אם אין לך שגרה ברורה בטיפול בדוא"ל שלך, הם יכולים במהירות להפוך למקור לאובדן זמן ניכר. מצד שני אם תעשה את מה שצריך ברמה הארגונית כדי לא לתת לעצמך לפלוש על ידי עשרות מיילים שלא נקראו. אז אתה יכול לשחרר את דעתך מכל אפשרות של פספוס של דוא"ל חשוב. במאמר זה מופיעים מספר פרקטיקות מוכחות. על ידי אימץ אותם, בוודאי תוכל לנהל את תיבת הדואר שלך בצורה הרבה יותר שלווה.
סווג אוטומטית או ידנית כל דוא"ל בתיקיה ייעודית או בתיקיות משנה.
זהו סוג השיטה שיאפשר לכם למיין במהירות את הדוא"ל לפי סדר החשיבות. אתה יכול לבחור לסווג את הדוא"ל שלך לפי נושא, לפי נושא, לפי תאריכי יעד. הדבר החשוב הוא לנצל את כולם התכונות של תיבת הדואר שלך כדי לנהל את הדואר שלך בצורה תפעולית לחלוטין. לאחר שיצרתם ספריה עם תיקיה ותיקיית משנה בהתאם למצב הארגון המתאים לכם. כל הודעה תהיה במקומה בתיבת הדואר שלך כמו כל קובץ נייר על שולחן העבודה שלך. לכן, ברגע שחלף הרגע לעיבוד המיילים שלך, תוכל להתרכז 100% בשאר עבודותיך.
תכנן זמן מסוים לעיבוד הדוא"ל שלך
כמובן שעליכם להישאר מגיבים ולהיות מסוגלים לעבד הודעות שמחכות לתגובה מיידית מכם. להמשך, תכנן את הרגעים הרלוונטיים ביותר, כדי להתמודד עם המיילים שלך באופן עקבי. התחל בהכנת כל האלמנטים הדרושים לעיבוד העבודה שלך. קבצי נייר, מהדק, מדפסות, הכל חייב להיות שימושי כדי להקל על הריכוז המרבי. לא משנה מתי תבחרו. כעת, כאשר תיבת הדואר שלך מסודרת כמו מרכז מיון דואר, יש לך אפשרות לעבד את הדוא"ל שלך ברוגע ביעילות ובמהירות.
נקה את תיבת הדואר שלך על ידי מחיקת כל עלוני החדשות המיותרים
האם תיבת הדואר שלך מועברת ללא הפסקה עלוני מידע או פרסומות לא מעניינים? הקפד לפטור את תיבת הדואר שלך מכל העלונים האלה שנראים יותר כמו דואר זבל מכל דבר אחר. עליך לבטל באופן שיטתי את הרישום לכל רשימות התפוצה האלה שלא מביאות לך שום דבר קונקרטי ואשר יכול להפוך במהירות פולשניות יותר. אתה יכול להשתמש בכלים כמו Cleanfox ou גלה אותי בצע את הצורך בכמה לחיצות. מבלי לקחת לך בוקר, סוג זה של פתרונות יעזור לך מאוד לשים סוף לכל הזיהום הדיגיטלי הזה. ניתן לעבד אלפי מיילים במהירות יחסית.
הגדר תגובה אוטומטית
בקרוב תצאו לחופשה הרבה זמן. פרט שאסור להתעלם ממנו, הפעיל את התשובה האוטומטית של תיבת הדואר שלך. זה משהו חשוב כדי שכל האנשים איתם אתה מתכתב באופן מקצועי באמצעות הדוא"ל יודיעו היטב על היעדרותך. אי הבנות רבות אפשריות כאשר לקוח או ספק מאבד את הסבלנות, מכיוון שהודעות אלה נותרות ללא מענה. ניתן להימנע מכך בקלות באמצעות הודעה קצרה שתישלח אוטומטית במהלך החופשה. אתה רק צריך לציין את תאריך חזרתך מהחופשה ומדוע לא דוא"ל של עמית במידת הצורך.
מזג את מספר הדוא"ל שאתה שולח בעותק
באופן שיטתי באמצעות אימיילים שנשלחים בהעתקת פחמן (CC) ובהעתק פחמן בלתי נראה (CCI) יכול ליצור במהירות חילופי דברים אינסופיים. אנשים שהיו אמורים לקבל את הודעתך רק למידע, דורשים כעת בירור. אחרים תוהים מדוע קיבלו את ההודעה הזו ותופסים אותה בצדק כבזבוז זמן. כשאתה עושה את הבחירה להכניס מישהו לולאה, וודא שהבחירה שלך באמת רלוונטית. יש להימנע מהודעות שנשלחות למישהו בכל דרך שהיא.
זכור שלדוא"ל יכול להיות ערך חוקי
ככל האפשר לשמור את כל הדוא"ל שלך, יש להם את כוח ההוכחה, במיוחד לבית הדין התעשייתי. הודעה אלקטרונית אם היא מוסמכת באותו ערך חוקי כמו מכתב שהיית כותב ביד. אבל היזהר, אפילו הודעה פשוטה נשלח בלי לחשוב לעמית או ללקוח יכולות להיות השלכות חמורות. אם לקוח מוכיח, לדוא"ל יש את התמיכה, שלא כיבדת את התחייבויותיך מבחינת מסירה או אחרת. תצטרך לשאת בתוצאות על העסק שלך ועל עצמך. במחלוקות מסחריות כמו בבתי הדין התעשייתיים נאמר כי ההוכחה היא "חופשית". כלומר, השופט הוא זה שיחליט ושעדיף לסווג בזהירות את המיילים שלו מאשר להכניס אותם לפח.
