Skipuleggðu og skipulagðu viðburði og fundi með Gmail í viðskiptum
Að skipuleggja viðburði og fundi er ómissandi hluti af starfi í fyrirtæki. Gmail fyrir fyrirtæki býður upp á eiginleika til að auðvelda skipulagningu og samhæfingu viðburða og tryggja þannig skilvirkt samstarf milli teyma.
Hellið skipuleggja viðburð, Gmail í viðskiptum gerir kleift að samþætta Google dagatalið beint. Notendur geta búið til viðburði, bætt við þátttakendum, stillt áminningar og jafnvel látið viðeigandi skjöl fylgja beint í boðinu. Að auki er hægt að skilgreina framboð til að forðast tímasetningarárekstra milli þátttakenda. Leitaraðgerðin gerir það einnig auðvelt að finna fljótt lausan rifa fyrir alla.
Gmail fyrir fyrirtæki gerir það einnig auðveldara að skipuleggja fundi með því að bjóða upp á myndfundaaðgerðir. Með Google Meet geta notendur haldið myndfundi með einum smelli úr pósthólfinu sínu, sem gerir þátttakendum kleift að taka þátt í fundinum án þess að þurfa að hlaða niður viðbótarhugbúnaði. Myndfundir eru áhrifarík leið til að leiða teymi saman og deila upplýsingum, sérstaklega þegar meðlimir eru að vinna í fjarvinnu.
Samræma þátttakendur og deila lykilupplýsingum
Þegar skipuleggja viðburði eða fundi er mikilvægt að samræma þátttakendur og deila viðeigandi upplýsingum með þeim. Gmail fyrir fyrirtæki gerir þetta auðvelt með því að leyfa þér að senda tölvupóst með öllum nauðsynlegum upplýsingum, svo sem dagsetningu, tíma, staðsetningu og dagskrá. Einnig er hægt að bæta við viðhengjum, svo sem kynningarskjölum eða fundargögnum.
Að auki geturðu notað svarmöguleikana sem eru innbyggðir í boð til að leyfa þátttakendum að svara, hafna eða stinga upp á öðrum tíma. Þessi svör eru sjálfkrafa uppfærð í dagatalinu þínu, sem gefur þér yfirsýn yfir mætingu á viðburðinn eða fundinn.
Til að auðvelda samvinnu skaltu íhuga að samþætta önnur verkfæri úr Google Workspace föruneytinu, eins og Google Docs, Sheets eða Slides. Þú getur búið til sameiginleg skjöl til að safna hugmyndum þátttakenda, fylgduframvindu verkefnisins eða vinna í rauntíma að kynningum. Með því að deila þessu efni beint í boðinu eða í eftirfylgnipósti geturðu tryggt að allir hafi það fjármagn sem þeir þurfa til að leggja sitt af mörkum til fundarins eða viðburðarins.
Fylgjast með og meta árangur funda og viðburða
Eftir að viðburður eða fundur hefur verið haldinn er skilvirk eftirfylgni nauðsynleg til að tryggja að markmiðum hafi verið náð og til að meta árangur fundarins. Gmail fyrir fyrirtæki býður upp á nokkra eiginleika til að hjálpa þér að stjórna þessum þáttum.
Í fyrsta lagi geturðu sent eftirfylgnitölvupósta til fundarmanna þakka þeim fyrir nærveruna, deila niðurstöðum eða ákvörðunum sem teknar eru og veita þeim upplýsingar um næstu skref. Þetta hjálpar til við að halda öllum við efnið og tryggir að markmið fundarins eða viðburðarins séu greinilega skilin.
Síðan geturðu notað verkefnastjórnunareiginleikana sem eru innbyggðir í Gmail og Google Workspace til að úthluta verkefnum til liðsmanna, setja tímamörk og fylgjast með framvindu verksins. Þetta tryggir að aðgerðir sem samþykktar voru á fundinum séu framkvæmdar og ábyrgð sé skýrt skilgreind.
Að lokum er mikilvægt að meta árangur funda og viðburða til að bæta skipulag þeirra og stjórnun í framtíðinni. Þú getur sent kannanir eða spurningalistar til þátttakenda fyrir athugasemdir þeirra og ábendingar. Með því að greina þessi svör muntu geta greint svæði þar sem þú getur gert umbætur og hámarka flæði framtíðarfunda og viðburða.
