E-post er det foretrukne kommunikasjonsverktøyet for de fleste av oss. E-post er fabelaktig fordi du ikke trenger å være tilgjengelig samtidig som samtalepartneren din for å kommunisere. Dette gjør at vi kan gå videre med pågående problemer når kollegene våre er utilgjengelige eller på den andre siden av verden.

Imidlertid drukner de fleste av oss i en endeløs liste med e-poster. I følge en rapport publisert i 2016, mottar og sender den gjennomsnittlige bedriftsbrukeren mer enn 100 e-poster per dag.

I tillegg er e-postmeldinger for enkelt misforstått. En nylig Sendmail-undersøkelse fant at 64% av folk sendte eller mottok en e-post som forårsaket sinne eller utilsiktet forvirring.

På grunn av volumet av e-postmeldinger vi sender og mottar, og fordi e-post ofte blir feilfortolket, er det viktig å skrive dem på en klar og kortfattet måte.

Hvordan skrive en profesjonell e-post på riktig måte

Å skrive korte og presise e-poster vil redusere tiden som er allokert til å administrere e-poster og gjøre deg mer produktiv. Ved å holde e-postene dine korte, vil du sannsynligvis bruke mindre tid på e-poster og mer tid på andre oppgaver. Når det er sagt, er det å skrive tydelig en ferdighet. Som alle ferdigheter, må du arbeide med dens utvikling.

I begynnelsen kan det ta deg like lang tid å skrive korte e-poster som å skrive lange e-poster. Men selv om dette er tilfelle, vil du hjelpe dine kolleger, klienter eller ansatte til å bli mer produktive, fordi du vil legge til mindre rot i innboksen deres, noe som vil hjelpe dem å svare deg raskere.

Ved å skrive tydelig, vil du bli kjent som noen som vet hva de vil og får ting gjort. Begge deler er bra for dine karrieremuligheter.

Så hva tar det for å skrive klare, konsise og profesjonelle e-postmeldinger?

Identifiser målet ditt

Klare e-poster har alltid en klar hensikt.

Hver gang du setter deg ned for å skrive en e-post, bruk noen sekunder på å spørre deg selv: "Hvorfor sender jeg dette? Hva forventer jeg av mottakeren?

Hvis du ikke kan svare på disse spørsmålene, bør du ikke sende e-post. Å skrive e-post uten å vite hva du trenger, er å kaste bort tiden din og mottakeren din. Hvis du ikke vet nøyaktig hva du vil, vil det være vanskelig for deg å uttrykke deg tydelig og konsistent.

Bruk regelen "En ting om gangen"

E-post er ingen erstatning for møter. Med forretningsmøter, jo flere agendapunkter du jobber med, desto mer produktivt blir møtet.

Med e-post er motsatt sant. Jo mindre du inkluderer forskjellige emner i e-postene dine, desto flere ting blir forståelig for samtalepartneren din.

Derfor er det lurt å praktisere «en ting om gangen». Sørg for at hver e-post du sender handler om én ting. Hvis du trenger å kommunisere om et annet prosjekt, skriv en ny e-post.

Det er også en god tid å spørre deg selv, "Er denne e-posten virkelig nødvendig?" Igjen vitner bare absolutt nødvendige e-post til respekten til personen du sender e-post til.

Øvelse på empati

Empati er evnen til å se verden gjennom andres øyne. Når du gjør dette, forstår du deres tanker og følelser.

Når du skriver e-post, tenk på ordene dine fra leserens synspunkt. Med alt du skriver, spør deg selv:

  • Hvordan kunne jeg tolke denne setningen hvis jeg mottok den?
  • Inkluderer det tvetydige vilkår for å spesifisere?

Dette er en enkel, men effektiv justering av måten du skal skrive på. Å tenke på menneskene som vil lese deg, vil endre måten de reagerer på deg.

Her er en empatisk måte å se på verden for å hjelpe deg med å komme i gang. De fleste:

  • Er opptatt. De har ikke tid til å gjette hva du vil, og de vil gjerne kunne lese e-posten din og svare raskt på den.
  • Nyt et kompliment. Hvis du kan si noe positivt om dem eller deres arbeid, gjør du det. Dine ord vil ikke bli bortkastet.
  • Liker å bli takket. Hvis mottakeren hjalp deg på noen måte, husk å takke dem. Du bør gjøre dette selv når det er deres jobb å hjelpe deg.

Forkorte presentasjoner

Når du først sender e-post til noen, må du fortelle mottakeren hvem du er. Du kan vanligvis gjøre det i én setning. For eksempel: «Det var hyggelig å møte deg på [Event X]. »

En måte å forkorte introduksjoner på er å skrive dem som om dere møttes ansikt til ansikt. Du vil ikke gå inn i en fem-minutters monolog når du møter noen personlig. Så ikke gjør det på e-post.

Du vet ikke om en introduksjon er nødvendig. Kanskje du allerede har kontaktet mottakeren, men du vet ikke om hun vil huske deg. Du kan legge inn legitimasjonene dine i din elektroniske signatur.

Dette unngår misforståelser. Å gjenintrodusere deg selv for noen som allerede kjenner deg fremstår som frekt. Hvis hun ikke er sikker på om hun kjenner deg, kan du bare la henne sjekke signaturen din.

Begrens deg til fem setninger

I hver e-post du skriver, må du bruke nok setninger til å si hva du trenger, ikke mer. En nyttig praksis er å begrense deg til fem setninger.

Mindre enn fem setninger er ofte brutale og uhøflige, mer enn fem setninger spilder tid.

Det blir tider når det blir umulig å holde en e-post som inneholder fem setninger. Men i de fleste tilfeller er fem setninger nok.

Vedta disiplinen av de fem setningene, og du vil finne deg selv å skrive e-post raskere. Du får også flere svar.

Bruk korte ord

I 1946 rådet George Orwell forfattere til aldri å bruke et langt ord der et kort vil gjøre.

Dette rådet er enda mer relevant i dag, spesielt når du skriver e-post.

Korte ord viser respekt for leseren din. Ved å bruke korte ord, gjorde du meldingen din lett å forstå.

Det samme gjelder for korte setninger og avsnitt. Unngå å skrive store tekstblokker hvis du vil at meldingen skal være klar og lett å forstå.

Bruk den aktive stemmen

Den aktive stemmen er lettere å lese. Det oppmuntrer også til handling og ansvar. Faktisk, i den aktive stemmen, fokuserer setningene på personen som handler. I den passive stemmen fokuserer setningene på objektet man handler på. I den passive stemmen kan det høres ut som ting skjer av seg selv. Aktivt skjer ting bare når folk handler.

Hold deg til en standard struktur

Hva er nøkkelen til å holde e-postene dine korte? Bruk en standardstruktur. Dette er en mal du kan følge for hver e-post du skriver.

I tillegg til å holde e-postene dine kort, følger en standardstruktur også deg med å skrive raskt.

Over tid vil du utvikle en struktur som vil fungere for deg. Her er en enkel struktur for å komme i gang:

  • Hilsen
  • Et kompliment
  • Årsaken til e-posten din
  • En oppfordring til handling
  • En avsluttende melding (avsluttende)
  • Signatur

La oss se på hver av disse i dybden.

  • Dette er den første linjen i e-posten. "Hei, [Fornavn]" er en typisk hilsen.

 

  • Når du sender e-post til noen for første gang, er et kompliment en god start. Et velskrevet kompliment kan også fungere som en introduksjon. For eksempel :

 

«Jeg likte presentasjonen din om [emne] på [dato]. »

«Jeg syntes bloggen din om [emne] var veldig nyttig. »

"Det var en glede å møte deg på [event]. »

 

  • Årsaken til e-posten din. I denne delen sier du: "Jeg skal sende en e-post for å spørre om..." eller "Jeg lurte på om du kunne hjelpe med..." Noen ganger trenger du to setninger for å forklare grunnene til å skrive.

 

  • En oppfordring til handling. Når du har forklart årsaken til e-posten din, må du ikke anta at mottakeren vet hva han skal gjøre. Gi spesifikke instruksjoner. For eksempel:

"Kan du sende meg disse filene innen torsdag?" »

"Kan du skrive dette de neste to ukene?" "

«Vennligst skriv Yann om det, og gi meg beskjed når du har gjort det. »

Ved å strukturere forespørselen din i form av et spørsmål, blir mottakeren invitert til å svare. Alternativt kan du også bruke: "Gi meg beskjed når du gjorde dette" eller "Gi meg beskjed hvis dette er greit for deg." "

 

  • lukking. Før du sender e-posten din, sørg for å inkludere en avsluttende melding. Dette tjener det doble formålet å gjenta din oppfordring til handling og få mottakeren til å føle seg bra.

 

Eksempler på gode avsluttende linjer:

“Takk for all hjelpen med dette. "

«Jeg gleder meg til å høre hva du synes. »

“Gi meg beskjed hvis du har spørsmål. "

  • For å avslutte å tenke på å legge til din signatur foran en melding av hilsener.

Det kan være "Yours truly", "Vennlig hilsen", "Ha en fin dag" eller "Takk".