व्यवसाय संप्रेषणासाठी ईमेल हे फार पूर्वीपासून अत्यावश्यक साधन आहे, परंतु सेंडमेलद्वारे आयोजित सर्वेक्षण. यामुळे 64% व्यावसायिकांसाठी तणाव, गोंधळ किंवा इतर नकारात्मक परिणाम झाल्याचे दिसून आले.
तर, आपण आपल्या ईमेलद्वारे हे कसे टाळू शकता? आणि आपल्याला अपेक्षित परिणाम देणार्या ईमेल कसे लिहू शकतात? या लेखात, आपण आपला ईमेल स्पष्ट, प्रभावी आणि यशस्वी असल्याचे सुनिश्चित करण्यासाठी वापरत असलेल्या धोरणाचे आम्ही पुनरावलोकन करतो.
सरासरी ऑफिस वर्कर्सला दररोज सुमारे 80 ईमेल प्राप्त होतात. मेलच्या या प्रमाणात, वैयक्तिक संदेश सहज विसरला जाऊ शकतो. या साध्या नियमांचे पालन करा जेणेकरून आपले ईमेल लक्षात घेतले आणि वापरले जातील.
- ईमेलद्वारे जास्त संप्रेषण करू नका.
- वस्तूंचा चांगला वापर करा.
- स्पष्ट आणि संक्षिप्त संदेश तयार करा.
- नम्र व्हा.
- आपला आवाज तपासा.
- पुन्हा वाचली जाते.
ईमेलद्वारे जास्त संप्रेषण करू नका
कामावरील तणावाचे सर्वात मोठे स्त्रोत म्हणजे लोकांना प्राप्त होणारे ईमेलचे प्रमाण. म्हणून, तुम्ही ईमेल लिहायला सुरुवात करण्यापूर्वी, स्वतःला विचारा: "हे खरोखर आवश्यक आहे का?"
या संदर्भात, परत चर्चेचा विषय असण्याची शक्यता असलेल्या प्रश्नांना सामोरे जाण्यासाठी तुम्ही टेलिफोन किंवा इन्स्टंट मेसेजिंगचा वापर करावा. संप्रेषण नियोजन साधन वापरा आणि विविध प्रकारच्या संदेशांसाठी सर्वोत्तम चॅनेल ओळखा.
जेव्हाही शक्य असेल तेव्हा वाईट बातमी द्या. हे आपल्याला सहानुभूती, अनुकंपा आणि समजुतीने संवाद साधण्यास मदत करते आणि आपला संदेश चुकून घेतला गेला तर स्वत: ची पूर्तता करते.
वस्तूंचा चांगला वापर करा
वृत्तपत्राचे मथळे दोन गोष्टी करतात: ते तुमचे लक्ष वेधून घेते आणि लेखाचा सारांश देते जेणेकरून तुम्ही ते वाचायचे की नाही हे ठरवू शकता. तुमची ईमेल विषय ओळ देखील असेच केले पाहिजे.
एक वस्तू रिकाम्या जागेकडे दुर्लक्ष केले जाण्याची किंवा "स्पॅम" म्हणून नाकारण्याची शक्यता असते. त्यामुळे ईमेल कशाबद्दल आहे हे प्राप्तकर्त्याला सांगण्यासाठी नेहमी काही चांगले निवडलेले शब्द वापरा.
तुमचा मेसेज नियमित ईमेल मालिकेचा भाग असेल, जसे की साप्ताहिक प्रोजेक्ट रिपोर्ट असल्यास तुम्ही विषय ओळीत तारीख समाविष्ट करू शकता. प्रतिसाद आवश्यक असलेल्या संदेशासाठी, तुम्ही "कृपया 7 नोव्हेंबरपर्यंत" सारखे कॉल टू अॅक्शन देखील समाविष्ट करू शकता.
खाली दिलेल्या विषयाप्रमाणे सुलिखित विषय ओळ, प्राप्तकर्त्याला ईमेल उघडल्याशिवाय सर्वात महत्वाची माहिती प्रदान करते. हे एक प्रॉम्प्ट म्हणून काम करते जे प्राप्तकर्ते जेव्हाही त्यांचा इनबॉक्स तपासतात तेव्हा तुमच्या मीटिंगची आठवण करून देतात.
| वाईट उदाहरण चांगले उदाहरण |
|
| विषयः बैठक | विषय: गेटवे प्रक्रियावर मीटिंग - 09h 25 फेब्रुवारी 2018 |
संदेश स्पष्ट आणि संक्षिप्त ठेवा
पारंपारिक व्यवसाय अक्षरे यासारखे ईमेल, स्पष्ट आणि संक्षिप्त असणे आवश्यक आहे. आपले वाक्य संक्षिप्त आणि अचूक ठेवा. ईमेलचा मुख्य भाग थेट आणि माहितीपूर्ण असणे आवश्यक आहे आणि त्यामध्ये सर्व संबंधित माहिती असणे आवश्यक आहे.
पारंपारिक पत्रांप्रमाणे, एकापेक्षा जास्त ईमेल पाठवणे एक पाठवण्यापेक्षा जास्त खर्च करत नाही. त्यामुळे तुम्हाला वेगवेगळ्या विषयांवर एखाद्याशी संवाद साधण्याची आवश्यकता असल्यास, प्रत्येकासाठी स्वतंत्र ईमेल लिहिण्याचा विचार करा. हे संदेश स्पष्ट करते आणि एका वेळी एका विषयावर प्रतिसाद देण्‍यासाठी तुमच्या संवाददाताला अनुमती देते.
| वाईट उदाहरण | चांगले उदाहरण |
| विषय: विक्री अहवालासाठी पुनरावृत्ती
हाय मिशेलिन,
गेल्या आठवड्यात हा अहवाल पाठवल्याबद्दल धन्यवाद. मी काल ते वाचले आणि मला असे वाटते की अध्याय 2 ला आमच्या विक्रीच्या आकड्यांबद्दल अधिक विशिष्ट माहिती आवश्यक आहे. मला असेही वाटते की टोन अधिक औपचारिक असू शकतो.
याशिवाय, मला तुम्हाला कळवायचे आहे की मी या शुक्रवारी नवीन जाहिरात मोहिमेवर जनसंपर्क विभागासोबत एक बैठक नियोजित केली आहे. ती सकाळी 11:00 वाजता आहे आणि लहान कॉन्फरन्स रूममध्ये असेल.
कृपया तुम्ही उपलब्ध असल्यास मला कळवा.
धन्यवाद,
केमिली |
विषय: विक्री अहवालासाठी पुनरावृत्ती
हाय मिशेलिन,
गेल्या आठवड्यात हा अहवाल पाठवल्याबद्दल धन्यवाद. मी काल ते वाचले आणि मला असे वाटते की अध्याय 2 ला आमच्या विक्रीच्या आकड्यांबद्दल अधिक विशिष्ट माहिती आवश्यक आहे.
मला असेही वाटते की हा आवाज अधिक औपचारिक असू शकतो.
आपण या टिप्पण्यांसह हे बदलून सुधारित करू शकता का?
आपल्या कठोर परिश्रमांबद्दल धन्यवाद!
केमिली
(कॅमिली नंतर पीआर बैठकीबद्दल एक अन्य ईमेल पाठवते.) |
येथे समतोल राखणे महत्त्वाचे आहे. तुम्ही एखाद्यावर ईमेलचा भडिमार करू इच्छित नाही आणि एका ईमेलमध्ये अनेक संबंधित मुद्दे एकत्र करणे अर्थपूर्ण आहे. जेव्हा हे घडते तेव्हा, क्रमांकित परिच्छेद किंवा बुलेट पॉइंट्ससह ते सोपे ठेवा आणि माहिती पचणे सोपे करण्यासाठी लहान, सुव्यवस्थित युनिटमध्ये "कापण्याचा" विचार करा.
हे देखील लक्षात घ्या की वरील चांगल्या उदाहरणामध्ये, कॅमिलीने तिला मिशेलिनने काय करायचे आहे हे निर्दिष्ट केले आहे (या प्रकरणात, अहवाल बदला). तुम्हाला काय हवे आहे हे जाणून घेण्यात तुम्ही लोकांना मदत केल्यास, ते तुम्हाला ते देण्याची अधिक शक्यता असते.
नम्र व्हा
लोक नेहमी विचार करतात की पारंपरिक पत्रांपेक्षा ईमेल कमी औपचारिक असू शकतात. परंतु आपण पाठवलेले संदेश आपल्या स्वत: च्या व्यावसायिकता, मूल्यांकडे व तपशीलाकडे लक्ष देणे महत्वाचे आहेत, म्हणून औपचारिकतेची विशिष्ट पातळी आवश्यक आहे.
तुमचे कोणाशी तरी चांगले संबंध असल्याशिवाय, अनौपचारिक भाषा, अपशब्द, शब्दजाल आणि अयोग्य संक्षेप टाळा. इमोटिकॉन्स तुमचा हेतू स्पष्ट करण्यासाठी उपयुक्त ठरू शकतात, परंतु त्यांचा वापर फक्त तुमच्या चांगल्या ओळखीच्या लोकांसाठीच करणे चांगले.
परिस्थितीनुसार आपला संदेश "विनम्र," "शुभ दिवस / संध्याकाळी" किंवा "आपणास चांगला" म्हणून बंद करा.
प्राप्तकर्ते ईमेल मुद्रित करणे आणि ते इतरांसह सामायिक करणे निवडू शकतात, म्हणून नेहमी सभ्य रहा.
टोन तपासा
जेव्हा आपण लोकांशी समोरासमोर भेटतो तेव्हा त्यांच्या शरीराची भाषा, मुख आवाज आणि चेहर्यावरील भाव वापरतात ज्यायोगे त्यांना कसे वाटते हे मूल्यांकन करते. ई-मेल आम्हाला या माहितीपासून वंचित ठेवते, याचा अर्थ असा होतो की लोकांनी आमच्या संदेशांची गैरसमज कबूल केली आहे.
तुमची शब्दांची निवड, वाक्याची लांबी, विरामचिन्हे आणि कॅपिटलायझेशन यांचा सहज आणि श्रवणविषयक संकेतांशिवाय चुकीचा अर्थ लावला जाऊ शकतो. खालील पहिल्या उदाहरणात, लुईसला वाटेल की यान निराश किंवा रागावला आहे, परंतु प्रत्यक्षात, त्याला चांगले वाटते.
| वाईट उदाहरण | चांगले उदाहरण |
| लुईस,
मला आज संध्याकाळी ५ वाजेपर्यंत तुमचा अहवाल हवा आहे नाहीतर माझी अंतिम मुदत चुकते.
यॅन |
हाय लुईस,
या अहवालावर आपल्या परिश्रमांबद्दल धन्यवाद. आपण मला 17 तासांपूर्वी आपली आवृत्ती प्रदान करू शकाल, जेणेकरून माझी अंतिम मुदत चुकली नाही?
आगाऊ धन्यवाद,
यॅन |
भावनिकरित्या आपल्या ईमेलच्या "भावना" बद्दल विचार करा. जर आपल्या हेतू किंवा भावना चुकीच्या पद्धतीने समजल्या गेल्या असतील, तर आपल्या शब्दांची रचना करण्याच्या कमी अस्पष्ट मार्ग शोधा.
proofreading
शेवटी, "पाठवा" वर क्लिक करण्यापूर्वी, कोणत्याही शब्दलेखन, व्याकरण आणि विरामचिन्हे त्रुटींसाठी तुमचा ईमेल तपासण्यासाठी थोडा वेळ द्या. तुमचे ईमेल तुमच्या व्यावसायिक प्रतिमेचा तेवढेच भाग आहेत जितके तुम्ही परिधान करता. त्यामुळे मालिकेतील त्रुटी असलेला संदेश पाठविण्याची नामुष्की ओढवली आहे.
प्रूफरीडिंग दरम्यान, आपल्या ईमेलच्या लांबीकडे लक्ष द्या. लांब, डिस्कनेक्ट केलेल्या ईमेलपेक्षा लहान, संक्षिप्त ईमेल वाचण्याची अधिक शक्यता असते, म्हणून आवश्यक माहिती वगळता आपल्या ईमेल शक्य तितक्या लहान असल्याची खात्री करा.
महत्वाचे मुद्दे
आपल्यापैकी बहुतेक लोक आमच्या दिवसाचा चांगला भाग येथे घालवतात ईमेल वाचा आणि लिहा. परंतु आम्ही पाठविलेले संदेश इतरांसाठी गोंधळात टाकणारे असू शकतात.
प्रभावी ईमेल लिहिण्यासाठी, आपण खरोखरच या चॅनेलचा वापर केला पाहिजे तर प्रथम आपल्यास विचारा. काहीवेळा फोन घेणे चांगले असू शकते.
आपल्या ईमेल संक्षिप्त आणि अचूक करा. ज्यांना केवळ त्यांना पाहण्याची आवश्यकता आहे त्यांच्याकडे पाठवा आणि आपण प्राप्तकर्त्याला पुढे काय करू इच्छिता हे स्पष्टपणे निर्दिष्ट करा.
लक्षात ठेवा की तुमचे ईमेल तुमच्या व्यावसायिकतेचे, तुमच्या मूल्यांचे आणि तपशीलाकडे तुमचे लक्ष यांचे प्रतिबिंब आहेत. तुमच्या संदेशाच्या टोनचा इतर कसा अर्थ लावतील याची कल्पना करण्याचा प्रयत्न करा. नम्र व्हा आणि "पाठवा" दाबण्यापूर्वी तुम्ही काय लिहिले आहे ते नेहमी तपासा.
