Meðal franskur starfsmaður eyðir um fjórðungi vikunnar í að fara í gegnum hundruð tölvupósta sem þeir senda og fá á hverjum degi.
En þrátt fyrir þá staðreynd að við sitjum fast í pósthólfinu okkar ágætan hluta tíma okkar, vita mörg okkar, jafnvel þeir fagmennustu, samt ekki hvernig á að nota tölvupósti á viðeigandi hátt.
Reyndar, miðað við rúmmál skilaboða sem við lesum og skrifar á hverjum degi, erum við líklegri til að gera vandræðaleg mistök, sem geta haft alvarlegar afleiðingar viðskipta.
Í þessari grein höfum við skilgreint nauðsynlegustu "cybercourt" reglurnar til að vita.
Láttu skýra og beina efnislínu fylgja með
Dæmi um góða efnislínu eru „Breyttur fundardagur“, „Fljótspurning um kynningu þína“ eða „Tillögur að tillögunni“.
Fólk ákveður oft að opna tölvupóst byggt á efnislínunni, velja einn sem lætur lesendur vita að þú sért að taka á áhyggjum þeirra eða vinnuvandamálum.
Notaðu faglega netfang
Ef þú vinnur hjá fyrirtæki verður þú að nota netfang fyrirtækisins. En ef þú notar persónulegan tölvupóstreikning, hvort sem þú ert sjálfstætt starfandi eða vilt nota hann af og til fyrir viðskiptabréfaskipti, ættir þú að vera varkár þegar þú velur þetta heimilisfang.
Þú ættir alltaf að hafa netfang sem hefur nafnið þitt á því svo viðtakandinn viti nákvæmlega hver er að senda tölvupóstinn. Notaðu aldrei netfang sem hentar ekki fyrir vinnu.
Hugsaðu þig tvisvar um áður en þú smellir á „svara öllum“
Enginn vill lesa tölvupósta 20 manns sem hafa ekkert með þá að gera. Það getur verið erfitt að hunsa tölvupóst þar sem margir fá tilkynningar um ný skilaboð í snjallsímanum eða truflandi sprettigluggaskilaboð á tölvuskjánum. Forðastu að smella á "svara öllum" nema þú teljir að allir á listanum ættu að fá tölvupóstinn.
Hafa undirskriftarblokk
Gefðu lesandanum upplýsingar um sjálfan þig. Láttu venjulega fullt nafn þitt, titil, nafn fyrirtækis og tengiliðaupplýsingar fylgja með, þar á meðal símanúmer. Þú getur líka bætt við smá auglýsingum fyrir sjálfan þig, en ekki fara yfir borð með orðatiltæki eða myndskreytingar.
Notaðu sömu leturgerð, stærð og lit og restin af tölvupóstinum.
Notaðu faglega kveðjur
Ekki nota hversdagsleg orðatiltæki eins og „Halló“, „Hæ!“ eða "Hvernig hefurðu það?".
Afslappað eðli skrifanna okkar ætti ekki að hafa áhrif á kveðju í tölvupósti. "Hæ!" Er mjög óformlegt kveðju og almennt ætti það ekki að nota í vinnusituði. Notaðu "Hello" eða "Good Night" í staðinn.
Notaðu upphrópunarmerki sparlega
Ef þú velur að nota upphrópunarmerki, notaðu aðeins eitt til að tjá áhuga þinn.
Fólk hrífst stundum með og setur fjölda upphrópunarmerkja í lok setninga sinna. Niðurstaðan kann að virðast of tilfinningaþrungin eða óþroskuð, upphrópunarmerki ætti að nota sparlega skriflega.
Verið varkár með húmor
Húmor getur auðveldlega týnst í þýðingum án þess að réttur tónn og svipbrigðin séu rétt. Í faglegu samtali er best að sleppa húmor í tölvupósti nema þú þekkir viðtakandann vel. Einnig gæti eitthvað sem þér finnst fyndið ekki verið fyrir einhvern annan.
Vita að fólk frá mismunandi menningarheimum tala og skrifa á annan hátt
Misskiptingar geta auðveldlega komið upp vegna menningarmuna, sérstaklega í rituðu formi þegar við sjáum ekki líkamstjáningu hvers annars. Aðlagaðu skilaboðin þín að menningarlegum bakgrunni eða þekkingarstigi viðtakandans.
Það er gott að hafa í huga að mjög samhengismál (japanska, arabíska eða kínverska) langar að kynnast þér áður en þú gerir viðskipti við þig. Þess vegna getur verið algengt að starfsmenn í þessum löndum séu persónulegri í ritun þeirra. Hins vegar kjósa fólk frá litlum samhengisþáttum (þýsku, bandarískum eða skandinavískum) að fara mjög fljótt að því marki.
Svaraðu tölvupósti þínum, jafnvel þótt tölvupósturinn hafi ekki verið ætlaður þér
Það er erfitt að svara öllum tölvupóstum sem þú sendir þér, en þú ættir að reyna. Þetta felur í sér tilvik þar sem tölvupósturinn var óvart sendur til þín, sérstaklega ef sendandinn á von á svari. Svar er ekki nauðsynlegt, en er gott siðir í tölvupósti, sérstaklega ef viðkomandi vinnur í sama fyrirtæki eða atvinnugrein og þú.
Hér er dæmi um svar: „Ég veit að þú ert mjög upptekinn, en ég held að þú hafir ekki viljað senda mér þennan tölvupóst. Og ég vildi láta þig vita svo þú getir sent það á rétta aðilann. »
Skoðaðu hverja skilaboð
Mistök þín mun ekki fara fram hjá viðtakendum tölvupóstsins þíns. Og það fer eftir viðtakandanum, þú gætir verið dæmdur fyrir að gera það.
Ekki treysta á villuleit. Lestu og lestu aftur póstinn þinn nokkrum sinnum, helst upphátt, áður en þú sendir hann.
Bættu netfanginu við síðast
Forðastu að senda óvart tölvupóst áður en þú hefur lokið við að semja hann og leiðrétta skilaboðin. Jafnvel þegar þú svarar skilaboðum er gott að fjarlægja heimilisfang viðtakandans og setja það aðeins inn þegar þú ert viss um að skilaboðin séu tilbúin til sendingar.
Staðfestu að þú hafir valið réttan viðtakanda
Þú verður að vera mjög varkár þegar þú skrifar nafn úr netfangaskránni þinni á „Til“ línu tölvupóstsins. Það er auðvelt að velja rangt nafn, sem getur verið vandræðalegt fyrir þig og þann sem fær tölvupóstinn fyrir mistök.
Notaðu klassískt letur
Fyrir fagleg bréfaskipti, haltu alltaf leturgerðunum þínum, litum og venjulegum stærðum.
Aðalreglan: Tölvupósturinn þinn ætti að vera auðvelt fyrir annað fólk að lesa.
Almennt er best að nota 10 eða 12 punkta leturgerð og letur sem auðvelt er að lesa, eins og Arial, Calibri eða Times New Roman. Þegar kemur að litum er svartur öruggasti kosturinn.
Hafðu auga á tóninn þinn
Rétt eins og brandara glatist í þýðingu getur skilaboðin fljótt verið túlkuð. Mundu að viðtalandinn þinn hefur ekki söngvarinn og andlitsorðin sem þeir myndu fá í einum til einum umræðu.
Til að koma í veg fyrir misskilning er mælt með því að þú lest skilaboðin upphátt áður en þú smellir á Senda. Ef það virðist erfitt fyrir þig, mun það virðast erfitt fyrir lesandann.
Til að ná sem bestum árangri, forðastu að nota algerlega neikvæð orð ("bilun", "slæmt" eða "sést yfir") og segðu alltaf "vinsamlegast" og "takk fyrir".
