Ungkapan sopan: Beberapa kesilapan yang perlu dielakkan!
Surat lamaran, surat terima kasih, e-mel profesional... Terdapat banyak kesempatan apabila formula sopan digunakan, baik dalam surat pentadbiran dan dalam e-mel profesional. Walau bagaimanapun, terdapat begitu banyak ungkapan sopan untuk diserahkan yang disertakan dalam e-mel profesional sehingga ia boleh menjadi kusut dengan cepat. Dalam kumpulan ini, kami telah mengenal pasti, untuk anda, beberapa daripada mereka yang anda mesti buang. Mereka sememangnya tidak produktif. Jika anda ingin meningkatkan kualiti e-mel profesional anda, anda telah datang ke tempat yang betul.
Sila jawab saya atau Terima kasih terlebih dahulu: Bentuk kesopanan yang perlu dielakkan
Adalah salah untuk berfikir bahawa mengucapkan terima kasih kepada pihak atasan atau pelanggan terlebih dahulu akan mendorong mereka untuk menerima permintaan atau permintaan kita. Tetapi pada hakikatnya, kami hanya berterima kasih atas perkhidmatan yang telah diberikan dan bukannya bantuan masa depan.
Walaupun anda berada dalam konteks profesional, setiap formula mempunyai kepentingannya dan kesan psikologi perkataan tidak boleh diabaikan. Ideanya sememangnya untuk menjana komitmen dengan lawan bicara. Dalam kes ini, mengapa tidak menggunakan imperatif?
Anda boleh menggunakan mod ini sambil kekal sopan. Daripada menulis "Terima kasih kerana menjawab saya", adalah lebih baik untuk mengatakan: "Tolong jawab saya" atau lebih tepat "Ketahui bahawa anda boleh menghubungi saya di ...". Anda pasti berfikir bahawa formula ini agak agresif atau dalam nada bosan.
Namun, ini adalah ungkapan kesopanan yang sangat menarik yang memberikan keperibadian kepada pengirim e-mel dalam persekitaran profesional. Ini berbeza dengan banyak e-mel yang kurang bersemangat atau dianggap terlalu malu.
Formula sopan dengan nada negatif: Mengapa mengelakkannya?
"Jangan teragak-agak untuk menghubungi saya" atau "Kami pasti akan menghubungi anda kembali". Ini semua adalah ungkapan sopan dengan nada negatif yang penting untuk dilarang daripada e-mel profesional anda.
Memang benar bahawa ini adalah formula positif. Tetapi fakta bahawa mereka dinyatakan dalam istilah negatif kadang-kadang menjadikannya tidak produktif. Memang terbukti dengan neurosains, otak kita cenderung mengabaikan negasi. Formula negatif tidak mendorong kita untuk bertindak dan selalunya ia lebih berat.
Jadi, daripada mengatakan "Jangan ragu untuk mencipta akaun anda", lebih baik menggunakan "Sila buat akaun anda" atau "Ketahui bahawa anda boleh membuat akaun anda". Beberapa kajian sememangnya telah mendedahkan bahawa mesej positif yang dirumuskan dalam mod negatif menjana kadar penukaran yang sangat sedikit.
Dengan cita-cita untuk melibatkan wartawan anda dalam e-mel profesional anda. Anda akan mendapat banyak keuntungan dengan memilih ungkapan ihsan afirmatif. Pembaca anda akan berasa lebih prihatin dengan nasihat atau permintaan anda.
