Apabila sesetengah pekerja tidak hadir atas pelbagai sebab tanpa memberitahu penyelia atau pengurus mereka, mereka tidak tahu bagaimana untuk menyatakan pendapat mereka. Orang lain juga merasa sukar untuk meminta cuti pendek apabila mereka mempunyai beberapa cuti isu peribadi dibayar.
Kesan ketidakhadiran anda bergantung pada jenis kerja anda dan dasar yang ada di tempat kerja anda. Ketiadaan anda, terutamanya jika ia tidak diumumkan terlebih dahulu, boleh menjadi sangat mahal untuk organisasi anda. Oleh itu, sebelum membuat keputusan untuk pergi, fikirkannya. Jika ini berlaku atau telah berlaku, menggunakan e-mel untuk meminta maaf atau terangkan kepada penyelia anda adalah cara yang baik untuk berkomunikasi dengan berkesan dan cepat.
Sebelum menulis e-mel pembenaran
Artikel ini bertujuan untuk menunjukkan bagaimana seorang pekerja dengan satu atau lebih alasan yang sah boleh mewajarkan keperluannya untuk tidak hadir atau sebab mengapa dia tidak dapat hadir di jawatannya. Sebagai pekerja, adalah penting bahawa anda pasti tentang kemungkinan akibat ketidakhadiran tanpa cuti. Tiada jaminan bahawa e-mel permohonan maaf anda akan menerima respons yang menggalakkan. Begitu juga, tiada jaminan bahawa apabila anda menulis e-mel yang meminta cuti dari kerja, ia akan diterima secara positif.
Walau bagaimanapun, apabila anda tidak hadir untuk alasan yang mendesak dan anda tidak dapat mencapai bos anda, adalah penting untuk menulis e-mel secepat mungkin yang mengandungi sebab-sebab yang tepat untuk ketiadaan ini. Begitu juga, apabila anda tahu terlebih dahulu bahawa anda perlu menangani masalah peribadi atau keluarga yang penting, adalah bijak mengarang e-mel mengandungi permintaan maaf anda untuk kesulitan dan beberapa penjelasan jika mungkin. Anda melakukan ini dengan harapan meminimumkan kesan kehidupan peribadi anda pada pekerjaan anda.
Akhir sekali, pastikan anda mengetahui dasar dan protokol syarikat anda tentang cara untuk tidak hadir dalam kumpulan anda. Syarikat boleh membuat konsesi tertentu sekiranya berlaku kecemasan dan menyediakan cara untuk menguruskannya. Berkemungkinan terdapat dasar mengenai bilangan hari antara masa anda perlu memohon dan hari anda akan pergi.
Garis panduan untuk menulis e-mel
Gunakan gaya formal
E-mel ini rasmi. Ia harus ditulis dalam gaya formal. Dari baris subjek hingga kesimpulan, semuanya harus profesional. Penyelia anda, bersama orang lain, mengharapkan anda menyatakan keseriusan situasi dalam e-mel anda. Kes anda lebih cenderung didengar apabila anda menulis e-mel sedemikian dalam gaya formal.
Hantar e-mel awal
Kami telah menekankan pentingnya menghormati dasar syarikat. Juga ambil perhatian bahawa jika anda perlu menulis e-mel yang mengandungi alasan profesional, adalah penting untuk melakukannya secepat mungkin. Ini amat penting apabila anda gagal dan anda tidak datang bekerja tanpa kebenaran. Memberitahu bos anda lebih awal selepas ketiadaan yang tidak wajar dapat mengelakkan amaran. Dengan memaklumkan anda terlebih dahulu tentang kes force majeure di mana anda mendapati diri anda, anda akan membantu syarikat itu memilih pengganti yang sesuai atau membuat susunan.
Tepat dengan butirannya
Jadilah ringkas. Anda tidak perlu pergi ke butiran tentang apa yang berlaku yang menyebabkan anda tidak berada di sana atau pergi tidak lama lagi. Sebut sahaja fakta penting. Jika anda meminta kebenaran terlebih dahulu, nyatakan hari anda berniat untuk tidak hadir. Tegaskan dengan tarikh, jangan berikan anggaran.
Bantuan tawaran
Apabila anda menulis e-mel alasan untuk pergi, pastikan anda menunjukkan bahawa anda mengambil berat tentang produktiviti syarikat. Tidak mengapa untuk hanya mengatakan anda akan pergi, tawarkan untuk melakukan sesuatu yang akan mengurangkan kesan ketidakhadiran anda. Sebagai contoh, anda boleh melakukan ini apabila anda kembali atau bercakap dengan rakan sekerja untuk menggantikan anda. Sesetengah syarikat mungkin mempunyai polisi seperti potongan gaji untuk beberapa hari lagi. Oleh itu, cuba fahami sepenuhnya dasar syarikat dan bagaimana anda boleh bekerja dengannya.
E-mel Contoh 1: Cara Menulis E-mel Permohonan Maaf (Selepas Anda Terlepas Kerja Sehari)
Subjek: Bukti ketiadaan mulai 19/11/2018
Hello Mr. Guillou,
Sila terima e-mel ini sebagai pemberitahuan rasmi bahawa saya tidak dapat menghadiri kerja pada 19 November 2018 kerana selsema. Liam dan Arthur mengambil tempat saya semasa ketiadaan saya. Mereka menyelesaikan semua tugasan saya untuk hari itu.
Saya memohon maaf kerana tidak dapat berkomunikasi dengan anda sebelum meninggalkan kerja. Saya minta maaf jika terdapat sebarang kesulitan pada perniagaan.
Saya telah melampirkan sijil perubatan saya pada e-mel ini.
Sila beritahu saya jika anda memerlukan sebarang maklumat lanjut.
Terima kasih atas pemahaman anda.
Regards,
Ethan Gaudin
E-mel Contoh 2: Cara Menulis E-mel Permohonan Maaf untuk Ketiadaan Kerja Anda di Masa Depan
Subjek: Mengurus hari ketiadaan saya 17 / 12 / 2018
Dear Madam Pascal,
Sila terima e-mel ini sebagai pemberitahuan rasmi bahawa saya akan tidak hadir bekerja pada 17 Disember 2018. Saya akan hadir sebagai saksi profesional di mahkamah pada hari itu. Saya telah memaklumkan kepada anda tentang saman saya ke mahkamah minggu lepas dan keperluan penting untuk saya hadir.
Saya membuat perjanjian dengan Gabin Thibault dari jabatan IT, yang kini sedang bercuti untuk menggantikan saya. Semasa rehat mahkamah, saya akan menghubungi untuk melihat sama ada dia memerlukan sebarang bantuan.
Terima kasih.
Regards,
Emma Vallee
