Het rapport: 4 essentiële punten om te weten om te slagen
Je moet een maken verslag, of een rapport, op verzoek van uw manager. Maar je weet niet waar je moet beginnen of hoe je het moet formuleren.
Hier onthul ik een eenvoudige procedure in 4-punten om dit rapport efficiënt en met een bepaalde snelheid te realiseren. Het moet in een logische chronologie worden geschreven.
Wat is het nut van een rapport?
Het geeft de mogelijkheid aan de persoon voor wie het bedoeld is om op te kunnen vertrouwen de gepresenteerde gegevens beslissen over een actie. De informatie die in het rapport wordt vastgelegd, maakt het mogelijk om één of meer voor de besluitvorming noodzakelijke vragen te beantwoorden.
Dat gezegd hebbende, kan een werknemer een rapport schrijven om suggesties aan haar leidinggevende over een specifiek onderwerp te doen om verbeteringen aan te brengen, bijvoorbeeld over de organisatie van een dienst of de vervanging van materialen. Een rapport is een uitstekende manier om te communiceren tussen een meerdere en zijn ondergeschikten.
Afhankelijk van het doel van het rapport kan de presentatie verschillen, maar de procedure die ik hieronder vermeld, is geldig voor alle rapporten die u moet maken.
Eerste punt - Het verzoek moet nauwkeurig en expliciet zijn.
Dit eerste punt zal het essentiële punt zijn waarop al uw werk gebaseerd zal zijn. Het zal ook het betreffende gebied afbakenen.
De ontvanger van het rapport
- Wat wil hij precies van uw rapport?
- Wat zijn de doelen en doelstellingen van het rapport voor hem?
- Hoe nuttig is het rapport voor uw ontvanger?
- Kent de ontvanger het onderwerp al?
- Weet wat zijn kennis is om niet al bekende informatie te herhalen.
De zaak en de modaliteiten
- Wat is de situatie?
- Wat zijn de redenen die verband houden met het verzoek om het rapport: moeilijkheden, transformaties, evoluties, wijzigingen, verbeteringen?
Tweede punt - overweeg, selecteer en verzamel essentiële informatie.
De informatie kan veel zijn, of het nu gaat om notities, documenten of andere rapporten, en verschillende bronnen, maar wat belangrijk is, is om selectief te zijn om alleen die te onthouden die essentieel, essentieel en essentieel zijn en niet te laten meeslepen door informatie van minder interesse of herhaling die het eindrapport zou kunnen schaden. Gebruik daarom alleen de meest geschikte informatie die overeenkomt met het gevraagde rapport.
Derde punt - het plan organiseren en uitvoeren
Meestal begint het plan met een introductie, gaat het verder met de ontwikkeling en eindigt het met een conclusie.
Hieronder is het blootgestelde plan dat over het algemeen wordt bereikt. De rol van introductie en conclusie verschilt niet, met behoud van hun intrinsieke rol. Integendeel, de ontwikkeling kan op een variabele manier worden opgevat volgens het rapport dat u zult moeten realiseren.
Introductie van het rapport
Het biedt essentiële informatie met betrekking tot de reden van de melding; zijn motivaties, zijn bedoelingen, zijn bestaansreden, zijn voorrechten.
Deze informatie zou in een paar woorden het doel van het rapport moeten samenvatten, in een beknopte tekst terwijl het gedetailleerd en volledig is.
Het is absoluut raadzaam om de inleiding te negeren, omdat het van tevoren de precieze gegevens van het verzoek beschrijft, waardoor zowel de geadresseerde als de redacteur van het rapport er zeker van kunnen zijn dat ze elkaar wederzijds begrepen hebben. Het helpt ook om de voorwaarden van het verzoek, de situatie, de voorwaarden te onthouden wanneer het rapport niet onmiddellijk wordt onderzocht of dat het later moet worden heroverwogen.
De ontwikkeling van het rapport
Ontwikkeling is gewoonlijk verdeeld in drie secties.
- Een tastbare en onpartijdige inventaris van de situatie of context, dat wil zeggen een gedetailleerde verklaring van wat er al is.
- Een duidelijk oordeel over wat er is, waarbij zowel de positieve als de negatieve aspecten worden benadrukt, terwijl een analyse net zo suggestief en concreet als nodig wordt voorgesteld.
- Advies, suggesties en aanbevelingen, voor zover mogelijk in verband met de voordelen die voor hen gelden.
De conclusie van het rapport
Het mag geen nieuw onderwerp bevatten dat niet in de ontwikkeling was aangegeven. Zonder een verkorte toespraak te zijn van de ontwikkeling, is het daar om een antwoord te brengen door duidelijk één of de volgende oplossingen voor te stellen voor de aanbevelingen die in deze worden gespecificeerd.
Vierde punt - Het rapport schrijven
Sommige regels die voor alle hoofdartikelen gelden, moeten worden gerespecteerd. De nadruk zal liggen op een begrijpelijke en toegankelijke woordenschat vlekkeloze spelling voor meer professionaliteit, korte zinnen voor een beter begrip, een luchtige structuur van de paragrafen voor een goede leesvaardigheid.
Speciale aandacht in de vorm van het rapport kan de lezer of ontvanger een gemakkelijk lees- en leescomfort bieden.
- U moet beknopt en expliciet zijn in uw schrijven
- Om een betere vloeiendheid te verzekeren bij het lezen van het rapport, verwijs de lezer naar een appendix die enkele aanvullingen op uw uitleg zal brengen wanneer dit nodig is.
- Plan een samenvatting wanneer uw rapport meer dan drie pagina's beslaat, zodat de ontvanger zich in zijn lezing kan oriënteren, als het zijn keuze is.
- Wanneer het winstgevend of onmisbaar is, integreer dan tabellen en andere grafieken die uw schrijven weerspiegelen om de gegevens te illustreren. Ze kunnen in sommige gevallen essentieel zijn voor een goed begrip.
- Laat de titels en ondertitels niet weg om elk deel van uw rapport te beperken om te winnen, ook hier in vloeibaarheid.
Tot slot: wat te onthouden
- Als u de toepassing goed interpreteert en begrijpt, kunt u reageren zonder naast het onderwerp te staan om efficiënter te worden.
- In uw rapport kunt u uw ideeën delen door stelling te nemen tegen het eenvoudige rapport.
- Om effectief te zijn, moet uw rapport antwoorden bevatten op de vragen van de ontvanger, vandaar het primaire belang van de hele presentatie; opstellen, structuur, verklaring en de ontvouwing ervan; introductie, ontwikkeling, conclusie.
- Leg je argumenten, observaties en voorgestelde oplossingen uit.
de vormgeven op Microsoft Word zal deze omweg van 15 minuten op YouTube meer dan nuttig voor je zijn.
