Purata pekerja Perancis menghabiskan kira-kira satu perempat minggu melalui ratusan e-mel yang mereka hantar dan terima setiap hari.
Walau bagaimanapun, walaupun fakta bahawa kami terjebak dalam peti mel kami sebahagian besar masa kami, ramai di antara kami, bahkan yang paling profesional masih tidak tahu bagaimana menggunakan e-mel dengan sewajarnya.
Malah, berdasarkan jumlah mesej yang kita baca dan tulis setiap hari, kita lebih cenderung untuk membuat kesilapan yang memalukan, yang boleh membawa kesan perniagaan yang serius.
Dalam artikel ini, kita telah menentukan peraturan "cybercourt" yang paling penting untuk diketahui.
Sertakan baris subjek yang jelas dan langsung
Contoh baris subjek yang baik termasuk "Tarikh mesyuarat ditukar", "Soalan ringkas tentang pembentangan anda" atau "Cadangan untuk cadangan".
Orang sering membuat keputusan untuk membuka e-mel berdasarkan baris subjek, pilih satu yang membolehkan pembaca mengetahui bahawa anda sedang menangani kebimbangan atau isu kerja mereka.
Gunakan alamat e-mel profesional
Jika anda bekerja untuk sebuah syarikat, anda mesti menggunakan alamat e-mel syarikat anda. Tetapi jika anda menggunakan akaun e-mel peribadi, sama ada anda bekerja sendiri atau suka menggunakannya sekali-sekala untuk surat-menyurat perniagaan, anda harus berhati-hati apabila memilih alamat ini.
Anda harus sentiasa mempunyai alamat e-mel yang mempunyai nama anda supaya penerima tahu dengan tepat siapa yang menghantar e-mel tersebut. Jangan sekali-kali menggunakan alamat e-mel yang tidak sesuai untuk bekerja.
Berfikir dua kali sebelum mengklik "balas semua"
Tiada siapa yang mahu membaca 20 e-mel orang yang tiada kaitan dengan mereka. Mengabaikan e-mel boleh menjadi sukar, kerana ramai orang menerima pemberitahuan mesej baharu pada telefon pintar mereka atau mesej pop timbul yang mengganggu pada skrin komputer mereka. Elakkan daripada mengklik "balas kepada semua" melainkan anda fikir semua orang dalam senarai harus menerima e-mel tersebut.
Sertakan blok tandatangan
Berikan pembaca anda maklumat tentang diri anda. Lazimnya, sertakan nama penuh, gelaran, nama syarikat dan maklumat hubungan anda, termasuk nombor telefon. Anda juga boleh menambah sedikit pengiklanan untuk diri sendiri, tetapi jangan berlebihan dengan pepatah atau ilustrasi.
Gunakan fon, saiz dan warna yang sama seperti e-mel yang lain.
Gunakan salam profesional
Jangan gunakan ungkapan kasual seperti "Hello", "Hai!" atau “Apa khabar?”.
Sifat santai dari tulisan kami tidak boleh menjejaskan ucapan dalam e-mel. "Hai!" Adalah ucapan yang tidak rasmi dan secara amnya, ia tidak sepatutnya digunakan dalam keadaan kerja. Gunakan "Hello" atau "Selamat malam" sebaliknya.
Gunakan tanda seru dengan berhati-hati
Jika anda memilih untuk menggunakan tanda seru, gunakan satu sahaja untuk menyatakan semangat anda.
Orang kadangkala terbawa-bawa dan meletakkan beberapa tanda seru pada akhir ayat mereka. Hasilnya mungkin kelihatan terlalu emosional atau tidak matang, tanda seru harus digunakan dengan berhati-hati dalam penulisan.
Berhati-hati dengan humor
Humor boleh hilang dengan mudah dalam terjemahan tanpa nada dan ekspresi muka yang betul. Dalam perbualan perniagaan, jenaka sebaiknya ditinggalkan daripada e-mel melainkan anda mengenali penerima dengan baik. Selain itu, sesuatu yang anda fikir lucu mungkin tidak sesuai untuk orang lain.
Ketahui bahawa orang dari budaya yang berbeza bercakap dan menulis secara berbeza
Miskomunikasi mudah timbul kerana perbezaan budaya terutamanya dalam bentuk tulisan apabila kita tidak dapat melihat bahasa badan masing-masing. Sesuaikan mesej anda dengan latar belakang budaya atau tahap pengetahuan penerima.
Adalah baik untuk diingat bahawa budaya kontekstual (Jepun, Arab atau Cina) ingin mengenali anda sebelum melakukan perniagaan dengan anda. Akibatnya, mungkin menjadi biasa bagi pekerja di negara-negara ini agar lebih personal dalam tulisan mereka. Sebaliknya, orang dari budaya konteks rendah (Jerman, Amerika atau Scandinavia) memilih untuk pergi dengan cepat ke titik itu.
Balas e-mel anda, walaupun e-mel itu tidak ditujukan untuk anda
Sukar untuk membalas semua e-mel yang dihantar kepada anda, tetapi anda harus mencuba. Ini termasuk kes di mana e-mel dihantar secara tidak sengaja kepada anda, terutamanya jika pengirim menjangkakan balasan. Balasan tidak diperlukan, tetapi merupakan etika e-mel yang baik, terutamanya jika orang itu bekerja di syarikat atau industri yang sama dengan anda.
Berikut ialah contoh jawapan: “Saya tahu anda sangat sibuk, tetapi saya rasa anda tidak mahu menghantar e-mel ini kepada saya. Dan saya ingin memberitahu anda supaya anda boleh menghantarnya kepada orang yang betul. »
Semak setiap mesej
Kesilapan anda tidak akan disedari oleh penerima e-mel anda. Dan, bergantung pada penerima, anda mungkin dinilai kerana berbuat demikian.
Jangan bergantung pada penyemak ejaan. Baca dan baca semula mel anda beberapa kali, sebaik-baiknya dengan kuat, sebelum menghantarnya.
Tambahkan alamat e-mel yang terakhir
Elakkan menghantar e-mel secara tidak sengaja sebelum anda selesai mengarangnya dan membetulkan mesej. Walaupun semasa membalas mesej, adalah idea yang baik untuk mengalih keluar alamat penerima dan memasukkannya hanya apabila anda pasti mesej itu sedia untuk dihantar.
Sahkan bahawa anda telah memilih penerima yang betul
Anda perlu berhati-hati apabila menaip nama daripada buku alamat anda pada baris "Kepada" e-mel. Mudah untuk memilih nama yang salah, yang boleh memalukan anda dan orang yang tersilap menerima e-mel.
Gunakan fon klasik
Untuk surat-menyurat profesional, sentiasa simpan fon, warna dan saiz standard anda.
Peraturan kardinal: E-mel anda harus mudah untuk dibaca oleh orang lain.
Sebagai peraturan umum, sebaiknya gunakan jenis 10 atau 12 titik dan muka taip yang mudah dibaca, seperti Arial, Calibri atau Times New Roman. Apabila bercakap tentang warna, hitam adalah pilihan yang paling selamat.
Perhatikan nada anda
Sama seperti lelucon yang hilang dalam terjemahan, mesej anda dengan cepat boleh disalah tafsir. Ingat bahawa pewawancara anda tidak mempunyai isyarat suara dan ekspresi muka yang akan mereka perolehi dalam perbincangan satu sama lain.
Untuk mengelakkan salah faham, disarankan agar anda membaca mesej anda dengan kuat sebelum mengklik Hantar. Jika ia kelihatan sukar untuk anda, ia akan kelihatan sukar bagi pembaca.
Untuk hasil yang terbaik, elakkan menggunakan perkataan negatif sepenuhnya (“gagal”, “buruk” atau “diabaikan”) dan sentiasa sebut “tolong” dan “terima kasih”.
