औसत फ्रान्सेली कर्मचारीले हरेक दिन पठाउने र प्राप्त गर्ने सयौं इमेलहरू मार्फत हप्ताको एक चौथाई खर्च गर्छन्।
जहाँसम्म, हामी हाम्रो मेलबक्समा हाम्रो समयको एक राम्रो अंशमा अड्किएका छौं भन्ने तथ्यको बाबजुद पनि हामीमध्ये धेरैलाई, अझ धेरै पेशेवरहरू अझै पनि कसरी प्रयोग गर्ने भन्ने बारे जान्दैनन्। ईमेल उचित रूपमा.
वास्तवमा, प्रत्येक दिन पढ्ने र लेख्ने सन्देशहरूको भोल्युम दिईयो, हामी दु: ख गम्भीर गल्तीहरू गर्न सक्दछौं जुन यसले बिजनेस परिणामहरू गम्भीर हुन सक्छ।
यस लेखमा, हामीले "cybercourt" को सबै भन्दा आवश्यक जानको नियम परिभाषित गरेका छौं।
स्पष्ट र प्रत्यक्ष विषय रेखा समावेश गर्नुहोस्
राम्रो विषय रेखाका उदाहरणहरूमा "परिवर्तित बैठक मिति", "तपाईको प्रस्तुतिको बारेमा द्रुत प्रश्न" वा "प्रस्तावका लागि सुझावहरू" समावेश छन्।
व्यक्तिहरूले प्राय: विषय रेखामा आधारित इमेल खोल्ने निर्णय गर्छन्, एउटा छनौट गर्नुहोस् जसले पाठकहरूलाई थाहा दिनुहोस् कि तपाईंले उनीहरूको चिन्ता वा कामका मुद्दाहरूलाई सम्बोधन गर्दै हुनुहुन्छ।
एक व्यावसायिक इमेल ठेगाना प्रयोग गर्नुहोस्
यदि तपाइँ कम्पनीको लागि काम गर्नुहुन्छ भने, तपाइँले तपाइँको कम्पनीको इमेल ठेगाना प्रयोग गर्नुपर्छ। तर यदि तपाइँ एक व्यक्तिगत इमेल खाता प्रयोग गर्नुहुन्छ, चाहे तपाइँ स्व-रोजगार हुनुहुन्छ वा कहिले काँही व्यापार पत्राचारको लागि प्रयोग गर्न चाहनुहुन्छ भने, तपाइँ यो ठेगाना छनौट गर्दा होसियार हुनुपर्छ।
तपाइँसँग सधैं एउटा इमेल ठेगाना हुनुपर्छ जसमा तपाइँको नाम छ त्यसैले प्राप्तकर्तालाई इमेल पठाउने व्यक्तिलाई थाहा छ। कामको लागि उपयुक्त नभएको इमेल ठेगाना कहिल्यै प्रयोग नगर्नुहोस्।
"सबैलाई जवाफ दिनुहोस्" मा क्लिक गर्नु अघि दुई पटक सोच्नुहोस्
कोही पनि 20 व्यक्तिको इमेलहरू पढ्न चाहँदैनन् जुन तिनीहरूसँग कुनै सरोकार छैन। इमेलहरू बेवास्ता गर्न गाह्रो हुन सक्छ, किनकि धेरै व्यक्तिहरूले आफ्नो स्मार्टफोनमा नयाँ सन्देशहरू वा उनीहरूको कम्प्युटर स्क्रिनमा पप-अप सन्देशहरू विचलित गर्ने सूचनाहरू प्राप्त गर्छन्। "सबैलाई जवाफ दिनुहोस्" मा क्लिक गर्नबाट टाढा रहनुहोस् जबसम्म तपाइँ सोच्नुहुन्छ कि सूचीमा रहेका सबैले इमेल प्राप्त गर्नुपर्छ।
एउटा हस्ताक्षर ब्लक समावेश गर्नुहोस्
तपाईंको पाठकलाई तपाईंको बारेमा जानकारी प्रदान गर्नुहोस्। सामान्यतया, तपाईंको पूरा नाम, शीर्षक, कम्पनीको नाम र फोन नम्बर सहित सम्पर्क जानकारी समावेश गर्नुहोस्। तपाईं आफ्नो लागि केही विज्ञापनहरू पनि थप्न सक्नुहुन्छ, तर भनाइ वा दृष्टान्तहरूको साथ ओभरबोर्ड नजानुहोस्।
बाँकी इमेल जस्तै फन्ट, साइज र रङ प्रयोग गर्नुहोस्।
पेशेवर अभिवादन प्रयोग गर्नुहोस्
"हेलो", "नमस्ते!" जस्ता अनौपचारिक, बोलचाल अभिव्यक्तिहरू प्रयोग नगर्नुहोस्। वा "कसरी छौ?"।
हाम्रा लेखहरूको सुस्त स्वभाव इमेलमा ग्रीष्मलाई असर गर्दैन। "नमस्ते!" एक धेरै अनौपचारिक अभिवादन र सामान्यतया, यो कामको स्थितिमा प्रयोग गर्नुपर्दैन। बरु "नमस्कार" वा "शुभ साँझ" प्रयोग गर्नुहोस्।
विस्मयादिबोधक बिन्दुहरू कम प्रयोग गर्नुहोस्
यदि तपाइँ विस्मयादिबोधक चिन्ह प्रयोग गर्न रोज्नुहुन्छ भने, तपाइँको उत्साह व्यक्त गर्न केवल एउटा प्रयोग गर्नुहोस्।
मानिसहरू कहिलेकाहीँ टाढा जान्छन् र उनीहरूको वाक्यको अन्त्यमा धेरै विस्मयादिबोधक बिन्दुहरू राख्छन्। नतिजा धेरै भावनात्मक वा अपरिपक्व लाग्न सक्छ, विस्मयादिबोधक बिन्दुहरू लिखित रूपमा प्रयोग गर्नुपर्छ।
हास्यसँग सावधान रहनुहोस्
सही टोन र अनुहारको अभिव्यक्ति बिना अनुवादमा हास्य सजिलै हराउन सक्छ। व्यावसायिक वार्तालापमा, तपाईंले प्रापकलाई राम्ररी चिन्नुभएन भने हास्यलाई इमेलबाट बाहिर राख्नु राम्रो हुन्छ। साथै, तपाईलाई हास्यास्पद लाग्दो कुरा अरू कसैलाई नहुन सक्छ।
जान्नुहोस् कि विभिन्न संस्कृतिका मानिसहरू बोल्छन् र फरक फरक लेख्छन्
सांस्कृतिक भिन्नताहरूको कारणले गर्दा गलत सञ्चार सजिलै उत्पन्न हुन सक्छ, विशेष गरी लिखित रूपमा जब हामी एकअर्काको शारीरिक भाषा देख्न सक्दैनौं। आफ्नो सन्देशलाई प्रापकको सांस्कृतिक पृष्ठभूमि वा ज्ञानको स्तरमा मिलाउनुहोस्।
ध्यान राख्नु राम्रो छ कि अत्यधिक प्रासंगिक संस्कृति (जापानी, अरबी वा चिनियाँ) तपाईंसँग व्यापार गर्नु अघि तपाईं जान्न चाहन्छु। परिणामको रूपमा, यी देशहरूमा कर्मचारीहरूको लागि तिनीहरूको लेखनमा अधिक व्यक्तिगत हुन आम लागि साधारण हुन सक्छ। अर्कोतर्फ, कम सन्दर्भको साथ संस्कृतिकाहरु (जर्मन, अमेरिकन वा स्क्यान्डिनेभियन) को कुरामा धेरै छिटो जान जान्छ।
तपाईंको इमेलहरूमा जवाफ दिनुहोस्, भले पनि इमेल तपाईंको लागि अभिप्रेरित थिएन
तपाईंलाई पठाइएका सबै इमेलहरूको जवाफ दिन गाह्रो छ, तर तपाईंले प्रयास गर्नुपर्छ। यसमा घटनाहरू समावेश छन् जहाँ इमेल गल्तिले तपाईंलाई पठाइएको थियो, विशेष गरी यदि प्रेषकले प्रतिक्रियाको अपेक्षा गरिरहेको छ। जवाफ आवश्यक छैन, तर राम्रो इमेल शिष्टाचार हो, विशेष गरी यदि त्यो व्यक्ति तपाईं जस्तै कम्पनी वा उद्योगमा काम गर्दछ।
यहाँ जवाफको एउटा उदाहरण छ: "मलाई थाहा छ तपाईं धेरै व्यस्त हुनुहुन्छ, तर मलाई लाग्दैन कि तपाईंले मलाई यो इमेल पठाउन चाहनुहुन्छ। र म तपाईंलाई थाहा दिन चाहन्छु ताकि तपाईं यसलाई सही व्यक्तिलाई पठाउन सक्नुहुन्छ। »
प्रत्येक सन्देशको समीक्षा गर्नुहोस्
तपाईको गल्ती तपाईंको इ-मेल प्राप्तकर्ताहरू द्वारा बेवास्ता हुनेछैन। र, प्राप्तकर्तामा निर्भर गर्दै, तपाइँ त्यसो गरेकोमा न्याय गर्न सकिन्छ।
हिज्जे जाँचकर्ताहरूमा भरोसा नगर्नुहोस्। पठाउनु अघि तपाईको मेल धेरै पटक पढ्नुहोस् र पुन: पढ्नुहोस्, प्राथमिकतामा ठूलो स्वरमा।
अन्तिम इमेल ठेगाना थप्नुहोस्
गल्तिले एउटा इमेल पठाउनबाट बच्नुहोस् तपाईंले यसलाई रचना र सन्देश सच्याउनु अघि। सन्देशको जवाफ दिंदा पनि, प्राप्तकर्ताको ठेगाना हटाउन र सन्देश पठाउन तयार छ भन्ने निश्चित हुँदा मात्र यसलाई सम्मिलित गर्नु राम्रो विचार हो।
प्रमाणित गर्नुहोस् कि तपाईंले दायाँ प्राप्तकर्ता चयन गर्नुभएको छ
इमेलको "To" लाइनमा तपाईंको ठेगाना पुस्तिकाबाट नाम टाइप गर्दा तपाईंले धेरै सावधान रहनु पर्छ। गलत नाम चयन गर्न सजिलो छ, जुन तपाईं र त्रुटिमा इमेल प्राप्त गर्ने व्यक्तिको लागि लाजमर्दो हुन सक्छ।
क्लासिक फन्टहरू प्रयोग गर्नुहोस्
व्यावसायिक पत्राचारको लागि, सधैँ तपाईंको फन्टहरू, रङहरू र मानक साइजहरू राख्नुहोस्।
कार्डिनल नियम: तपाईंको इमेलहरू अन्य मानिसहरूलाई पढ्न सजिलो हुनुपर्दछ।
सामान्यतया, 10 वा 12 बिन्दु प्रकार र एरियल, क्यालिब्रि, वा टाइम्स न्यू रोमन जस्ता पढ्न-गर्न-पढ्न सजिलो टाइपफेस प्रयोग गर्नु राम्रो हुन्छ। जब यो रंग को लागी आउँछ, कालो सबैभन्दा सुरक्षित विकल्प हो।
तपाईंको टोनमा आँखा राख्नुहोस्
जस्तै मजाक अनुवादमा गुमाएका छन्, तपाईंको सन्देश चाँडै गलत व्याख्या गर्न सकिन्छ। याद राख्नुहोस् कि तपाईंको साक्षात्कारकर्तासँग अनुहार-अनुहार छलफलमा प्राप्त भित्री संकेतहरू र अनुहार अभिव्यक्ति छैन।
कुनै पनि गलतफलताबाट बच्न, यो सिफारिश गरिएको छ कि तपाइँ पठाउन क्लिक गर्नु अघि तपाइँले सन्देश पठाउनुभयो। यदि यो तपाईंको लागि कठिन देखिन्छ भने, यो पाठकको लागि कडा मेहनत हुनेछ।
उत्कृष्ट परिणामहरूको लागि, पूर्णतया नकारात्मक शब्दहरू प्रयोग नगर्नुहोस् ("असफल", "खराब" वा "बेवास्ता गरिएको") र सधैं "कृपया" र "धन्यवाद" भन्नुहोस्।
