Pritraukite skaitytoją iš įžangos

Įvadas yra labai svarbus norint patraukti skaitytojo dėmesį ir paskatinti juos perskaityti likusią pranešimo dalį. elektroniniu paštu.

Pradėkite nuo galingo sakinio, kuriame nustatomas kontekstas arba pabrėžiamas pagrindinis tikslas, pvz.: „Nesėkmingai paleidus naują produktų liniją, būtina išanalizuoti priežastis ir greitai veikti“.

Susisteminkite šį trumpą įvadą 2–3 pagrindiniais sakiniais: esama situacija, pagrindiniai klausimai, perspektyva.

Lažinkitės dėl tiesioginio stiliaus ir stiprių žodžių. Esminę informaciją išdėstykite sakinio pradžioje.

Galite įtraukti skaičius, kad patvirtintumėte savo teiginį.

Keliose tikslinėse eilutėse jūsų įžanga turėtų paskatinti jūsų skaitytoją skaityti toliau ir sužinoti daugiau. Nuo pirmųjų sekundžių jūsų žodžiai turi sugauti.

Puikiai parengta įžanga jūsų el. pašto ataskaita atkreips dėmesį ir paskatins skaitytoją įsigilinti į jūsų analizės esmę.

Patobulinkite ataskaitą naudodami atitinkamus vaizdus

Vizualiniai elementai neabejotinai traukia akį el. pašto ataskaitoje. Jie galingai sustiprina jūsų pranešimą.

Nedvejodami integruokite grafikus, lenteles, diagramas, nuotraukas, jei turite atitinkamų duomenų. Paprasta skritulinė diagrama, iliustruojanti pardavimų pasiskirstymą, turės didesnį poveikį nei ilga pastraipa.

Tačiau būkite atsargūs ir rinkitės aiškius, greitai suprantamus vaizdus. Venkite perkrautos grafikos. Visada nurodykite šaltinį ir, jei reikia, pridėkite aiškinamąjį antraštę.

Taip pat įsitikinkite, kad jūsų vaizdiniai elementai išlieka įskaitomi mobiliajame, patikrindami ekraną. Jei reikia, sukurkite versiją, tinkamą mažiems ekranams.

Pakeiskite savo ataskaitos vaizdinius elementus, kad paskatintumėte dėmesį, taupiai. Vaizdais perkrautas el. laiškas praras aiškumą. Alternatyvus tekstas ir vaizdiniai elementai dinaminei ataskaitai.

Gerai paryškinus atitinkamus duomenis, jūsų vaizdiniai elementai patrauks akį, o el. pašto ataskaita bus lengviau suprantama patraukliu ir profesionaliu būdu.

Užbaikite atverdami perspektyvas

Jūsų išvada turėtų paskatinti skaitytoją imtis veiksmų dėl jūsų ataskaitos.

Pirma, greitai apibendrinkite pagrindinius dalykus ir išvadas 2–3 glaustais sakiniais.

Pirmiausia pažymėkite informaciją, kurią norite, kad gavėjas prisimintų. Norėdami prisiminti struktūrą, galite naudoti tam tikrus raktinius žodžius iš pavadinimų.

Tada užbaikite el. laišką ir pasakykite, kas bus toliau: pasiūlymas dėl tolesnio susitikimo, prašymas patvirtinti veiksmų planą, tolesni veiksmai, kad gautumėte greitą atsakymą...

Jūsų išvada turi būti įtraukianti, kad sukeltų skaitytojo reakciją. Teigiamas stilius su veiksmo veiksmažodžiais palengvins šį tikslą.

Dirbdami su savo išvada suteiksite savo ataskaitai perspektyvos ir paskatinsite gavėją atsakyti arba imtis veiksmų.

 

Ataskaitos pavyzdys el. paštu, siekiant išaiškinti technines problemas ir pasiūlyti veiksmų planą

 

Tema: ataskaita – mūsų programos patobulinimai

Gerbiamas Tomai,

Naujausi neigiami atsiliepimai apie mūsų programą man kelia nerimą ir man reikia greitų pakeitimų. Turime reaguoti, kol neprarasime daugiau vartotojų.

Dabartinės problemos

  • „App Store“ įvertinimai sumažėjo iki 2,5/5
  • Dažni skundai dėl klaidų
  • Ribotos funkcijos, palyginti su mūsų konkurentais

Patobulinimų takelis

Siūlau dabar sutelkti dėmesį į:

  • Pagrindinių praneštų klaidų taisymas
  • Pridedama populiarių naujų funkcijų
  • Kampanija, skirta reklamuoti mūsų klientų aptarnavimą

Šią savaitę surengkime susitikimą, kuriame tiksliai apibrėžti techninius ir komercinius sprendimus, kuriuos reikia įgyvendinti. Labai svarbu veikti greitai, kad atgautume vartotojų pasitikėjimą ir padidintume programos įvertinimus.

Laukiu sugrįžtant, Žana