Мақсатыңызға бейімделген стандартты үлгіні анықтаңыз

Бизнесте қолданылатын әртүрлі стандартты электрондық пошта есеп үлгілері бар. Есептің мақсатына негізделген дұрыс пішімді таңдау хабарламаңызды анық және тиімді жеткізу үшін маңызды.

Апталық немесе айлық есеп сияқты тұрақты мониторинг есебі үшін негізгі сандар (сатылым, өндіріс және т.б.) бар кесте құрылымын таңдаңыз.

Бюджет немесе ресурс сұрауы үшін кіріспе, егжей-тегжейлі қажеттіліктер, дәлел және қорытынды бар бөліктерге бөлінген файлды жазыңыз.

Шұғыл әрекет етуді қажет ететін дағдарыс жағдайында проблемаларды, салдарларды және әрекеттерді бірнеше таң қалдыратын сөйлемдермен тізімдеу арқылы тікелей және күшті стильге ставка жасаңыз.

Қандай үлгі болса да, оқуды жеңілдету үшін интертитрлер, таңбалар, кестелер бар пішімдеуге назар аударыңыз. Төмендегі нақты мысалдар кәсіби және тиімді электрондық пошта есептері үшін әрбір жағдай үшін ең жақсы пішімді таңдауға көмектеседі.

Кесте түріндегі тұрақты мониторинг есебі

Тұрақты мониторинг есебі, мысалы, ай сайынғы немесе апталық, негізгі деректерді бөлектейтін анық және синтетикалық құрылымды талап етеді.

Кестелердегі пішім маңызды көрсеткіштерді (сатылым, өндіріс, айырбастау жылдамдығы және т.б.) бірнеше секунд ішінде ұйымдастырылған және оқылатын түрде көрсетуге мүмкіндік береді.

Кестелеріңізді дәл атаңыз, мысалы, «Онлайн сатылымның эволюциясы (айлық айналым 2022)». Бірліктерді атап өтуді ұмытпаңыз.

Хабарды күшейту үшін графика сияқты көрнекі элементтерді қосуға болады. Деректер дұрыс және есептеулер дұрыс екеніне көз жеткізіңіз.

Әрбір кестені немесе графикті 2-3 сөйлеммен негізгі тенденциялар мен қорытындыларды талдайтын қысқаша түсіндірмені сүйемелдеңіз.

Кесте пішімі алушыға маңызды ақпаратты жылдам оқуды жеңілдетеді. Бұл негізгі деректердің жиынтық көрсетілімін қажет ететін тұрақты мониторинг есептері үшін өте қолайлы.

Дағдарыс жағдайында әсер ететін электрондық пошта

Тез әрекет етуді қажет ететін төтенше жағдайда қысқа, өткір сөйлемдер түріндегі баяндаманы таңдаңыз.

Мәселені басынан бастап хабарлаңыз: «Біздің сервер шабуылдан кейін істен шықты, біз желіден тыс». Содан кейін әсерді егжей-тегжейлі сипаттаңыз: жоғалған айналым, зардап шеккен тұтынушылар және т.б.

Содан кейін залалды шектеу үшін жасалған әрекеттерді және дереу жүзеге асырылатын әрекеттерді тізімдеңіз. Маңызды сұрақпен немесе сұраумен аяқтаңыз: «Қызметті 48 сағат ішінде қалпына келтіру үшін қосымша ресурстарға сене аламыз ба?»

Дағдарыс жағдайында қиындықтар, салдарлар және жауаптар туралы бірнеше тікелей сөйлемдермен жылдам хабарлау маңызды. Сіздің хабарламаңыз қысқа және жұмылдырғыш болуы керек. Төтенше электрондық пошта хабарының осы түрі үшін ең тиімді стиль.

 

XNUMX-мысал: Толық айлық сату есебі

Мадам,

Төменде наурыз айындағы сатылымдар туралы егжей-тегжейлі есеппен танысыңыз:

  1. Дүкенде сату

Дүкендегі сатылымдар өткен аймен салыстырғанда 5%-ға төмендеп, 1 250 000 еуроға жетті. Міне, бөлім бойынша эволюция:

  • Тұрмыстық техника: айналымы € 550 000, тұрақты
  • DIY бөлімі: €350 000 айналымы, 3% төмендеді
  • Бақша бөлімі: айналымы 300 000 еуро, 15% төмендеді
  • Асхана бөлімі: 50 000 еуро айналымы, 10% жоғары

Бау-бақша бөлімінің құлдырауын осы айдағы ауа райының қолайсыздығымен түсіндіреді. Асхана бөліміндегі жігерлендіретін өсуді ескеріңіз.

  1. Онлайн сатылымдар

Біздің веб-сайттағы сатылымдар €900 000 деңгейінде тұрақты. Ұялы телефонның үлесі онлайн сатылымның 35%-ға дейін өсті. Жиһаз бен безендіру сатылымы біздің көктемгі жаңа топтамамыздың арқасында күрт өсті.

  1. Маркетингтік әрекеттер

Әжелер күніне арналған электрондық пошта науқанымыз асхана бөлімінде 20 000 еуроның қосымша айналымын тудырды.

Интерьер дизайны бойынша әлеуметтік желілердегі әрекеттеріміз де осы сегменттегі сатылымдарды арттырды.

  1. қорытынды

Дүкендердің аздап құлдырауына қарамастан, электрондық коммерция және мақсатты маркетингтік операциялар негізінде біздің сатылымдарымыз тұрақты болып қала береді. Біз бау-бақша бөліміндегі маусымдық құлдырауды өтеу үшін безендіру және жиһаз бойынша күш-жігерімізді жалғастыруымыз керек.

Мен кез келген түсініктеме алу үшін сіздің қолыңыздамын.

Құрметпен,

Жан Дюпон сатушы Шығыс секторы

Екінші мысал: Жаңа өнім желісін іске қосу үшін қосымша бюджеттік өтінім

 

ханым бас директор,

2024 жылдың маусым айына жоспарланған жаңа өнім ассортиментін іске қосу аясында сізден қосымша бюджет сұрау құрметіне ие болдым.

Бұл стратегиялық жоба біздің ұсынысымызды 20 қосымша анықтама ұсына отырып, сұраныс жылына 15%-ға өсетін органикалық өнімдердің серпінді сегментіне кеңейтуге бағытталған.

Бұл ұшырудың сәтті болуына кепілдік беру үшін қосымша ресурстарды жұмылдыру маңызды. Міне, менің сандық ұсыныстарым:

  1. Команданы уақытша күшейту:
  • Қаптаманы және техникалық құжаттаманы аяқтау үшін 2 ай ішінде 6 толық уақытты әзірлеушілерді жалдау (құны: € 12000 XNUMX)
  • Веб-науқанға 3 айға цифрлық маркетинг агенттігін қолдау (8000€)
  1. Маркетингтік науқан:
  • Әлеуметтік желілердегі жарияланымдарымызға демеушілік жасау үшін БАҚ бюджеті (5000 €)
  • Электрондық хаттарды жасау және жіберу: графикалық дизайн, 3 науқанға жеткізу құны (7000€)
  1. Тұтынушы сынақтары:
  • Өнімдер туралы пікір жинау үшін тұтынушылар панелін ұйымдастыру (4000 €)

Бұл стратегиялық іске қосудың сәтті өтуі үшін қажетті адамдық және маркетингтік ресурстарды орналастыру үшін жалпы сомасы 36 000 еуроны құрайды.

Мен оны келесі кездесуімізде талқылауға дайынмын.

Сіздің оралуыңызға дейін,

Cordialement,

Жан Дюпон

Жоба менеджері

 

Үшінші мысал: Сату бөлімінің айлық қызметі туралы есеп

 

Құрметті Дюранд ханым,

Төменде біздің сату бөлімінің наурыз айындағы қызметі туралы есеппен танысыңыз:

  • Іздестіру сапарлары: Біздің сату өкілдері біздің тұтынушы файлында анықталған 25 перспективамен байланысқа шықты. 12 тағайындау белгіленді.
  • Жіберілген ұсыныстар: Біз каталогтағы негізгі өнімдер бойынша 10 коммерциялық ұсыныс жібердік, оның 3-і түрлендірілген.
  • Сауда көрмелері: Expopharm көрмесіндегі біздің стенд 200-ге жуық контактіні тартады. Оның 15-ін болашақ тағайындауларға ауыстырдық.
  • Тренинг: Біздің жаңа әріптесіміз Лена өнімдерімізбен және сатылымдарымызбен танысу үшін Маркпен бір апталық далалық жаттығудан кейін болды.
  • Міндеттер: Бір айда 20 жаңа келісім-шарт жасау жөніндегі коммерциялық мақсатқа қол жеткізілді. Құрылған тауар айналымы 30 000 еуроны құрайды.

Біз өз клиенттеріміздің тізімін әзірлеу бойынша күш-жігерімізді жалғастырудамыз, маған ұсыныстарыңызды жіберуден тартынбаңыз.

Құрметпен,

Жан Дюпон сату жөніндегі менеджері

 

Төртінші мысал: Апталық қызмет туралы егжей-тегжейлі есеп – супермаркет наубайханасы

 

Құрметті әріптестер,

Наубайханамыздың 1-7 наурыз аралығындағы жұмыс туралы толық есебін төменде қараңыз:

Өндіріс:

  • Біз тәулігіне орта есеппен 350 дәстүрлі багет шығардық, апта ішінде барлығы 2100 дана.
  • Өсіп келе жатқан сұранысты қанағаттандыруға мүмкіндік беретін жаңа пештің арқасында жалпы көлем 5%-ға өсті.
  • Арнайы нан түрлерінің (ауылдық, жарма, жарма) ассортиментін әртараптандыру өз жемісін беруде. Біз осы аптада 750 пісірдік.

Сатылымдар:

  • Жалпы тауар айналымы 2500€, өткен аптамен салыстырғанда тұрақты.
  • Вена кондитерлері біздің ең жақсы сатушы болып қала береді (680 еуро), одан кейін түскі ас формулалары (€ 550) және дәстүрлі нан (€ 430).
  • Жексенбі күні таңертеңгі сатылымдар ерекше таңғы ас ұсынысының арқасында күшті болды (айналымы € 1200).

Жабдықтау:

  • 50 кг ұн және 25 кг сары май қабылдау. Қорлар жеткілікті.
  • Келесі аптаға жұмыртқа мен ашытқыға тапсырыс беру туралы ойлану.

Қызметкерлер:

  • Джули келесі аптада демалыста болады, мен кестелерді қайта реттеймін.
  • Сатуға үстеме жұмыс жасайтын Бастиенге рахмет.

Проблемалар:

  • Сейсенбі күні таңертең монета механизмінің бұзылуы, күндіз электрик жөндеуден өтті.

Құрметпен,

Жан Дюпон менеджері

 

Бесінші мысал: Шұғыл мәселе – Бухгалтерлік бағдарламалық құралдың дұрыс жұмыс істемеуі

 

Bonjour à Tous,

Бүгін таңертең біздің бухгалтерлік бағдарламалық құралымызда шот-фактураларды енгізуге және бас кітапты бақылауға кедергі келтіретін қателер бар.

Мен хабарласқан IT қызмет провайдеріміз соңғы жаңартуға күмән бар екенін растайды. Олар жөндеу жұмыстарын жүргізуде.

Әзірге бізде транзакцияларды тіркеу мүмкін емес және қолма-қол ақша мониторингі бұзылған. Біз өте тез артта қалу қаупі бар.

Мәселені уақытша шешу үшін:

  • Шот-фактураларыңызды/шығындарыңызды мен алатын төтенше Excel файлына жазыңыз
  • Клиент сұраулары үшін тікелей эфирде тіркелгілерді тексеру үшін маған қоңырау шалыңыз
  • Мен сізді прогресс туралы хабардар ету үшін бар күшімді саламын.

Біздің қызмет провайдеріміз толығымен жұмылдырылған және бұл мәселені ең көбі 48 сағат ішінде шешеді деп үміттенеді. Мен бұл ақаулықтың нашар екенін білемін, түсінгеніңізге рахмет. Кез келген шұғыл мәселелер туралы маған хабарлаңыз.

Cordialement,

Жан Дюпон есепшісі