Prentvæn, PDF og tölvupóstur

Tölvupóstur hefur lengi verið nauðsynlegt tæki til samskipta fyrirtækja, en könnun sem Sendmail sendi. Sýna að það valdi spennu, ruglingi eða öðrum neikvæðum afleiðingum fyrir 64% sérfræðinga.

Svo, hvernig geturðu forðast þetta með tölvupósti þínum? Og hvernig geturðu skrifað tölvupóst sem gefur tilætluðum árangri? Í þessari grein er farið yfir þær aðferðir sem hægt er að nota til að tryggja að notkun þín á tölvupósti sé skýr, skilvirk og árangursrík.

Að meðaltali skrifstofu starfsmaður fær um 80 tölvupóst á dag. Með þessu magni pósts geturðu auðveldlega gleymt einstökum skilaboðum. Fylgdu þessum einföldu reglum svo að tölvupósturinn þinn séi eftir og notaður.

  1. Ekki samskipti of mikið með tölvupósti.
  2. Gakktu úr skugga um hluti.
  3. Gerðu skýr og stutt skilaboð.
  4. Vertu kurteis.
  5. Athugaðu tóninn þinn.
  6. Endurlesa.

Ekki samskipti of mikið með tölvupósti

Einn af stærstu uppsprettum streitu í vinnunni er hreint magn af tölvupósti sem fólk fær. Svo áður en þú byrjar að skrifa tölvupóst skaltu spyrja sjálfan þig: "Er það mjög nauðsynlegt?"

Í þessu samhengi verður þú að nota símann eða spjallþjónninn til að takast á við vandamál sem kunna að vera háð athugasemdum. Notaðu fjarskiptatæki og auðkenna viðeigandi rásir fyrir mismunandi gerðir skilaboða.

Þegar mögulegt er skaltu gefa slæmar fréttir í eigin persónu. Það hjálpar þér að eiga samskipti við samúð, samúð og skilning og leysa sjálfan þig ef skilaboðin þín hafa verið ranglega tekin.

Gakktu úr skugga um hluti

Blaðsheiti hefur tvær aðgerðir: það tekur eftir athygli þinni og lýsir greininni þannig að þú getur ákveðið hvort þú ættir að lesa það eða ekki. Efnið á tölvupóstskeytinu ætti að gera það sama.

Hlutur líklegra er að tómt sé gleymt eða því hafnað sem „ruslpóst“. Notaðu því alltaf nokkur vel valin orð til að gefa viðtakandanum til kynna innihald efnisinse-mail.

Þú gætir viljað innihalda dagsetningu í efnið ef skilaboðin þín eru hluti af reglulegum tölvupósti, svo sem vikulega verkefnisskýrslu. Fyrir skilaboð sem þarfnast svarar geturðu einnig verið með aðgerð, svo sem "Vinsamlegast fyrir nóvember 7."

LESA  Besta leiðin til að skrifa fagbréf vel 

Vel skrifuð efnislína, eins og sá hér að neðan, gefur mikilvægustu upplýsingar án þess að viðtakandinn þurfi að opna tölvupóstinn. Þetta þjónar sem boð sem minnir á viðtakendur fundarins í hvert skipti sem þeir heimsækja pósthólfið.

 

Slæmt dæmi Gott dæmi
 
Efni: fundur Subject: Fundur í PASSERELLE ferlinu - 09h 25 febrúar 2018

 

Haltu skilaboðum skýr og stutt

Tölvupóstur, eins og hefðbundin viðskipti bréf, verður að vera skýr og nákvæm. Haltu setningunum þínum stutt og nákvæm. Líkaminn í tölvupóstinum verður að vera bein og upplýsandi og innihalda allar viðeigandi upplýsingar.

Ólíkt hefðbundnum bókstöfum kostar ekki meira en að senda eitt tölvupóst að senda mörg tölvupóst. Svo, ef þú þarft að hafa samskipti við einhvern á ýmsum efnum, skaltu íhuga að skrifa sérstakt tölvupóst fyrir hvern. Þetta skýrir skilaboðin og leyfir samsvarandi að svara einu efni í einu.

 

Slæmt dæmi Gott dæmi
Efni: Endurskoðun á söluskýrslu

 

Hæ Michelin,

 

Þakka þér fyrir að senda þessa skýrslu í síðustu viku. Ég las það í gær og mér finnst þessi kafli 2 krefst sérstakra upplýsinga um sölutölur okkar. Ég held líka að tóninn gæti verið formlegri.

 

Að auki vildi ég upplýsa þig um að ég skipti á föstudaginn fund með almannatengslanefndinni um nýja auglýsingaherferðina. Hún er á 11h00 og verður í litlu ráðstefnunni.

 

Vinsamlegast láttu mig vita ef þú ert laus.

 

Þakka þér fyrir,

 

Camille

Efni: Endurskoðun á söluskýrslu

 

Hæ Michelin,

 

Þakka þér fyrir að senda þessa skýrslu í síðustu viku. Ég las það í gær og mér finnst þessi kafli 2 krefst sérstakra upplýsinga um sölutölur okkar.

 

Ég held líka að tóninn gæti verið formlegri.

 

Gæti þú breytt því með þessum athugasemdum í huga?

 

Þakka þér fyrir vinnu þína!

 

Camille

 

(Camille sendir síðan annað netfang um PR fundinn.)

 

Það er mikilvægt að finna jafnvægi hér. Þú vilt ekki sprengja einhvern með tölvupósti og það er skynsamlegt að sameina marga tengda punkta í einn póst. Þegar þetta gerist skaltu hafa þetta einfalt með tölusettum málsgreinum eða kúlupunktum og íhuga að „skipta“ upplýsingum í litlar, vel skipulagðar einingar til að auðvelda meltinguna.

Athugaðu einnig að Camille tilgreindi í því góða fordæmi hér að ofan hvað hún vildi Michelin gera (í þessu tilfelli, breyta skýrslunni). Ef þú hjálpar fólki að vita hvað þú vilt, þá er betra tækifæri til að gefa þér það.

Vertu kurteis

Fólk heldur oft að tölvupóstur geti verið minna formleg en hefðbundin bréf. En skilaboðin sem þú sendir eru spegilmynd af eigin fagmennsku þinni, gildi og athygli á smáatriðum eru mikilvæg, þannig að ákveðin formleg form er þörf.

Nema þú ert í góðu sambandi við einhvern, forðastu óformlegt tungumál, slang, jargon og óviðeigandi skammstafanir. Emoticons geta verið gagnlegar í að skýra fyrirætlun þína, en það er best að nota þær aðeins með fólki sem þú þekkir vel.

Lokaðu skilaboðunum þínum með "Með kveðju," "Góðan dag / kvöld til þín" eða "Góð fyrir þig", allt eftir aðstæðum.

Viðtakendur geta ákveðið að prenta tölvupóst og deila þeim með öðrum, svo alltaf vera kurteis.

Athugaðu tóninn

Þegar við hittum augliti til auglitis notum við líkams tungumál, söngvari og andliti til að meta hvernig þau líða. Tölvupóstur frestar okkur þessar upplýsingar, sem þýðir að við vitum ekki hvenær fólk hafi misskilið skilaboðin okkar.

Val þitt á orðum, lengd setningar, greinarmerkja og fjármögnun getur auðveldlega verið túlkað án sjónrænar og heyrnarskoðunar. Í fyrsta dæmið hér fyrir neðan gæti Louise hugsað Yann er svekktur eða reiður en í raun líður hann vel.

 

Slæmt dæmi Gott dæmi
Louise,

 

Ég þarf skýrsluna þína fyrir 17 í dag eða ég mun sakna frests.

 

Yann

Hæ Louise,

 

Þakka þér fyrir vinnu þína í þessari skýrslu. Gæti þú veitt mér útgáfuna þína fyrir 17 klukkustundir, svo ég missi ekki frestinn minn?

 

Merci d'avance,

 

Yann

 

Hugsaðu um tilfinningalega "tilfinninguna" í tölvupóstinum þínum. Ef fyrirætlanir þínar eða tilfinningar kunna að verða misskilið skaltu finna minna óljós leið til að móta orðin.

prófarkalestur

Að lokum, áður en þú smellir á "Senda" skaltu taka smástund til að athuga hvort tölvupósturinn þinn inniheldur stafsetningu, málfræði og greinarmerki. Tölvupósturinn þinn er jafn mikið hluti af faglegri mynd þinni sem fötin sem þú ert að klæðast. Það er því frjálst að senda skilaboð sem innihalda galla í röð.

Meðan prófrýni stendur skaltu fylgjast með lengd tölvupóstsins. Fólk er líklegri til að lesa stuttar, nákvæmar tölvupóst en langar, ótengdar tölvupóstar, svo vertu viss um að tölvupósturinn þinn sé eins stuttur og mögulegt er, án þess að útiloka nauðsynlegar upplýsingar.

Helstu atriði

Flest okkar verjum góðum hluta dagsins kl lesa og semja tölvupósta. En skilaboðin sem við sendum geta verið ruglingsleg fyrir aðra.

Til að skrifa skilvirka tölvupóst skaltu spyrja þig fyrst ef þú ættir að nota þennan rás. Stundum getur verið betra að taka símann.

Gerðu tölvupóstin nákvæm og nákvæm. Sendu þá aðeins til fólks sem raunverulega þarf að sjá þau og tilgreina greinilega hvað þú vilt að viðtakandinn geri næst.

Mundu að tölvupóstarnir þínar eru spegilmynd af fagmennsku þinni, gildi og athygli á smáatriðum. Reyndu að ímynda þér hvernig aðrir gætu túlkað tóninn í skilaboðunum þínum. Vertu kurteis og athugaðu alltaf hvað þú hefur skrifað áður en þú smellir á "Senda".