העובד הצרפתי הממוצע מבלה כרבע מהשבוע עובר על מאות מיילים שהם שולחים ומקבלים מדי יום.
עם זאת, למרות העובדה שאנחנו תקועים בתיבת הדואר שלנו חלק נכבד מזמננו, רבים מאיתנו, אפילו המקצוענים ביותר, עדיין לא יודעים להשתמש ב לשלוח דוא"ל כראוי.
למעשה, בהתחשב בהיקף ההודעות שאנו קוראים וכותבים מדי יום, אנו נוטים יותר לעשות טעויות מביכות, אשר יכולות להיות השלכות עסקיות חמורות.
במאמר זה, הגדרנו את הכללים החיוניים ביותר "cybercourt" לדעת.
כלול שורת נושא ברורה וישירה
דוגמאות לשורת נושא טובה כוללות "תאריך פגישה שונה", "שאלה מהירה לגבי המצגת שלך" או "הצעות להצעה".
לעתים קרובות אנשים מחליטים לפתוח אימייל על סמך שורת הנושא, לבחור אחד שיאפשר לקוראים לדעת שאתה מטפל בדאגותיהם או בבעיות העבודה שלהם.
השתמש בכתובת דוא"ל מקצועית
אם אתה עובד בחברה, עליך להשתמש בכתובת הדוא"ל של החברה שלך. אבל אם אתה משתמש בחשבון אימייל אישי, בין אם אתה עצמאי או אוהב להשתמש בו מדי פעם לצורך התכתבות עסקית, עליך להיות זהיר בבחירת כתובת זו.
תמיד צריכה להיות לך כתובת אימייל עם השם שלך כך שהנמען יידע בדיוק מי שולח את המייל. לעולם אל תשתמש בכתובת דואר אלקטרוני שאינה מתאימה לעבודה.
חשוב פעמיים לפני שתלחץ על "השב לכולם"
אף אחד לא רוצה לקרוא אימיילים של 20 אנשים שאין להם שום קשר אליהם. התעלמות ממיילים יכולה להיות קשה, מכיוון שאנשים רבים מקבלים הודעות על הודעות חדשות בטלפון החכם שלהם או הודעות קופצות שמסיחות את הדעת על מסך המחשב. הימנע מללחוץ על "השב לכולם" אלא אם אתה חושב שכולם ברשימה צריכים לקבל את המייל.
כלול בלוק חתימה
ספק לקורא שלך מידע על עצמך. בדרך כלל, כלול את שמך המלא, התואר, שם החברה ופרטי התקשרות, כולל מספר טלפון. אתה יכול גם להוסיף קצת פרסום לעצמך, אבל אל תגזים עם אמירות או איורים.
השתמש באותו גופן, גודל וצבע כמו שאר האימייל.
השתמש ברכות מקצועי
אל תשתמש בביטויים סתמיים ודיבוריים כגון "שלום", "היי!" או "מה שלומך?".
הטבע הרגוע של הכתבים שלנו לא צריך להשפיע על ברכה בדוא"ל. "היי!" הוא ברכה מאוד פורמלי ובאופן כללי, זה לא אמור לשמש במצב עבודה. השתמש "שלום" או "ערב טוב" במקום.
השתמש בסימני קריאה במשורה
אם תבחר להשתמש בסימן קריאה, השתמש רק באחד כדי להביע את ההתלהבות שלך.
אנשים לפעמים נסחפים ושמים מספר סימני קריאה בסוף המשפטים שלהם. התוצאה עלולה להיראות רגשית או לא בוגרת מדי, יש להשתמש בסימני קריאה במשורה בכתב.
היזהר בהומור
הומור יכול בקלות ללכת לאיבוד בתרגום ללא הטון והבעות הפנים הנכונות. בשיחה עסקית, עדיף להשאיר הומור מחוץ לאימיילים אלא אם כן אתה מכיר היטב את הנמען. כמו כן, משהו שאתה חושב שהוא מצחיק אולי לא מתאים למישהו אחר.
דעו שאנשים מתרבויות שונות מדברים וכותבים אחרת
תקשורת שגויה יכולה להתעורר בקלות עקב הבדלים תרבותיים, במיוחד בצורה הכתובה כאשר איננו יכולים לראות את שפת הגוף של זה. התאימו את המסר שלכם לרקע התרבותי או לרמת הידע של הנמען.
זה טוב לזכור כי תרבויות הקשר מאוד (יפנית, ערבית או סינית) רוצה להכיר אותך לפני עושה עסקים איתך. כתוצאה מכך, זה עשוי להיות שכיח עבור העובדים במדינות אלה להיות אישי יותר בכתיבה שלהם. מצד שני, אנשים מתרבויות הקשר נמוך (גרמנית, אמריקנית או סקנדינבית) מעדיפים ללכת מהר מאוד לעניין.
השב למיילים שלך, גם אם המייל לא נועד עבורך
קשה להשיב לכל המיילים שנשלחו אליך, אבל כדאי לנסות. זה כולל מקרים שבהם האימייל נשלח אליך בטעות, במיוחד אם השולח מצפה לתגובה. תשובה אינה הכרחית, אבל היא נימוס טוב בדוא"ל, במיוחד אם אותו אדם עובד באותה חברה או תעשייה כמוך.
הנה דוגמה לתגובה: "אני יודע שאתה עסוק מאוד, אבל אני לא חושב שרצית לשלוח לי את המייל הזה. ורציתי ליידע אותך כדי שתוכל לשלוח את זה לאדם הנכון. »
סקור כל הודעה
הטעויות שלך לא יישאר מעיניהם של נמעני הדואר האלקטרוני שלך. ובהתאם לנמען, אתה עשוי להישפט על כך.
אל תסתמך על בודקי איות. קרא וקרא שוב את הדואר שלך מספר פעמים, רצוי בקול רם, לפני שליחתו.
הוסף את כתובת האימייל אחרון
הימנע מלשלוח בטעות מייל לפני שסיימת לכתוב אותו ולתקן את ההודעה. גם בעת תשובה להודעה, כדאי להסיר את כתובת הנמען ולהכניס אותה רק כאשר אתה בטוח שההודעה מוכנה לשליחה.
ודא שבחרת את הנמען הנכון
עליך להיות זהיר מאוד בעת הקלדת שם מפנקס הכתובות שלך בשורת "אל" של האימייל. קל לבחור את השם הלא נכון, מה שיכול להיות מביך עבורך ועבור האדם שמקבל את המייל בטעות.
השתמש בגופנים קלאסיים
לקבלת התכתבות מקצועית, תמיד לשמור על הגופנים שלך, צבעים וגדלים סטנדרטיים.
הכלל הבסיסי: הודעות הדוא"ל שלך צריך להיות קל עבור אנשים אחרים לקרוא.
ככלל, עדיף להשתמש בכתב של 10 או 12 נקודות ובגופן קל לקריאה, כגון Arial, Calibri או Times New Roman. כשזה מגיע לצבע, שחור הוא הבחירה הבטוחה ביותר.
לפקוח עין על הטון שלך
בדיוק כמו בדיחות אבודות בתרגום, ההודעה שלך יכול להיות במהירות mispretpreted. זכור כי המראיין שלך אין את הרמזים הקוליים ואת הבעות הפנים הם היו מקבלים בדיון אחד על אחד.
כדי להימנע מאי הבנה כלשהי, מומלץ לקרוא את ההודעה בקול רם לפני שתלחץ על שלח. אם זה נראה לך קשה, זה ייראה קשה עבור הקורא.
לקבלת התוצאות הטובות ביותר, הימנע משימוש במילים שליליות לחלוטין ("כישלון", "רע" או "שמתעלמים") ותמיד אמור "בבקשה" ו"תודה".
