Afwezigheidsberichten zijn belangrijk schrijfwerk. Maar om veel redenen kunnen ze over het hoofd worden gezien. Dit wordt verklaard door de context van hun schrijven en soms door geen rekening te houden met de impact die ze kunnen hebben.
De afwezigheidsmelding is immers een automatische melding. Verzonden als antwoord op elk bericht dat binnen een tijdsinterval of binnen een bepaalde periode is ontvangen. Soms wordt het bericht opgesteld in het kader van verlof. Deze periode, waarin u waarschijnlijk al met uw gedachten ergens anders bent, is misschien niet de beste tijd om uw bericht te schrijven.
Wat heeft het voor zin om een automatische afwezigheidsmelding te configureren?
De afwezigheidsmelding op het werk is in veel opzichten belangrijk. Het wordt gebruikt om al uw medewerkers op de hoogte te stellen van uw afwezigheid. Het dient ook om informatie te verstrekken waarmee ze hun activiteiten kunnen voortzetten terwijl ze wachten tot u terugkeert. Deze informatie is voornamelijk de datum van uw herstel, contactgegevens voor noodgevallen om contact met u op te nemen of de contactgegevens van een collega om contact op te nemen in geval van nood. Met het oog op dit alles is de afwezigheidsboodschap een essentiële communicatiehandeling voor elke professional.
Welke fouten moeten worden vermeden?
Gezien het belang van het afwezigheidsbericht, moet er rekening worden gehouden met verschillende parameters om uw gesprekspartner niet te choqueren of te minachten. Je kunt beter te respectvol klinken dan respectloos. U kunt dus geen uitdrukkingen gebruiken zoals OUPS, pff, enz. U moet rekening houden met het profiel van alle belanghebbenden. Schrijf dus niet alsof u met collega's praat wanneer uw superieuren of klanten, leveranciers of zelfs overheidsinstanties u berichten sturen.
Om dit ongemak te voorkomen is het met Outlook mogelijk om een afwezigheidsbericht te hebben voor interne bedrijfsmails en een ander bericht voor externe mails. Je zult in ieder geval rekening moeten houden met alle profielen om een goed gestructureerd verzuimbericht te produceren.
Bovendien moet de informatie bruikbaar en nauwkeurig zijn. Vermijd dubbelzinnige berichten zoals "Ik ben vanaf morgen afwezig", wetende dat wie deze informatie ontvangt, de datum van deze "morgen" niet kan weten.
Vermijd tot slot het gebruik van een bekende en informele toon. Inderdaad, de euforie van een vakantie in zicht kan ervoor zorgen dat u een al te bekende toon gebruikt. Vergeet niet om professioneel te blijven tot het einde. Mondeling met collega's kan dit gebeuren, maar zeker niet in het kader van working papers.
Welk type afwezigheidsbericht kiezen?
Kies een conventionele stijl om al deze valkuilen te vermijden. Dit omvat uw voor- en achternaam, informatie over wanneer u het ontvangen bericht kunt verwerken en de persoon (personen) om contact op te nemen in geval van nood.
