תבנית מכתב: בקש החזר הוצאות מקצועיות

פרטים ומכתב דגם בחינם להחזר הוצאות המקצועיות שלך. כולם מוציאים משימות שלך. לצרכים ולפעילויות של העסקים שלך באחריותו. דיני העבודה קובעים, בין אם בהצגת מסמכים תומכים ובין אם בצורה של קצבאות בתעריף אחיד, כי יוחזר לכם הסכומים שהקדמתם. עם זאת, הליך הטיפול יכול לפעמים להיות כואב ולוקח זמן. לפיכך, עליכם לארגן את עצמכם ולוודא כי תקבלו את כספכם בחזרה. אין סיכוי קטן שאחרים ידאגו לך עבורך.

מהם סוגי ההוצאות העסקיות השונות?

במהלך עבודתך, אתה עלול להיות מחויב לעמלות מקצועיות מעת לעת. אלה ההוצאות הדרושות שעליך להקדים במהלך ביצוע חובותיך ואשר קשורות לביצוע הפעילות שלך. רוב דוחות ההוצאות הללו הם באחריות החברה.

ההוצאות המקצועיות כביכול יכולות לקחת היבטים שונים, והחשובים שבהם הם:

• עלויות הובלה: בנסיעה במטוס, ברכבת, באוטובוס או במונית לשליחות או לפגישה מקצועית;
• עלויות קילומטראז: אם העובד משתמש ברכב משלו לנסיעת עסקים (מחושב לפי סולם קילומטראז 'או לילות במלון);
• עלויות קייטרינג: לארוחות צהריים עסקיות;
• עלויות ניידות מקצועית: צמודות לשינוי העמדה המוביל לשינוי במקום המגורים.

יש גם :

• עלויות תיעוד,
• עלויות לבוש,
• עלויות לינה
• עלויות עבודה ברשת,
• עלויות השימוש בכלי ICT (טכנולוגיות מידע ותקשורת חדשות),

כיצד מתבצע החזר ההוצאות המקצועיות?

לא משנה מה אופי ההוצאות שנגרמו, התנאים להחזר ההוצאות יכולים להתקיים בשתי צורות. או שנקבע להם בחוזה העבודה, או שהם חלק מנוהג בחברה.

התשלום יכול להתבצע באמצעות החזר ישיר של העלויות בפועל, כלומר כל התשלומים שהוצאו. אלה נוגעים לעלויות עבודת הטלוויזיה, לשימוש בכלי ICT, לניידות מקצועית או לעלויות של עובדים המוצבים בחו"ל. ככזה, העובד מעביר את דוחות ההוצאות השונים שלו למעסיקו. מקפידים לשמור עליהם לפחות שלוש שנים.

ייתכן גם שתשלם לך פיצוי בתעריף אחיד מדי פעם או תקופתי. שיטה זו מאומצת עבור עלויות חוזרות, למשל, עבור סוכן מסחרי. במקרה זה, האחרון אינו מחויב להצדיק את הוצאותיו. התקרות נקבעות על ידי מינהל המס ומשתנות בהתאם לאופי העלויות (ארוחות, הובלה, מגורים זמניים, פינוי, קצבאות קילומטראז). עם זאת, אם חורגים מהמגבלות, המעסיק רשאי לדרוש את המסמכים התומכים שלך. יש לציין כי דירקטורי חברות אינם זכאים לקצבה קבועה זו.

תהליך התביעה להחזר הוצאות מקצועיות

ככלל, החזר ההוצאות המקצועיות שלך יבוצע לאחר הגשת המסמכים התומכים למחלקת הנהלת חשבונות או למנהל משאבי אנוש. היתרה תופיע בדרך כלל בתלוש המשכורת הבא שלך והסכום יועבר לחשבונך.

לרשותכם 3 שנים לספק הוכחה להוצאות המקצועיות שלכם וכך לקבל החזר כספי. מעבר לתקופה זו, הבוס שלך כבר לא מחויב לשלם להם. אם בטעות או בשכחה או מכל סיבה שהיא איננו מחזירים את כספך. עדיף באמת להתערב במהירות על ידי שליחת מכתב בקשת החזר לעסק שלך.

כדי לעזור לך, הנה שתי מכתבים לדוגמא שתגיש את בקשתך. כך או כך. מעל לכל, הקפידו לצרף את המסמכים התומכים המקוריים ולשמור לעצמכם עותקים.

דוגמא למכתב לבקשה רגילה להחזר הוצאות מקצועיות

שם משפחה עובד שם פרטי
כתובת
מיקוד

חברה ... (שם החברה)
כתובת
מיקוד

                                                                                                                                                                                                                      (עיר), בתאריך ... (תאריך),

נושא: בקשה להחזר הוצאות מקצועיות

(אדוני), (גברתי),

בעקבות ההוצאות שהוצאו במהלך המשימות האחרונות שלי. ועכשיו מעוניין ליהנות מההחזר של ההוצאות המקצועיות שלי. אני שולח לך בזאת את הרשימה המלאה של תשלומי בהתאם לנוהל.

אז עשיתי נסיעה מ _____ (מקום המוצא) ל- _____ (מקום היעד של נסיעות עסקים) מ ________ ל- _____ (תאריך נסיעה) כדי להשתתף בכמה כנסים חשובים לפיתוח החברה שלנו. לקחתי שם מטוס וחזרתי במהלך הנסיעה ועשיתי כמה נסיעות במונית.

להוצאות אלו מתווספות הוצאות הלינה והארוחה שלי במלון. מסמכים תומכים המעידים על כל התרומות שלי מצורפים לבקשה זו.

בהמתנה לתגובה חיובית ממך, אני מבקש שתקבל, אדוני, את ברכותיי המכבדות.

 

                                                                        חתימה

דוגמא למכתב המבקש החזר הוצאות מקצועיות במקרה של סירוב מצד המעסיק

שם משפחה עובד שם פרטי
כתובת
מיקוד

חברה ... (שם החברה)
כתובת
מיקוד

                                                                                                                                                                                                                      (עיר), בתאריך ... (תאריך),

 

נושא: תביעה להחזר הוצאות מקצועיות

 

מסייה לה דירקטור,

במסגרת תפקידי נאלצתי לערוך מספר נסיעות עסקים לחו"ל. כעובד נסעתי ל [יעד] למשך 4 ימים למשימות ספציפיות הקשורות לתפקידי.

באישור ממנהל הקו שלי, נסעתי ברכב שלי. נסעתי בסך הכל [מספר] קילומטרים. לכך יש להוסיף את עלות הארוחות ומספר לילות במלון, בסכום כולל של [סכום] יורו.

החוק קובע כי על ההוצאות המקצועיות הללו לשאת החברה. עם זאת, למרות העובדה שכל המסמכים התומכים הדרושים נמסרו למחלקת הנהלת החשבונות עם שובי, עדיין לא קיבלתי את התשלום הקשור עד היום.

זו הסיבה שבגללה אני מבקש ממך להתערב כדי שאוכל לקבל החזר בהקדם האפשרי. תמצא עותק של כל החשבוניות המצדיקות את בקשתי.

בזמן שאתה מודה לך מראש על עזרתך, אנא קבל, אדון המנהל, את הבטחת שיקולי הגבוה ביותר.

 

                                                                       חתימה

להורדה "דוגמה למכתב לבקשה רגילה להחזר הוצאות מקצועיות"