Galingas įvadas, aiškus vystymasis ir įtraukianti išvada

Struktūra yra sėkmingos ir efektyvios el. pašto ataskaitos raktas. Prieš rašant, skirkite laiko planuoti savo turinį pagal 3 dalis: įvadas, plėtra, pabaiga.

Pradėkite nuo trumpos, aštrios įžangos, geriausia frazės, nusakančios pagrindinį pranešimo tikslą. Pavyzdžiui: „Mūsų naujo produkto pristatymas praėjusį mėnesį rodo skirtingus rezultatus, kuriuos reikia ištirti“.

Tęskite kūrimą, sudarytą iš 2 arba 3 dalių, su paantrašte kiekvienam skyriui. Kiekvienoje dalyje pateikiamas konkretus ataskaitos aspektas: iškilusių problemų aprašymas, taisomieji sprendimai, tolesni veiksmai ir kt.

Rašykite trumpas ir erdvias pastraipas, pereikite prie esmės. Pateikite kiekybinius įrodymus, konkrečius pavyzdžius. Tiesioginis, nepriekaištingas stilius palengvins jūsų el. pašto ataskaitos skaitymą.

Pasiūlykite būsimus veiksmus arba paskatinkite gavėją atsakyti į patrauklią išvadą, kurioje apibendrinami pagrindiniai dalykai ir atveriama perspektyva.

Ši 3 žingsnių struktūra – įžanga, turinys, išvada – yra efektyviausias profesionalių ir paveikių el. pašto ataskaitų formatas. Vadovaudamiesi šia geriausia praktika, jūsų rašymas sužavės jūsų skaitytoją nuo pradžios iki pabaigos.

Ataskaitai struktūrizuoti naudokite aprašomąsias antraštes

Subtitrai yra būtini norint vizualiai suskaidyti skirtingas el. pašto ataskaitos dalis. Jie leidžia skaitytojui lengvai pereiti prie pagrindinių taškų.

Rašykite trumpas (mažiau nei 60 simbolių) antraštes, tikslias ir patrauklias, pvz., „Ketvirčio pardavimo rezultatai“ arba „Rekomendacijos, kaip pagerinti mūsų procesus“.

Keiskite tarptitrų ilgį, kad paskatintumėte skaitymą. Jei reikia, galite naudoti teigiamas arba klausiamąsias formuluotes.

Palikite tuščią eilutę prieš ir po kiekvienos antraštės, kad jos išsiskirtų el. Naudokite paryškintą arba kursyvą formatavimą, kad vizualiai atskirtumėte juos nuo pagrindinio teksto.

Įsitikinkite, kad antraštės tiksliai atspindi kiekvienos skilties turinį. Jūsų skaitytojas turėtų turėti galimybę susidaryti idėją apie temą tiesiog perskaitęs tarpinį pavadinimą.

Struktūrizavus el. pašto ataskaitą tvarkingomis antraštėmis, jūsų pranešimas taps aiškesnis ir efektyvesnis. Jūsų skaitytojas, negaišdamas laiko, galės eiti tiesiai į jį dominančius taškus.

Užbaikite patrauklia santrauka

Jūsų išvada skirta apibendrinti pagrindinius dalykus ir įkvėpti skaitytoją imtis veiksmų po pranešimo.

Trumpai 2–3 sakiniais apibendrinkite svarbius dalykus ir išvadas, išdėstytas el. laiško tekste. Pirmiausia pažymėkite informaciją, kurią norite, kad skaitytojas prisimintų.

Struktūrai priminti galite naudoti tam tikrus pagrindinius žodžius ar posakius iš savo tarptitracijų. Pavyzdžiui: „Kaip minėta skyriuje apie ketvirčio rezultatus, mūsų naujasis produktų asortimentas susiduria su sunkumais, kuriuos reikia greitai išspręsti“.

Užbaikite atidarymu, kas bus toliau: prašymas patvirtinti, kvietimas susitikti, tolesnis atsakymas... Jūsų išvada turėtų paskatinti skaitytoją reaguoti.

Tvirtas stilius ir įtraukiančios frazės, pvz., „Dabar mes turime...“ suteikia įsipareigojimo jausmą. Jūsų išvada yra strateginė, suteikiant perspektyvos jūsų ataskaitai.

Rūpindamiesi savo įžanga ir pabaiga bei struktūrizuodami savo tobulėjimą galingais tarptitrais, garantuojate profesionalią ir efektyvią ataskaitą el. paštu, kuri žinos, kaip patraukti skaitytojų dėmesį nuo pradžios iki pabaigos.

Štai išgalvotas el. pašto ataskaitos pavyzdys, pagrįstas straipsnyje aptartais redakciniais patarimais:

Tema: Ataskaita – 4 ketvirčio pardavimų analizė

Sveiki [Gavėjo vardas],

Nevienodingi praėjusio ketvirčio pardavimų rezultatai kelia nerimą ir reikalauja skubių korekcinių veiksmų.

Mūsų pardavimas internetu sumažėjo 20 %, palyginti su ankstesniu ketvirčiu, ir nesiekia mūsų tikslų sezono piko metu. Taip pat pardavimas parduotuvėse išaugo tik 5%, o mes siekėme dviženklio augimo.

Prasto veikimo priežastys

Šiuos nuviliančius rezultatus paaiškina keli veiksniai:

  • Internetinės svetainės srautas sumažėjo 30%.
  • Prastas prekių atsargų planavimas parduotuvėje
  • Neefektyvi kalėdinės rinkodaros kampanija

rekomendacijos

Norėdami greitai atsigauti, siūlau šiuos veiksmus:

  • Svetainės pertvarkymas ir SEO optimizavimas
  • Išankstinis atsargų planavimas 2023 m
  • Tikslinės kampanijos, skirtos padidinti pardavimą

Esu pasiruošęs pristatyti išsamų veiksmų planą mūsų susitikime kitą savaitę. Turime greitai reaguoti, kad 2023 m. sugrįžtume prie sveiko pardavimų augimo.

Pagarbiai,

[Jūsų žiniatinklio parašas]

[/dėžė]