Электрондық пошта біздің көпшілігіміз үшін қолайлы байланыс құралы болып табылады. Электрондық пошта керемет, өйткені сөйлесу үшін әңгімелесушіңізбен бір уақытта қол жетімді болудың қажеті жоқ. Бұл біздің әріптестеріміз қолжетімсіз болғанда немесе әлемнің арғы жағындағы мәселелер бойынша алға жылжуымызға мүмкіндік береді.

Дегенмен, көпшілігіміз электрондық хаттардың шексіз тізіміне батып бара жатырмыз. 2016 жылы жарияланған есеп бойынша, орташа бизнес пайдаланушысы күніне 100-ден астам электрондық хат алады және жібереді.

Сонымен қатар, электрондық пошталар тым оңай түсініксіз. Sendmail зерттеуінің соңғы зерттеуінде адамның 64% -ы гнемді немесе кездейсоқ шатасуларды тудырған электрондық поштаны жібергенін немесе алғанын анықтады.

Біз электрондық пошталардың көлеміне байланысты жібереміз және аламыз және электрондық пошта жиі дұрыс емес түсіндірілгендіктен, оларды нақты және қысқаша жазуға болады.

Кәсіби электрондық поштаны қалай дұрыс жазу керек

Электрондық хаттарды қысқа және нақты жазу электрондық поштаны басқаруға кететін уақытты азайтады және сізді өнімдірек етеді. Электрондық хаттарды қысқа ұстау арқылы сіз электрондық поштаға аз уақыт жұмсайсыз және басқа тапсырмаларға көбірек уақыт бөлесіз. Айтуынша, анық жазу шеберлік. Барлық дағдылар сияқты сізге қажет болады оны дамыту бойынша жұмыс.

Бастапқыда қысқа электрондық хаттарды жазу ұзақ электрондық хаттарды жазу сияқты ұзақ уақыт алуы мүмкін. Дегенмен, бұлай болса да, сіз әріптестеріңізге, клиенттеріңізге немесе қызметкерлеріңізге өнімдірек жұмыс істеуге көмектесесіз, өйткені олардың кіріс жәшігіне азырақ қоқыс қосасыз, бұл олардың сізге тезірек жауап беруіне көмектеседі.

Түсінікті жазу арқылы сіз не қалайтынын білетін және істі аяқтайтын адам ретінде таныласыз. Екеуі де мансаптық перспективаларыңыз үшін жақсы.

Сонымен, анық, қысқа және кәсіби электрондық хаттарды жазу үшін не қажет?

Сіздің мақсатыңызды анықтаңыз

Электрондық поштаны тазалау әрқашан нақты мақсатқа ие.

Электрондық поштаны жазу үшін отырған сайын, өзіңізден: «Мен мұны не үшін жіберіп жатырмын? Мен алушыдан не күтемін?

Егер сіз осы сұрақтарға жауап бере алмасаңыз, электрондық поштаны жібермеуіңіз керек. Электрондық поштаны жазу сізге қажет нәрсені білмей-ақ, уақытты және сіздің алушыңызды ысырып тастау болып табылады. Егер сіз қалаған нәрсені дәл білмесеңіз, өзіңізді айқын және қысқа білдіру қиын болады.

«Бір уақытта бір нәрсе» ережесін қолданыңыз

Электрондық хаттар кездесулерді алмастыра алмайды. Іскерлік кездесулерде күн тәртібіндегі мәселелер неғұрлым көп болса, жиналыс соғұрлым өнімді болады.

Электрондық пошта арқылы керісінше. Электрондық поштаңызда әртүрлі тақырыптар аз болса, сіздің пікірлесеріңізге түсінікті болады.

Сондықтан «бір уақытта бір нәрсе» ережесін орындаған дұрыс. Сіз жіберген әрбір электрондық пошта бір нәрсе туралы екеніне көз жеткізіңіз. Басқа жоба туралы сөйлесу қажет болса, басқа электрондық поштаны жазыңыз.

Сондай-ақ, өзіңізге: «Бұл электронды пошта керек пе?», - деп сұрауға жақсы уақыт. Қайтадан, тек қажетті электрондық пошта ғана электрондық поштаны жіберген адамның құрметіне куәлік етеді.

Эмпатия тәжірибесі

Эмпатия – әлемді басқалардың көзімен көру қабілеті. Сіз мұны істегенде, олардың ойлары мен сезімдерін түсінесіз.

Электрондық хаттарды жазғанда, сөздерді оқырманның көзқарасынан ойлаңыз. Барлық жазғаныңызбен, өзіңізден:

  • Бұл сөйлемді қалай қабылдағанымды қалай түсіндіре аламын?
  • Ол анықтау үшін екіұштылықсыз терминдер бар ма?

Бұл сіздің жазуыңызға қарапайым, бірақ тиімді түзету. Сізді оқитын адамдар туралы ойлау олардың сізге деген көзқарасын өзгертеді.

Жұмысқа кірісу үшін әлемге қараудың эмпатикалық тәсілі. Адамдардың көпшілігі:

  • Бос емес. Олардың сіз не қалайтыныңызды болжауға уақыты жоқ және олар сіздің электрондық поштаңызды оқып, оған жылдам жауап беруді қалайды.
  • Комплиментті пайдаланыңыз. Егер сіз оларға немесе олардың жұмысына жағымды нәрсе айта алсаңыз, оны жасаңыз. Сіздің сөздерің ысырылмайды.
  • Алғыс айтуды ұнатады. Егер алушы сізге қандай да бір жолмен көмектессе, оған алғыс айтуды ұмытпаңыз. Сізге көмектесу олардың міндеті болса да, мұны істеу керек.

Қысқаша тұсаукесерлер

Біреуге бірінші хат жіберген кезде, алушыға кім екеніңізді айтуыңыз керек. Сіз мұны әдетте бір сөйлеммен жасай аласыз. Мысалы: «[Оқиға X] сізбен кездесу өте жақсы болды. »

Кіріспе сөздерді қысқартудың бір жолы - оларды бетпе-бет кездесіп тұрғандай жазу. Біреумен бетпе-бет кездескенде бес минуттық монологқа түскіңіз келмейді. Сондықтан оны электрондық пошта арқылы жасамаңыз.

Сізге кіріспе керек пе, білмейміз. Мүмкін сіз алушымен байланысқан шығарсыз, бірақ ол сізді есіне алады ма? Тіркелгі деректеріңізді электрондық қолтаңбаңызда қалдыра аласыз.

Бұл түсініспеушіліктерді болдырмайды. Сізді бұрыннан білетін адамға өзіңізді қайта таныстыру дөрекі болып көрінеді. Егер ол сізді танитынына сенімді болмаса, оған қолтаңбаңызды тексеруге рұқсат ете аласыз.

Өзіңізді бес сөйлеммен шектеңіз

Сіз жазған әрбір электрондық поштаға, сізге қажет нәрсені айту үшін жеткілікті сөйлемдерді қолданыңыз, жоқ. Пайдалы практика - бес сөзбен шектеу.

Бес ұсақ сөздердің жиі қатыгезі мен дөрекі болуы, бесеуден көп сөйлемдерді босату уақыты.

Бес сөзі бар электрондық поштаны сақтау мүмкін болмайтын кездері болады. Бірақ көбінесе бес сөйлем жеткілікті.

Бес сөйлемнің тәртіптерін қабылдап, электрондық хаттарды тезірек жазыңыз. Сіз сондай-ақ көп жауап аласыз.

Қысқа сөздерді пайдаланыңыз

1946 жылы Джордж Оруэлл жазушыларға ешқашан қысқа сөз болатын жерде ұзақ сөзді қолданбауға кеңес берді.

Бұл кеңес бүгінгі күні, әсіресе электрондық поштаны жазу кезінде маңыздырақ.

Қысқа сөздер оқырманға құрмет көрсетеді. Қысқа сөздерді қолданып, сіз өзіңіздің хабарламаңызды түсінікті етіп жасадыңыз.

Қысқа сөйлемдер мен параграфтар туралы да солай. Егер сіздің хабарламаңыздың түсінікті әрі түсінікті болуын қаласаңыз, мәтіннің үлкен блоктарын жазыңыз.

Белсенді дауысты қолданыңыз

Белсенді дауысты оқу оңайырақ. Ол сондай-ақ әрекет пен жауапкершілікті ынталандырады. Шынында да, белсенді дауыста сөйлемдер әрекет ететін адамға бағытталған. Пассивті дауыста сөйлемдер әрекет ететін объектіге бағытталған. Пассивті дауыста бұл оқиғалар өздігінен болып жатқандай көрінуі мүмкін. Белсенді, заттар адамдар әрекет еткенде ғана болады.

Стандартты құрылымды ұстаныңыз

Электрондық поштаңызды қысқа мерзімде сақтаудың кілті қандай? Стандартты құрылымды пайдаланыңыз. Бұл сіз жазған әрбір электрондық поштаға арналған үлгі болып табылады.

Электрондық поштаңызды қысқаша сақтаудан басқа, стандартты құрылымнан кейін де сіз тез жазуға көмектеседі.

Уақыт өте келе Сіз үшін жұмыс істейтін құрылымды дамытасыз. Міне, сізді бастау үшін қарапайым құрылым:

  • сөзі
  • Комплимент
  • Электрондық поштаңыздың себебі
  • Әрекетке шақыру
  • Жабу хаты (жабу)
  • қол

Олардың әрқайсысын терең қарастырайық.

  • Бұл электрондық поштаның бірінші жолы. «Сәлеметсіз бе, [Аты-жөні]» әдеттегі сәлемдесу.

 

  • Біреуге бірінші рет электрондық хат жібергенде, комплимент - бұл тамаша бастама. Жақсы жазылған комплимент кіріспе ретінде де қызмет ете алады. Мысалы :

 

«Маған [күні] күні [тақырып] бойынша презентацияңыз ұнады. »

«Мен сіздің блогыңызды [тақырып] өте пайдалы деп таптым. »

«Сізбен [іс-шарада] кездескеніме қуаныштымын. »

 

  • Электрондық поштаңыздың себебі. Бұл бөлімде сіз: «Мен электрондық поштаны сұрау үшін...» немесе «Сіз көмектесе аласыз ба деп ойладым...» деп айтасыз. Кейде жазу себептерін түсіндіру үшін екі сөйлем қажет болады.

 

  • Әрекетке шақыру. Электрондық поштаңыздың себебін түсіндіргеннен кейін, алушы не істеу керектігін білмейді. Нақты нұсқау беріңіз. Мысалы:

«Ол файлдарды бейсенбіге дейін жібере аласыз ба?» »

«Сіз мұны алдағы екі аптада жаза аласыз ба?» «

«Өтінемін, бұл туралы Яннға жазыңыз және оны жасаған кезде маған хабарлаңыз. »

Сұрауыңызды сұрақ түрінде құрылымдау арқылы алушы жауап беруге шақырылады. Сонымен қатар, сіз: «мұны қашан жасағаныңыз туралы маған хабарлаңыз» немесе «егер сізге бұл дұрыс болса, маған хабарлаңыз» дегенді де қолдана аласыз. «

 

  • жабу. Электрондық поштаңызды жібермес бұрын, жабу хабарын қосуды ұмытпаңыз. Бұл әрекетке шақыруды қайталау және алушыны жақсы сезіну үшін екі мақсатқа қызмет етеді.

 

Жақсы жабылу сызығының мысалдары:

«Бұған көмектескендеріңіз үшін рақмет. «

«Сіздің не ойлайтыныңызды естуді күте алмаймын. »

«Сұрақтарыңыз болса, маған хабарлаңыз. «

  • Қолтаңбаңызды сәлемдесу хабары алдындағы қосу туралы ойлауды аяқтау.

Бұл «Сенің шынымен», «Құрметпен», «Жақсы күн» немесе «рахмет» болуы мүмкін.