Tölvupóstur hefur lengi verið ómissandi tæki í viðskiptasamskiptum, en könnun sem Sendmail gerði. Komið í ljós að það olli spennu, rugli eða öðrum neikvæðum afleiðingum fyrir 64% sérfræðinga.
Svo, hvernig geturðu forðast þetta með tölvupósti þínum? Og hvernig geturðu skrifað tölvupóst sem gefur tilætluðum árangri? Í þessari grein er farið yfir þær aðferðir sem hægt er að nota til að tryggja að notkun þín á tölvupósti sé skýr, skilvirk og árangursrík.
Að meðaltali skrifstofu starfsmaður fær um 80 tölvupóst á dag. Með þessu magni pósts geturðu auðveldlega gleymt einstökum skilaboðum. Fylgdu þessum einföldu reglum svo að tölvupósturinn þinn séi eftir og notaður.
- Ekki samskipti of mikið með tölvupósti.
- Gakktu úr skugga um hluti.
- Gerðu skýr og stutt skilaboð.
- Vertu kurteis.
- Athugaðu tóninn þinn.
- Endurlesa.
Ekki samskipti of mikið með tölvupósti
Ein stærsta uppspretta streitu í vinnunni er magn tölvupósta sem fólk fær. Svo, áður en þú byrjar að skrifa tölvupóst skaltu spyrja sjálfan þig: "Er þetta virkilega nauðsynlegt?"
Í þessu samhengi ættir þú að nota símann eða spjallskilaboð til að takast á við spurningar sem líklegt er að verði viðfangsefni bakviðræðna. Notaðu samskiptaáætlunartæki og auðkenndu bestu rásirnar fyrir mismunandi tegundir skilaboða.
Þegar mögulegt er skaltu gefa slæmar fréttir í eigin persónu. Það hjálpar þér að eiga samskipti við samúð, samúð og skilning og leysa sjálfan þig ef skilaboðin þín hafa verið ranglega tekin.
Gakktu úr skugga um hluti
Dagblaðafyrirsögn gerir tvennt: hún fangar athygli þína og dregur saman greinina svo þú getir ákveðið hvort þú eigir að lesa hana eða ekki. Efnislína tölvupóstsins þíns ætti að gera það sama.
Hlutur líklegra er að tómt rými sé gleymt eða hafnað sem „ruslpóst“. Notaðu því alltaf nokkur vel valin orð til að segja viðtakandanum hvað tölvupósturinn snýst um.
Þú gætir viljað láta dagsetninguna fylgja með í efnislínunni ef skilaboðin þín eru hluti af venjulegum tölvupóstaröð, svo sem vikulega verkefnisskýrslu. Fyrir skilaboð sem krefjast svars geturðu einnig sett ákall til aðgerða, eins og "Vinsamlegast fyrir 7. nóvember."
Vel skrifuð efnislína, eins og sú hér að neðan, gefur mikilvægustu upplýsingarnar án þess að viðtakandinn þurfi einu sinni að opna tölvupóstinn. Þetta virkar sem hvetja sem minnir viðtakendur á fundinn þinn þegar þeir skoða pósthólfið sitt.
| Slæmt dæmi Gott dæmi |
|
| Efni: fundur | Subject: Fundur í PASSERELLE ferlinu - 09h 25 febrúar 2018 |
Haltu skilaboðum skýr og stutt
Tölvupóstur, eins og hefðbundin viðskipti bréf, verður að vera skýr og nákvæm. Haltu setningunum þínum stutt og nákvæm. Líkaminn í tölvupóstinum verður að vera bein og upplýsandi og innihalda allar viðeigandi upplýsingar.
Ólíkt hefðbundnum bréfum kostar það ekki meira að senda marga tölvupósta en að senda einn. Svo ef þú þarft að eiga samskipti við einhvern um ýmis efni skaltu íhuga að skrifa sérstakan tölvupóst fyrir hvert. Þetta skýrir skilaboðin og gerir viðmælanda þínum kleift að svara einu efni í einu.
| Slæmt dæmi | Gott dæmi |
| Efni: Endurskoðun á söluskýrslu
Hæ Michelin,
Þakka þér fyrir að senda þessa skýrslu í síðustu viku. Ég las hana í gær og finnst að 2. kafli krefjist nákvæmari upplýsinga um sölutölur okkar. Mér finnst líka að tónninn mætti vera formlegri.
Auk þess vildi ég upplýsa að ég hef boðað fund með almannatengsladeild um nýju auglýsingaherferðina núna á föstudaginn. Hún er klukkan 11:00 og verður í litla ráðstefnusalnum.
Vinsamlegast láttu mig vita ef þú ert laus.
Þakka þér fyrir,
Camille |
Efni: Endurskoðun á söluskýrslu
Hæ Michelin,
Þakka þér fyrir að senda þessa skýrslu í síðustu viku. Ég las hana í gær og finnst að 2. kafli krefjist nákvæmari upplýsinga um sölutölur okkar.
Ég held líka að tóninn gæti verið formlegri.
Gæti þú breytt því með þessum athugasemdum í huga?
Þakka þér fyrir vinnu þína!
Camille
(Camille sendir síðan annað netfang um PR fundinn.) |
Hér er mikilvægt að ná jafnvægi. Þú vilt ekki sprengja einhvern með tölvupósti og það er skynsamlegt að sameina nokkra tengda punkta í eina færslu. Þegar þetta gerist skaltu hafa það einfalt með tölusettum málsgreinum eða punktum og íhuga að „klippa“ upplýsingarnar niður í litlar, vel skipulagðar einingar til að gera þær auðveldari að melta þær.
Athugaðu líka að í góðu dæminu hér að ofan tilgreindi Camille hvað hún vildi að Michelin gerði (í þessu tilviki, breyttu skýrslunni). Ef þú hjálpar fólki að vita hvað þú vilt er líklegra að það gefi þér það.
Vertu kurteis
Fólk heldur oft að tölvupóstur geti verið minna formleg en hefðbundin bréf. En skilaboðin sem þú sendir eru spegilmynd af eigin fagmennsku þinni, gildi og athygli á smáatriðum eru mikilvæg, þannig að ákveðin formleg form er þörf.
Nema þú sért í góðu sambandi við einhvern skaltu forðast óformlegt orðalag, slangur, hrognamál og óviðeigandi skammstafanir. Emoticons geta verið gagnlegar til að skýra fyrirætlun þína, en það er best að nota þá aðeins með fólki sem þú þekkir vel.
Lokaðu skilaboðunum þínum með "Með kveðju," "Góðan dag / kvöld til þín" eða "Góð fyrir þig", allt eftir aðstæðum.
Viðtakendur geta valið að prenta tölvupóst og deila þeim með öðrum, svo vertu alltaf kurteis.
Athugaðu tóninn
Þegar við hittum augliti til auglitis notum við líkams tungumál, söngvari og andliti til að meta hvernig þau líða. Tölvupóstur frestar okkur þessar upplýsingar, sem þýðir að við vitum ekki hvenær fólk hafi misskilið skilaboðin okkar.
Auðvelt er að mistúlka orðaval þitt, lengd setninga, greinarmerki og hástafi án sjónrænna og hljóðrænna vísbendinga. Í fyrsta dæminu hér að neðan gæti Louise haldið að Yann sé svekktur eða reiður, en í raun og veru líður honum vel.
| Slæmt dæmi | Gott dæmi |
| Louise,
Ég þarf skýrsluna þína fyrir 17:XNUMX í dag, annars missi ég af frestinum mínum.
Yann |
Hæ Louise,
Þakka þér fyrir vinnu þína í þessari skýrslu. Gæti þú veitt mér útgáfuna þína fyrir 17 klukkustundir, svo ég missi ekki frestinn minn?
Með fyrirfram þökk,
Yann |
Hugsaðu um tilfinningalega "tilfinninguna" í tölvupóstinum þínum. Ef fyrirætlanir þínar eða tilfinningar kunna að verða misskilið skaltu finna minna óljós leið til að móta orðin.
prófarkalestur
Að lokum, áður en þú smellir á „Senda“, gefðu þér smá stund til að athuga tölvupóstinn þinn fyrir stafsetningar-, málfræði- og greinarmerkjavillur. Tölvupósturinn þinn er jafn stór hluti af faglegri ímynd þinni og fötin sem þú klæðist. Það er því illa farið að senda skilaboð sem innihalda villur í röð.
Meðan prófrýni stendur skaltu fylgjast með lengd tölvupóstsins. Fólk er líklegri til að lesa stuttar, nákvæmar tölvupóst en langar, ótengdar tölvupóstar, svo vertu viss um að tölvupósturinn þinn sé eins stuttur og mögulegt er, án þess að útiloka nauðsynlegar upplýsingar.
Helstu atriði
Flest okkar verjum góðum hluta dagsins kl lesa og semja tölvupósta. En skilaboðin sem við sendum geta verið ruglingsleg fyrir aðra.
Til að skrifa skilvirka tölvupóst skaltu spyrja þig fyrst ef þú ættir að nota þennan rás. Stundum getur verið betra að taka símann.
Gerðu tölvupóstin nákvæm og nákvæm. Sendu þá aðeins til fólks sem raunverulega þarf að sjá þau og tilgreina greinilega hvað þú vilt að viðtakandinn geri næst.
Mundu að tölvupósturinn þinn endurspeglar fagmennsku þína, gildi þín og athygli þína á smáatriðum. Reyndu að ímynda þér hvernig aðrir gætu túlkað tóninn í skilaboðum þínum. Vertu kurteis og athugaðu alltaf hvað þú hefur skrifað áður en þú ýtir á „senda“.
