Hvorfor er det viktig å starte en e-post godt?
I næringslivet står skrivingen din konstant overfor en stor utfordring: å fange leserens oppmerksomhet. Mottakerne dine, travle ledere, må sortere gjennom en masse daglig informasjon. Resultat ? De gir bare noen få dyrebare sekunder til hver ny melding.
En svak, kjedelig, dårlig levert introduksjon... og likegyldighet er garantert! Enda verre, en følelse av tretthet som vil kompromittere den fulle forståelsen av budskapet. Det er nok å si, en bitter redaksjonell fiasko.
Omvendt vil en vellykket, virkningsfull introduksjon tillate deg umiddelbart å vekke interessen til hierarkiet eller kollegene dine. En nøye introduksjon demonstrerer din profesjonalitet og din mestring av forretningskommunikasjonskoder.
Fellen å absolutt unngå
For mange forretningsforfattere gjør den fatale feilen: å gå inn i detaljer fra de første ordene. Ved å tro at de gjør det rette, hopper de umiddelbart til sakens kjerne. En skammelig feil!
Denne "bla"-tilnærmingen sliter raskt ut leseren før han i det hele tatt kommer til sakens kjerne. Fra de første ordene tar han opp, skremt av denne forvirrende og uinspirerende ingressen.
Verre er at denne typen introduksjoner mangler fullstendig hensyn til mottakerens problemstillinger. Den fremhever ikke de konkrete fordelene som kan utledes av innholdet i meldingen.
De 3 magiske ingrediensene i en fengslende intro
For å lykkes med introduksjonene dine anbefaler proffene en 3-trinns metode, ustoppelig for å generere leserens oppmerksomhet og velvilje:
En kraftig "krok" for å treffe spilleren
Enten det er en sjokkerende formulering, et provoserende spørsmål eller til og med slående figurer... Start med et sterkt element som appellerer og vekker nysgjerrigheten til samtalepartneren din.
Klar og direkte kontekst
Etter det første klikket, følg opp med en enkel og direkte setning for å legge grunnlaget for emnet for hånden. Leseren bør umiddelbart forstå hva det skal handle om, uten å måtte tenke.
Fordelene for mottakeren
Siste viktige øyeblikk: forklar hvorfor dette innholdet interesserer ham, hva han har å tjene direkte på det. Dine "nytte"-argumenter er avgjørende for å få folk til å engasjere seg i lesing.
Hvordan ordne disse 3 komponentene?
Den typiske anbefalte sekvensen er som følger:
- En sjokksetning eller fengende spørsmål som åpning
- Fortsett med 2-3 linjer med kontekstualisering av temaet
- Avslutt med 2-3 linjer som beskriver fordelene for leseren
Naturligvis kan du justere proporsjonene avhengig av meldingens natur. Kroken kan være mer eller mindre støttet, kontekstualiseringsdelen mer eller mindre gitt.
Men hold deg til denne generelle strukturen "krok -> kontekst -> fordeler". Det utgjør en utmerket rød tråd for å introdusere innholdet i budskapet ditt med effekt.
Talende eksempler på virkningsfulle introduksjoner
For å visualisere metoden bedre er det ingenting som slår noen få konkrete illustrasjoner. Her er noen typiske modeller for vellykkede introduksjoner:
Eksempel på e-post mellom kolleger:
«En liten avklaring kan spare deg 25 % på ditt neste kommunikasjonsbudsjett... I løpet av de siste ukene har avdelingen vår identifisert en ny, spesielt lønnsom sponsorstrategi. Ved å implementere det fra neste regnskapsår, vil du redusere utgiftene dine betydelig samtidig som du får synlighet.»
Eksempel på presentasjon av en rapport til ledelsen:
«De siste resultatene bekrefter at lanseringen har blitt en reell kommersiell suksess. På bare 2 måneder har vår markedsandel innen kontorautomatisering økt med 7 poeng! I detalj analyserer denne rapporten nøkkelfaktorene for denne ytelsen, men også områdene som skal planlegges for å opprettholde denne svært lovende dynamikken."
Ved å bruke disse effektive oppskriftene, dine profesjonelle skrifter vil få innvirkning fra de første ordene. Ta tak i leseren din, vekk interessen deres... så følger resten av seg selv!
