պարզել, թե որ քայլերը, որ հաջորդականությամբ հետևել և առաջադրանքը բաժանել կառավարելի տեղեկատվության:
- Փորձեք մի փոքր կարեկցանք ունենալՕրինակ, եթե դուք վաճառքի նամակ եք գրում պոտենցիալ հաճախորդների համար, ինչո՞ւ նրանք պետք է հոգ տանեն ձեր արտադրանքի կամ ձեր վաճառքի մասին: Ի՞նչ օգուտ կա նրանց համար։ Հիշեք ձեր լսարանի կարիքները բոլոր ժամանակներում:
- Օգտագործեք հռետորական եռանկյունինԵթե փորձում եք ինչ-որ մեկին համոզել ինչ-որ բան անել, համոզվեք, որ բացատրեք, թե ինչու մարդիկ պետք է լսեն ձեզ, ձեր տեսակետը հասցնեն այնպես, որ ներգրավեն ձեր լսարանին և տեղեկատվությունը ներկայացնեն ռացիոնալ և համահունչ ձևով:
- Բացահայտեք ձեր հիմնական թեմաներըԵթե դժվարանում եք որոշել ձեր հաղորդագրության հիմնական թեման, ձևացրեք, որ ձեզ մնացել է 15 վայրկյան ձեր դիրքորոշումը բացատրելու համար: Ինչ ես ասում ? Սա, հավանաբար, ձեր հիմնական թեման է:
- Օգտագործեք պարզ լեզուԵթե դուք գիտական աշխատանք չեք գրում, սովորաբար ավելի լավ է օգտագործել պարզ, պարզ լեզու: Մի օգտագործեք երկար բառեր միայն մարդկանց վրա տպավորություն թողնելու համար:
կառուցվածք
Ձեր փաստաթուղթը պետք է լինի հնարավորինս բարեկամական: Օգտագործեք վերնագրերը, ենթագրերը, փամփուշտները եւ թվերը հնարավորինս տարանջատելու համար:
Ի վերջո, ի՞նչը կարող է ավելի հեշտ կարդալ՝ երկար պարբերություններով լցված էջ, թե՞ հատվածի վերնագրերով և կետերով կարճ պարբերությունների բաժանված էջ: Փաստաթուղթը, որը հեշտ է սկանավորել, ավելի հաճախ կկարդան, քան երկար ու խիտ պարբերություններով փաստաթուղթը:
Վերնագրերը պետք է գրավեն ընթերցողի ուշադրությունը: Հարցերի օգտագործումը հաճախ լավ գաղափար է, հատկապես գովազդային պատճեններում, քանի որ հարցերն օգնում են ընթերցողին հետաքրքրել և հետաքրքրասեր պահել:
Էլեկտրոնային նամակների եւ առաջարկների մեջ օգտագործեք կարճ, փաստացի վերնագրեր եւ ենթագրերը, ինչպես օրինակ, սույն հոդվածում:
Գրաֆիկայի ավելացումը նաեւ ձեր տեքստը առանձնացնելու խելացի ձեւ է: Այս տեսողական գործիքները ոչ միայն թույլ են տալիս ընթերցողին ուշադրություն դարձնել բովանդակության վրա, այլեւ կարեւոր տեղեկատվությունը շուտ հաղորդել, քան տեքստը:
Գրամմատիկ սխալներ
Դուք հավանաբար գիտեք, որ ձեր էլ.փոստի սխալները ձեր աշխատանքը կդարձնեն ոչ պրոֆեսիոնալ տեսք: Կարևոր է խուսափել կոպիտ սխալներից՝ ուղղագրության ստուգում կատարելով և հնարավորինս վերանայելով ձեր ուղղագրությունը:
Ահա մի շարք օրինակներ, որոնք սովորաբար օգտագործվում են.
- Ուղարկում եմ / ուղարկում եմ ձեզ
Առաջին խումբի բայը լինելու «ուղարկելու» բայը միշտ էլ «ես» ուղարկելով «ես» եզակի առաջին անձի վրա: "Առաքումը" առանց "էլ" անուն է («առաքում») եւ կարող է լինել բազմակի `« առաքում »:
- Ես միանում եմ քեզ / ես միանում եմ քեզ
Մեկը միշտ գրելու է «Ես միանում եմ քեզ» հետ «s»: «Համատեղ» «t» -ի հետ երրորդ անձի «միանում է» եզակի համադրություն:
- Ժամկետը / վերջնաժամկետը
Նույնիսկ եթե «բամպեր» կնքված է կանացի անունով, մի գայթակղությանը մի տվեք եւ միշտ «բամպեր» գրեք «առանց»:
- Առաջարկություն / առաջարկություն
Եթե անգլերենով մենք գրում ենք «առաջարկություն» «e» - ով, ֆրանսերենում մենք միշտ «ա» բառով գրում ենք «առաջարկություն»:
- Կա կա / կա / կա
Հարցական բանաձևերում ավելացնում ենք էվֆոնիկ «տ» ՝ արտասանությունը հեշտացնելու և իրար հաջորդող երկու ձայնավորները կանխելու համար: Ուստի մենք կգրենք «այնտեղ է»:
- Առումով / առումով
Մարդը երբեք չի գրում «առումով», առանց «ի»: Այս արտահայտության օգտագործման մեջ միշտ իսկապես կան մի քանի «պայմաններ»:
- Իհարկե
Զգուշացեք չխաբել «բացառությամբ» բառի հետ, որը ավարտվում է «ի» հետ: Երբեք չի գրում «մեջ» «ի» հետ: Դա նախածանց է եւ անփոփոխ է:
- Որպես համաձայնեցված / համաձայնեցված
Նույնիսկ կնքված կանացի անունով, «համաձայնեցված» է միշտ անփոփոխ եւ երբեք չի վերցնում «e»:
- Տեխնիկական սպասարկում / սպասարկում
Մի շփոթեք անունը եւ բայը: «Հարցազրույց» անվանումն առանց «տ» բառի նկարագրում է փոխանակումը կամ «հարցազրույցը»: Սովորական «պահպանում» երրորդ անձի համադրված բայ օգտագործվում է, երբ խոսքը վերաբերում է ինչ-որ բան պահպանելու գործողությանը:
Ձեր ընթերցողների մի մասը չի կատարվի ուղղագրության եւ քերականության մեջ: Նրանք չեն կարող նկատել, թե արդյոք դուք եք այդ սխալները: Բայց մի օգտագործեք դա որպես արդարացում. Սովորաբար մարդիկ կլինեն, հատկապես ավագ պաշտոնյաները, ովքեր կհայտարարեն:
Այդ իսկ պատճառով ձեր գրած ցանկացածը պետք է ընդունելի որակ ունենա բոլոր ընթերցողների համար:
ստուգում
Լավ սրբագրման թշնամին արագությունն է։ Շատ մարդիկ շտապում են իրենց էլ. Հետևեք այս հրահանգներին՝ հաստատելու ձեր գրածը.
- Ստուգեք ձեր վերնագրերը եւ ստորագրերըՄարդիկ հաճախ անտեսում են դրանք՝ կենտրոնանալու միայն տեքստի վրա: Միայն այն պատճառով, որ վերնագրերը մեծ են և թավ, չի նշանակում, որ դրանք սխալ չեն:
- Կարդացեք փոստը բարձրաձայնՍա ստիպում է ձեզ դանդաղ դառնալ, ինչը նշանակում է, որ դուք ավելի հավանական է սխալներ հայտնաբերելու համար:
- Օգտագործեք ձեր մատը, որպեսզի կարդաք տեքստըԴա եւս մեկ բան է, որն օգնում է դանդաղեցնել:
- Սկսեք ձեր տեքստի վերջումԿրկին կարդալ նախադասությունը սկզբից մինչեւ վերջ, այն օգնում է ձեզ կենտրոնանալ սխալների վրա, այլ ոչ թե բովանդակության վրա: