読むために書く
同僚から、XNUMX時間以内に開催された会議についてメールが届きました。 電子メールには、重要なプロジェクトの一環として、提示する必要のある重要な情報が含まれているはずです。
しかし、問題があります。電子メールの記述がひどいため、必要なデータが見つかりません。 スペルミスや不完全な文章があります。 段落が非常に長くて混乱しているため、必要な情報を見つけるのにかかる時間のXNUMX倍の時間がかかります。 その結果、あなたは会議の準備ができておらず、期待したほどうまくいきません。
これに似た状況に直面したことがありますか？ 情報が溢れる世界では、明確、簡潔、効果的にコミュニケーションをとることが不可欠です。 人々は本の長さの電子メールを読む時間がなく、構成が不十分で有用な情報がいたるところに散らばっている電子メールを解釈する忍耐力がありません。
あなたのプラス ライティングスキル 上司、同僚、クライアントなど、周りの人に良い印象を与えることができます。 あなたはこれらの良い印象があなたをどこまで連れて行くかを決して知りません。
この記事では、ライティングスキルを向上させ、一般的なミスを回避する方法について説明します。
対象読者と形式
明確に書くための最初のステップは、適切なフォーマットを選択することです。 非公式のメールを送信する必要がありますか？ 詳細なレポートを書きますか？ または正式な手紙を書きますか？
フォーマットは、聴衆とともに、あなたの「書く声」、つまり、トーンがどれほどフォーマルまたはリラックスすべきかを定義します。 たとえば、潜在的なクライアントに電子メールを書いている場合、それは友人への電子メールと同じトーンである必要がありますか？
間違いありません。
誰があなたのメッセージを読むかを特定することから始めます。 上級管理職、チーム全体、または特定のファイルに取り組んでいる小グループ向けですか？ あなたが書くすべてにおいて、あなたの読者、または受信者は、あなたの口調とコンテンツの側面を定義する必要があります。
構成とスタイル
何を書いているのか、誰のために書いているのかがわかったら、書き始める必要があります。
空白の白いコンピュータ画面は、しばしば威圧的です。 始め方がわからないので行き詰まりやすいです。 ドキュメントを作成およびフォーマットするための次のヒントを試してください。
- あなたの聴衆から始めましょう：読者はあなたが彼らに言ったことについて何も知らないかもしれないことを覚えておいてください。 彼らは最初に何を知っておくべきですか？
- 計画を作成します。：これは、レポート、プレゼンテーション、スピーチなど、より長いドキュメントを作成する場合に特に便利です。 アウトラインは、どのステップをどの順序で実行するかを識別し、タスクを管理可能な情報に分割するのに役立ちます。
- 少し共感してみてください：たとえば、潜在的な顧客向けの販売メールを作成している場合、なぜ彼らはあなたの製品や売り込みを気にする必要があるのでしょうか。 彼らにとってのメリットは何ですか？ 常に聴衆のニーズを忘れないでください。
- 修辞三角形を使う：誰かに何かをするように説得しようとしている場合は、人々があなたに耳を傾けるべき理由を説明し、聴衆を引き付ける方法であなたの主張を伝え、合理的かつ首尾一貫した方法で情報を提示してください。
- メインテーマを特定する：メッセージのメインテーマを定義するのが難しい場合は、自分の立場を説明するために15秒残っているふりをしてください。 あなたは何を言っていますか ？ これはおそらくあなたのメインテーマです。
- 平易な言葉を使う：科学論文を書いているのでない限り、通常は単純でわかりやすい言葉を使うのが最善です。 人々を感動させるためだけに長い言葉を使わないでください。
Structure
あなたの文書はできるだけユーザーフレンドリーであるべきです。 テキストを区切るには、できる限りタイトル、字幕、箇条書き、および番号を使用してください。
結局のところ、読みやすいものは何でしょうか。長い段落でいっぱいのページ、またはセクションの見出しと箇条書きの短い段落に分割されたページですか。 スキャンしやすいドキュメントは、長くて密度の高い段落を持つドキュメントよりも頻繁に読み取られます。
見出しは読者の注意を引く必要があります。 質問は読者の興味と好奇心を維持するのに役立つため、特に広告コピーでは、質問を使用することをお勧めします。
電子メールやプロポーザルでは、この記事にあるような短く事実に近いタイトルと字幕を使用してください。
グラフィックを追加することはまたあなたのテキストを分ける賢い方法です。 これらの視覚的支援は、読者がコンテンツに注意を向け続けることを可能にするだけでなく、重要な情報をテキストよりもはるかに早く伝達することを可能にする。
文法エラー
あなたはおそらくあなたの電子メールの間違いがあなたの仕事を専門的でないように見せることを知っているでしょう。 自分でスペルチェッカーを取得し、可能な限りスペルを修正することで、重大なミスを回避することが不可欠です。
よく使われる単語の例をいくつか示します。
- 送信/送信/送信します
「送る」という動詞は、最初のグループの動詞であり、「eを送る」という単数形の「私が送る」の最初の人に常に書くでしょう。 「e」が付いていない「出荷」は名前（「出荷」）であり、複数の場合があります：「出荷」。
- 私はあなたに加わります/私はあなたに加わります
「私はあなたに参加します」と常に「s」と書きます。 "ジョイント"と "t"は、三人称単数の "彼が加わる"の活用です。
- 締め切り/締め切り
「バンパー」が女性的な名前に付けられていても、誘惑に屈してはいけません、そして常に「e」なしで「バンパー」を書いてください。
- おすすめ／おすすめ
英語で「推奨」を「e」と書くのであれば、フランス語では常に「推奨」を「a」と書く。
- あり/あり/あり/あり
質問式にユーフォニックな「t」を追加して、発音を容易にし、XNUMXつの母音が連続するのを防ぎます。 したがって、「そこにある」と書きます。
- の観点から/の観点から
"s"なしで "の観点から"書くことは決してありません。 この表現の使用には、実際には常にいくつかの「用語」があります。
- のうちの
「s」で終わる「except」という言葉に誤解されないように注意してください。 「間」に「s」を書くことはありません。 それは前置詞であり、それは不変です。
- 賛成/賛成
「同意されたとおり」という女性の名前に付けられていても常に不変であり、「e」をとることはありません。
- メンテナンス/サービス
名前と動詞を混同しないでください。 「t」のない「面接」という名前は、交換または「就職面接」を表します。 単数形の「維持する」の3人称の動詞は、何かを維持するという行動をとるときに使用されます。
読者の中には、スペルや文法が完全ではない人もいます。 あなたがこれらの間違いを犯しても彼らは気付かないかもしれません。 しかし言い訳としてこれを使用しないでください：気づく人々、特に上級管理職、が通常あります！
このため、あなたが書くものはすべて、すべての読者にとって許容できる品質でなければなりません。
検証
優れた校正の敵はスピードです。 多くの人がメールを急いで読みますが、それがエラーを見逃す方法です。 次の手順に従って、作成した内容を確認してください。
- ヘッダーとフッターを確認してください：人々はしばしばそれらを無視してテキストだけに焦点を合わせます。 ヘッダーが大きく太字であるからといって、エラーがないわけではありません。
- メールを声に出して読む：これはあなたを遅くすることを強制します、それはあなたがエラーを検出する可能性がより高いことを意味します。
- 読みながらテキストをたどるには指を使ってそれはあなたが減速するのに役立ちますもう一つのことです。
- テキストの最後から始めてください：文を最後から最初まで読み直すと、内容ではなくエラーに集中できます。
