כיצד לכתוב הודעות דוא"ל מקצועי

 

היום, הדוא"ל הוא הדרך הטובה ביותר לתקשר בקלות, מהירות ויעילות. עבור חילופי מקצועי, היא הדרך הנפוצה ביותר.

כדי לכתוב א דואר מקצועיאנו חייבים לכבד קריטריונים מסוימים, טיפים וכללים, אשר ננסה להסביר לך לאורך המאמר.

דוגמה של תוכנית הכתיבה עבור דוא"ל מקצועי 

לפעמים הדואר יכול להיות מסובך לנהל בהקשר מקצועי. תוכנית לעקוב לכתוב דוא"ל מקצועי חייב לשים לרשותו של הנמען כל האלמנטים הדרושים להיות קצר ומדויק.

כדי לכתוב דוא"ל מקצועי, תוכלו לאמץ את התוכנית הבאה:

• אובייקט ברור ומפורש
• נוסחת ערעור
• התחלה אשר חייבת למקם את ההקשר של התקשורת
• נוסחת אדיבות לסיום
• חתימה

בחר את הנושא של דוא"ל מקצועי

ההערכה היא כי איש מקצוע יכול לקבל בממוצע 100 מיילים ביום. לכן עליכם לבחור את נושא הדוא"ל שלכם כדי לעודד אותם לפתוח אותו. לשם כך, יש לפעול לפי כללים:

1 - כתיבת אובייקט קצר

על מנת להגדיל את קצב הפתיחה של הדוא"ל שלך, מומחים ממליצים להשתמש באופן אידיאלי בנושא של 50 תווים לכל היותר.

יש לך רק מקום מוגבל לכתוב את האובייקט שלך, לכן עליך לבחור אובייקט מסוים, תוך שימוש בפעולות פעולה הקשורות לתוכן הדוא"ל שלך.

בדרך כלל, אובייקטים ארוכים לקרוא גרוע על טלפונים חכמים, אשר הופכים יותר ויותר בשימוש על ידי אנשי מקצוע כדי לבדוק את הדוא"ל שלהם.

2 - התאמה אישית של נושא הדוא"ל שלך

אם ניתן, עליך לציין את השם והשם הפרטי של אנשי הקשר שלך ברמת האובייקט. זה אלמנט שיכול להגדיל את שיעור הפתיחה.

על ידי לשים את הפרטים של הנמען שלך ברמה של הנושא של הדוא"ל, הוא ירגיש מוערך ומוכר, אשר תעודד אותו לפתוח ולקרוא את הדוא"ל שלך.

הגוף של דוא"ל מקצועי 

כדי לכתוב דוא"ל מקצועי, רצוי לכתוב בבירור את הגוף של הדוא"ל שלך בלי לעזוב את הנושא והכל מבוסס על סטנדרטים מסוימים של סגנון ומצגת.

הקפד לכתוב דוא"ל קצר, עם משפטים קצרים ומדויקים כי ייתן נוחות יותר לנמען שלך.

הנה כמה דברים שכדאי לזכור: 

1 - השתמש בגופן קלאסי

מרבית שירותי הדואר האלקטרוני מאפשרים למשתמש לבחור את הגופן והסגנון של הטקסט. כשמדובר במייל עסקי, בחר גופן קלאסי כמו "Times New Roman" או "Arial".

לא מומלץ להשתמש בגופן דקורטיבי.

אנו ממליצים גם על:

• אמץ גודל גופן קריא
• הימנע מנטוי, הדגשה או צבעים
• לא לכתוב את כל הטקסט באותיות גדולות

2- כתיבת נוסחה טובה להתקשר

עבור דוא"ל מקצועי, עדיף כאמור לעיל כדי כתובת הנמען לפי שם, תוך כולל את הכותרת של הנימוס של האדם ואחריו שם המשפחה שלו.

3 - הצג את עצמך בפסקה הראשונה

אם אתה כותב למישהו בפעם הראשונה (לקוח חדש למשל), חשוב מאוד להציג את עצמך בקצרה להסביר את מטרת ההודעה שלך.

אתה יכול להקדיש מצגת קטנה אחת או שתיים.

4 - המידע החשוב ביותר בעדיפות

אחרי המצגת שלך, אנחנו הולכים לנקודה החשובה ביותר.

זה מאוד מעניין לצטט את המידע החשוב ביותר בתחילת הדוא"ל שלך. תוכלו לחסוך זמן הנמען על ידי הבהרת הכוונות שלך.

עליכם לתפוס את תשומת ליבו של הכתב שלכם ולהגיע ישר לעניין.

5 - השתמש באוצר מילים רשמי

מאז אתה כותב דוא"ל מקצועי, אתה צריך לעשות רושם טוב.

אנו ממליצים לך לכתוב משפטים שלמים בסגנון מנומס.

לא מומלץ להשתמש ב:

• מילות סלנג;
• קיצורים חסרי תועלת;
• סמלי הבעה או אמוג'ים;
• בדיחות;
• מילים גסות;

6 - בצע מסקנה מתאימה

כדי לסיים את הדוא"ל, עלינו לחשוב על החתימה להשתמש, על הטון לאמץ, ועל הנוסחה נימוס לבחור.

עלינו לזכור שתקשורת מקצועית נשארת א שפה מקודדת מאוד. חשוב מאוד לדעת את הכללים ולבחור את הנוסחה המתאימה לשימוש בסוף הדוא"ל.

הנוסחה המשמשת צריכה להיות מותאמת לאיכות המקבל שלה ואת ההקשר של חילופי.

לדוגמה, אם אתה מדבר עם מפקח או עם לקוח, אתה יכול להשתמש ב"ברכת שלום ", שהוא הביטוי המתאים ביותר. ואילו אם מדובר בקולגה, אנו יכולים לסיים את הדוא"ל שלנו בביטוי "סוף יום טוב!" "

לגבי החתימה, אתה יכול להגדיר את תוכנת הדוא"ל שלך באופן אוטומטי להוסיף חתימה אישית בסוף הודעות הדוא"ל שלנו.

כדי להיות יעיל, החתימה חייבת להיות קצרה:

• לא יותר מ -4 שורות;
• לא יותר מ -70 תווים בשורה;
• הזן את שם פרטי ושם משפחה, תפקידך, שם החברה, כתובת אתר האינטרנט שלך, מספר הטלפון והפקס שלך, ואולי קישור לפרופיל LinkedIn שלך או Viadeo;

דוגמה :

רוברט הולידיי

נציג החברה Y

http: /www.votresite.com

טלפון. : 06 00 00 00 00 / פקס: 06 00 00 00 00

נייד: 06 00 00 00 00

כמה ביטויים מנומסים:

• בלבביות;
• כל טוב ;
• כל טוב;
• בכבוד;
• ברכות לבביות ;
• כל טוב ;
• שלך,
• תענוג לראות אותך שוב;
• ברכות חמות ...

לאנשים שאנו מכירים טוב במיוחד, אנו יכולים להשתמש בנוסחאות לבביות כמו "היי", "חברות", "להתראות" ...

דוגמאות נוספות לנוסחאות קלאסיות:

• אנא קבל, אדוני / גברתי, את ביטוי רגשותיי הנכבדים;
• אנא קבל, אדוני / גברתי, את הבעת הברכה הלבבית שלי;
• אנא קבל, אדוני / גברתי, את הכבוד הטוב שלי;
• אנא קבל, אדוני / גברתי, את רגשותיי המכבדים והמסורים;
• אנא קבל, אדוני / גברתי, את ברכותיי הכנות;
• אנא קבל, אדוני / גברתי, את ביטוי התחשבותי הגבוהה ביותר;
• בכך שאתה מבקש ממך לקבל את מיטב הכבוד שלי;
• מודה לך על תשומת לבך לבקשתי;
• זכות לקבל, אדוני / גברתי, את המחווה של הכבוד העמוק שלי;
• בזמן שאתה ממתין לקרוא ממך, אנא קבל, אדוני / גברת, את הבטחת שיקולי הגבוה ביותר;
• בתודתי, אני מבקש שתמצא כאן, אדוני / גברתי, את ביטוי רגשותיי הנכבדים;

7-כלול קבצים מצורפים

לגבי קבצים מצורפים, אל תשכח ליידע את הנמען על ידי הזכרת אותם בגוף הדוא"ל שלך באדיבות.

זה מאוד מעניין לציין את הגודל ואת מספר הקבצים המצורפים שנשלחו אל הנמען.

פוקוס: הפירמידה הפוכה

לגבי מה שנקרא שיטה פירמידה הפוכה, הוא מורכב מתחיל את הטקסט של הדוא"ל המקצועי שלך עם המידע העיקרי של ההודעה שלך ולאחר מכן להמשיך עם מידע אחר בסדר יורד של חשיבות.

אך מדוע לאמץ שיטה זו?

בדרך כלל המשפט הראשון קורא טוב יותר משאר ההודעה. זה חייב להיות אטרקטיבי. על ידי אימוץ שיטת הפירמידה ההפוכה נוכל לתפוס את תשומת ליבו של הקורא ולגרום לו לרצות לקרוא את הדוא"ל עד הסוף.

בכל הנוגע לכתיבה, מומלץ להשתמש לכל היותר בארבע פסקאות, מ 3 לשורות 4 כל אחת, תוך התמקדות ברעיון ספציפי לכל פסקה.

אם ברצונך לאמץ שיטה זו, אנו ממליצים לך להשתמש ב:

• משפטים קצרים יחסית;
• קישור מילים לקישור המשפטים יחד;
• שפה שוטפת ומקצועית.

 

                                                    תזכורת 

 

כפי שהבנת, למייל מקצועי אין שום קשר למי שנשלח לחבר. יש כללים שחייבים להישמע להם עד תום.

1 - בזהירות לטפל בנושא

כפי שציינו בבירור, עליך לכתוב בצורה נכונה את שדה הנושא (או הנושא) של האימייל המקצועי שלך. זה צריך להיות תמציתי ומפורש. הנמען שלך חייב להבין מיד את תוכן האימייל שלך. לכן הוא יכול להחליט אם לפתוח אותו מיד או לקרוא אותו מאוחר יותר.

2 - להיות אדיב

כפי שהבנתם היטב, יש צורך להשתמש בנוסחאות של ברכה ונימוס בהקשר.

הנוסחאות צריך להיות קצר נבחר היטב.

3- לתקן שגיאות כתיב

קודם כל, אתה צריך לקרוא מחדש את הדוא"ל שלך ולוודא שלא שכחתם את כל המידע הדרוש, ולמה לא צריך מישהו אחר לקרוא את זה. זה מאוד מעניין לקבל את דעתו של אדם אחר.

כדי לתקן שגיאות כתיב ודקדוק, אנו ממליצים לך להעתיק ולהדביק את הדואר האלקטרוני שלך במעבד תמלילים ולבצע בדיקה אוטומטית. גם אם תוכנה זו לא לתקן את כל הפגמים, זה יכול לעזור לך. לחלופין, אתה יכול גם להשקיע בתוכנה תיקון מקצועי.

4 - חתום על האימייל שלך

חשוב מאוד להוסיף חתימה לדוא"ל המקצועי שלך. עליך למלא את הכללים המפורטים לעיל כדי לכתוב חתימה מקצועית.

על ידי אזכור של מידע שונים הקשורים לתפקוד שלך, החברה שלך ... הנמען שלך יהיה להבין במהירות עם מי הוא מתמודד.

5 - התאמה אישית של הדוא"ל שלך

אם זה בכלל, הדואר הוא פחות סביר לקרוא. עליך לגרום לנמען להרגיש שהדואר מופנה אליו בלבד. אז אתה צריך להתאים את האובייקט, ולבחור את הנוסחה לאמץ כדי להתחיל את הדוא"ל שלך.

אם מדובר במייל קבוצתי, חשוב ליצור רשימות שונות על פי מאפייני הנמענים שלכם, העדפותיהם, תחומי העניין שלהם ומיקומם. הפילוח של הנמענים שלך מאפשר לך להגדיל את קצב הפתיחה של הודעות הדוא"ל שלך.

6 - תן רוצה לפתוח את הדואר

בעת כתיבת דוא"ל מקצועי, עליך תמיד להפוך את הנמען רוצה לפתוח אותו. בדרך כלל, האובייקט הוא האלמנט הראשון שדוחף כתב לפתוח את האימייל שלך ולקרוא אותו. אז אתה צריך לתת יותר חשיבות האובייקט שלך, לרפא אותו ולהפוך אותו אטרקטיבי ככל האפשר.

באותו מובן, הראשון שני משפטים של הדוא"ל שלך צריך להפוך את הנמען רוצה להמשיך לקרוא. מומלץ לצטט את המידע החשוב ביותר בתחילת הדוא"ל שלך כדי להפעיל את הסקרנות של הכתב שלך.

7 - הימנע אובייקטים מטעה

אתה לא צריך להשתמש אובייקט מטעה כדי להגדיל את שיעור הפתיחה של הודעות הדוא"ל שלך.

אתה צריך לדעת כי הדוא"ל שלך מעביר את התמונה שלך (או של החברה שלך). לכן, חשוב מאוד להימנע אובייקטים פרובוקטיביים מטעה. האובייקט חייב להתאים לתוכן הדוא"ל שלך.

8 - שים את עצמך במקום של הקורא

אמפתיה היא מרכיב חשוב מאוד לקחת בחשבון. אתה צריך לשים את עצמך במקום הנמען שלך כדי לכתוב כראוי את נושא הדוא"ל שלך ולהפוך אותו למושך. אתה צריך לשים את עצמך בנעלי הכתב שלך ולפרט שורה של שאלות שהוא יכול לשאול את עצמו. מהתגובות תוכלו להתאים את כותרת הדוא"ל שלכם.

9 - השתמש בכתובת דוא"ל מקצועית

כתובות אישיות כגון lovelygirl @ ... או ג'נטלמן @ ... אסורות בהחלט. בהקשר של יחסים מקצועיים, אנו אף פעם לא פונים לשיח המשתמש בכתובת דואר אלקטרוני מסוג זה.

מומלץ להשתמש בכתובת דואר אלקטרוני מקצועית, או לכל הפחות כתובת אישית עם השם ושם המשפחה שלך.

דוא"ל מקצועי דורש תקשורת טובה מאוד, אוצר מילים מדויק, טקסט תמציתית, בקשה ברורה איות בלתי הפיך. על ידי אימוץ הכללים, עצות ועצות אנחנו רק מצוטט, אתה יכול לכתוב דוא"ל אטרקטיבי, אשר מיד לעניין את הנמען שלך לעורר עניין שלו.