Gmail көмегімен тиімділікті арттыру: негіздері
Gmail жай ғана хабар алмасу платформасы емес. Бұл толық әлеуетін пайдаланған кезде бизнес коммуникацияларыңызды басқару тәсілін өзгерте алатын қуатты құрал. Тіркелгісін компания алдын ала конфигурациялаған қызметкерлер үшін Gmail қызметін күнделікті пайдалануды оңтайландыру үшін кейбір кеңестерді білу өте маңызды.
Біріншіден, пернелер тіркесімін пайдалану жалпы тапсырмаларды айтарлықтай жылдамдатуы мүмкін. Мысалы, жай ғана «c» түймесін басу арқылы сіз жаңа электрондық поштаны жаза аласыз. Осы төте жолдарды меңгеру арқылы сіз күнделікті құнды уақытты үнемдейсіз.
Әрі қарай, Gmail-дің «Ұсынылған жауап» мүмкіндігі күн сайын көптеген электрондық хаттарды алатындар үшін таң қалдырады. Жасанды интеллект арқасында Gmail электрондық поштаңызға қысқа және сәйкес жауаптар ұсынады, бұл бір рет басу арқылы жауап беруге мүмкіндік береді.
Сонымен қатар, «Жіберуді болдырмау» мүмкіндігі құтқарушы болып табылады. Электрондық поштаны тым жылдам жібергеніне кім ешқашан өкінген емес? Бұл функцияның көмегімен сізде «Жіберу» түймесін басқаннан кейін электрондық поштаны жіберуден бас тартуға бірнеше секунд бар.
Ақырында, кіріс жәшігін жекелендіру де тиімділікті арттырады. Электрондық хаттарды түрлі-түсті белгілермен ұйымдастыру және «Басымдылық» мүмкіндігін пайдалану арқылы маңызды электрондық пошталарды маңыздылығы азырақтардан оңай ажыратуға болады.
Тұтастай алғанда, Gmail ақылмен пайдаланылған кезде электрондық пошта тәжірибесін әлдеқайда тегіс және тиімдірек ететін көптеген мүмкіндіктерді ұсынады.
Сүзгілер мен ережелер арқылы электрондық поштаны басқаруды оңтайландыру
Электрондық поштаны басқару тез қиын тапсырмаға айналуы мүмкін, әсіресе сіз күн сайын жүздеген хабарларды алсаңыз. Бақытымызға орай, Gmail электрондық пошталарды тиімді сұрыптау, ұйымдастыру және басқару үшін қуатты құралдарды ұсынады.
Gmail-дің ең пайдалы мүмкіндіктерінің бірі - сүзгілерді жасау мүмкіндігі. Сіз өзіңіздің сату тобыңыздан тұрақты есептерді аласыз делік. Бұл электрондық пошталарды қолмен сұрыптаудың орнына, «Есеп» сөзі бар барлық электрондық пошталар автоматты түрде белгілі бір қалтаға орналастырылатындай сүзгіні орнатуға болады. Бұл кіріс жәшігін таза және реттелген сақтауға мүмкіндік береді.
Сонымен қатар, Gmail ережелерін белгілі бір әрекеттерді автоматтандыру үшін пайдалануға болады. Мысалы, ақпараттық бюллетеньдер немесе жарнамалық жарнамалар сізді мазалағанын қаламасаңыз, оларды автоматты түрде мұрағаттау үшін ереже жасай аласыз немесе олар келген бойда оқылды деп белгілей аласыз.
Тағы бір маңызды кеңес - «Кеңейтілген іздеу» мүмкіндігін пайдалану. Белгілі бір хабарды табу үшін мыңдаған электрондық хаттарды сүзудің орнына, қажетті электрондық поштаны жылдам табу үшін кеңейтілген іздеу шарттарын пайдаланыңыз. Күні, жіберуші немесе тіпті тіркеме бойынша іздеуге болады.
Осы құралдарды пайдалану арқылы сіз хаотикалық кіріс жәшігін ұйымдасқан жұмыс кеңістігіне айналдыра аласыз, бұл сізге ең маңызды тапсырмаларға назар аударуға және күнделікті өнімділікті арттыруға мүмкіндік береді.
Максималды тиімділік үшін басқа Google қолданбаларымен интеграция
Gmail-дің ең үлкен артықшылықтарының бірі - оның басқа Google қолданбаларымен үздіксіз біріктіру мүмкіндігі. Құралдар арасындағы бұл синергия пайдаланушыларға олардың тиімділігін арттыруға және күнделікті тапсырмаларында құнды уақытты үнемдеуге мүмкіндік береді.
Google Calendar мысалын алыңыз. Кездесу мәліметтері немесе алдағы оқиға туралы электрондық хат алсаңыз, Gmail бұл оқиғаны Google күнтізбеңізге қосуды автоматты түрде ұсынуы мүмкін. Бір рет басу арқылы оқиға сақталады, бұл сізге мәліметтерді қолмен енгізудің қиындықтарын үнемдейді.
Сол сияқты, Google Drive-пен интеграция - бұл үлкен плюс. Тіркемесі бар электрондық поштаны алған кезде, оны тікелей Drive-қа сақтауға болады. Бұл құжаттарыңызды реттеуді жеңілдетіп қана қоймайды, сонымен қатар кез келген құрылғыдан жылдам және оңай қол жеткізуге мүмкіндік береді.
Соңында, Gmail-тің Тапсырмалар мүмкіндігі - істер тізімін басқаруға арналған қуатты құрал. Бір рет басу арқылы электрондық поштаны тапсырмаға айналдырыңыз. Сіз мерзімдерді орнатуға, ішкі тапсырмалар қосуға және тіпті тізіміңізді басқа Google қолданбаларымен синхрондауға болады.
Осы интеграцияларды пайдалана отырып, пайдаланушылар әрбір құрал басқалармен үздіксіз байланысатын, электрондық пошталарды және қатысты тапсырмаларды басқаруды жеңілдететін және тиімдірек ететін үздіксіз жұмыс істейтін экожүйені жасай алады.
