Identifiser standardmodellen tilpasset målet ditt

Det finnes forskjellige standardmaler for e-postrapporter som brukes i virksomheten. Å velge riktig format basert på formålet med rapporten din er avgjørende for å formidle budskapet ditt klart og effektivt.

For en vanlig overvåkingsrapport som en ukentlig eller månedlig rapport, velg en tabellstruktur med nøkkeltall (salg, produksjon osv.).

For et budsjett eller ressursforespørsel, skriv en fil strukturert i deler med en introduksjon, dine detaljerte behov, et argument og en konklusjon.

I en krisesituasjon som krever en akutt reaksjon, sats på en direkte og kraftig stil ved å liste opp problemene, konsekvensene og handlingene i noen få sjokkerende setninger.

Uansett modell, ta vare på formateringen med mellomtekster, kuler, tabeller for å lette lesingen. De konkrete eksemplene nedenfor vil hjelpe deg å velge det beste formatet for hver situasjon for profesjonelle og effektive e-postrapporter.

Den vanlige overvåkingsrapporten i form av tabeller

Den vanlige overvåkingsrapporten, for eksempel månedlig eller ukentlig, krever en klar og syntetisk struktur som fremhever nøkkeldata.

Formatet i tabeller gjør det mulig å presentere de viktige indikatorene (salg, produksjon, konverteringsrate osv.) på en organisert og lesbar måte, på få sekunder.

Navngiv tabellene dine nøyaktig, for eksempel "Evolusjon av nettsalg (månedlig omsetning 2022)". Husk å nevne enhetene.

Du kan inkludere visuelle elementer som grafikk for å forsterke budskapet. Sørg for at dataene er korrekte og at beregningene er riktige.

Følg hver tabell eller graf med en kort kommentar som analyserer de viktigste trendene og konklusjonene, i 2-3 setninger.

Tabellformatet gjør det enkelt for mottakeren å lese det viktigste raskt. Den er ideell for regelmessige overvåkingsrapporter som krever en oppsummering av nøkkeldata.

Den virkningsfulle e-posten i tilfelle en krise

I en nødsituasjon som krever rask respons, velg en rapport i form av korte, kraftige setninger.

Annonser problemet fra begynnelsen: "Serveren vår er nede etter et angrep, vi er offline". Detaljer deretter virkningen: tapt omsetning, berørte kunder, etc.

List deretter opp handlingene som er tatt for å begrense skaden, og de som skal iverksettes umiddelbart. Avslutt med et presserende spørsmål eller forespørsel: "Kan vi stole på ytterligere ressurser for å gjenopprette tjenesten innen 48 timer?"

I en krise er nøkkelen å raskt informere om vanskelighetene, konsekvensene og svarene i noen få direkte setninger. Budskapet ditt må være kort og mobiliserende. Den punchy stilen er mest effektiv for denne typen nødmeldinger på e-post.

 

Eksempel XNUMX: Detaljert månedlig salgsrapport

Fru,

Nedenfor finner du den detaljerte rapporten om vårt marssalg:

  1. Salg i butikk

Salget i butikk gikk ned 5 % fra forrige måned til € 1 250 000. Her er utviklingen etter avdeling:

  • Husholdningsapparater: omsetning på € 550 000, stabil
  • Gjør-det-selv-avdeling: omsetning på € 350 000, ned 3 %
  • Hageseksjonen: omsetning på €300 000, ned 15 %
  • Kjøkkenavdeling: omsetning på € 50 000, opp 10 %

Nedgangen i hageavdelingen forklares med det ugunstige været denne måneden. Legg merke til den oppmuntrende veksten i kjøkkenavdelingen.

  1. Salg på nett

Salget på nettstedet vårt er stabilt på €900 000. Mobiles andel steg til 35 % av nettsalget. Salget av møbler og innredning øker kraftig takket være vår nye vårkolleksjon.

  1. Markedsføringshandlinger

Vår e-postkampanje for bestemors dag genererte en ekstra omsetning på €20 000 i kjøkkenavdelingen.

Vår virksomhet på sosiale nettverk rundt interiør har også økt salget i dette segmentet.

  1. konklusjonen

Til tross for en liten nedgang i butikkene, er salget vårt fortsatt solid, drevet av e-handel og målrettede markedsoperasjoner. Vi må fortsette satsingen på innredning og møbler for å kompensere for sesongnedgangen i hageavdelingen.

Jeg står til din disposisjon for enhver avklaring.

Vennlig hilsen,

Jean Dupont Selger Østsektor

Andre eksempel: Ekstra budsjettforespørsel for lansering av en ny produktlinje

 

Fru generaldirektør,

Jeg har æren av å be deg om et tilleggsbudsjett som en del av lanseringen av vår nye produktserie som er planlagt til juni 2024.

Dette strategiske prosjektet har som mål å utvide tilbudet vårt til det aktive segmentet av økologiske produkter, der etterspørselen vokser med 20 % per år, ved å tilby 15 ekstra referanser.

For å garantere suksessen til denne lanseringen er det viktig å mobilisere ytterligere ressurser. Her er mine numeriske forslag:

  1. Midlertidig forsterkning av laget:
  • Rekruttering av 2 heltidsutviklere over 6 måneder for å fullføre innpakningen og teknisk dokumentasjon (kostnad: €12000 XNUMX)
  • Støtte fra et digitalt markedsføringsbyrå i 3 måneder for nettkampanjen (8000€)
  1. Markeds kampanje :
  • Mediebudsjett for å sponse våre publikasjoner på sosiale nettverk (5000€)
  • Oppretting og sending av e-poster: grafisk design, fraktkostnader for 3 kampanjer (7000€)
  1. Forbrukertester:
  • Organisering av forbrukerpaneler for å samle tilbakemeldinger om produkter (4000€)

Det er totalt €36 000 for å distribuere de menneskelige og markedsføringsressursene som er nødvendige for å lykkes med denne strategiske lanseringen.

Jeg står til din disposisjon for å diskutere det under vårt neste møte.

I påvente av at du kommer tilbake,

Hilsen,

John Dupont

Prosjektleder

 

Tredje eksempel: Salgsavdelingens månedlige aktivitetsrapport

 

Kjære fru Durand,

Nedenfor finner du aktivitetsrapporten til vår salgsavdeling for mars måned:

  • Prospekteringsbesøk: Våre salgsrepresentanter kontaktet 25 prospekter identifisert i vår kundefil. 12 avtaler er fastsatt.
  • Sendte tilbud: Vi har sendt 10 kommersielle tilbud på flaggskipprodukter fra vår katalog, hvorav 3 allerede er konvertert.
  • Messer: Vår stand på Expopharm-messen trakk til seg rundt 200 kontakter. Vi har konvertert 15 av dem til fremtidige ansettelser.
  • Opplæring: Vår nye samarbeidspartner Lena fulgte en uke med felttrening med Marc for å gjøre seg kjent med produktene og salgsargumentene våre.
  • Mål: Vårt kommersielle mål om 20 nye kontrakter i løpet av måneden er nådd. Omsetningen som genereres beløper seg til €30.

Vi fortsetter arbeidet med å utvikle vår kundeliste, ikke nøl med å sende meg dine anbefalinger.

Vennlig hilsen,

Jean Dupont salgssjef

 

Eksempel fire: Detaljert ukentlig aktivitetsrapport – Supermarked Bakeri

 

Chers-kolleger,

Nedenfor finner du den detaljerte aktivitetsrapporten til bakeriet vårt for uken 1-7 mars:

Produksjon:

  • Vi produserte i gjennomsnitt 350 tradisjonelle baguetter per dag, til sammen 2100 i løpet av uken.
  • Det totale volumet er opp med 5 % takket være vår nye ovn, som lar oss møte den økende etterspørselen.
  • Diversifiseringen av vårt utvalg av spesialbrød (landlig, grovt, frokostblandinger) bærer frukter. Vi bakte 750 denne uken.

Salg:

  • Den totale omsetningen er 2500€, stabil sammenlignet med forrige uke.
  • Wienerbakverk forblir vår bestselger (€680), etterfulgt av lunsjformler (€550) og tradisjonelt brød (€430).
  • Salget søndag morgen var spesielt sterkt (omsetning på €1200) takket være det spesielle brunsjtilbudet.

Forsyning :

  • Mottak av 50 kg mel og 25 kg smør. Lagrene er tilstrekkelige.
  • Vurderer å bestille egg og gjær til neste uke.

ansatte:

  • Julie skal på ferie neste uke, jeg skal legge om timeplanene.
  • Takk til Bastien som sørger for overtid for salg.

problemer:

  • Havari i myntmekanismen tirsdag morgen, reparert i løpet av dagen av elektriker.

Vennlig hilsen,

Jean Dupont-sjef

 

Femte eksempel: Haster problem – Feil i regnskapsprogramvare

 

Hei alle sammen,

Denne morgenen har regnskapsprogramvaren vår feil som hindrer innføring av fakturaer og overvåking av hovedboken.

Vår IT-tjenesteleverandør, som jeg kontaktet, bekrefter at det er snakk om en nylig oppdatering. De jobber med en løsning.

I mellomtiden er det umulig for oss å registrere transaksjoner og kontantovervåkingen blir forstyrret. Vi risikerer å havne på etterskudd veldig raskt.

Slik løser du problemet midlertidig:

  • Skriv ned dine fakturaer/utgifter på en akutt excel-fil som jeg skal hente
  • For kundehenvendelser, ring meg for å bekrefte kontoer live
  • Jeg gjør mitt beste for å holde deg orientert om fremgangen.

Vår tjenesteleverandør er fullt mobilisert og håper å løse dette problemet innen maks 48 timer. Jeg vet at denne feilen er dårlig, takk for forståelsen. Gi meg beskjed om eventuelle presserende problemer.

Hilsen,

Jean Dupont regnskapsfører