Kiedy niektórzy pracownicy są nieobecni z różnych powodów bez powiadomienia swojego przełożonego lub kierownika, nie wiedzą, jak wyrazić swoją opinię. Innym również trudno jest poprosić o krótki urlop, gdy mają kilka sprawy osobiste do zapłaty
Wpływ twojej nieobecności zależy w dużej mierze od charakteru twojej pracy i polityki obowiązującej w twoim miejscu pracy. Twoja nieobecność, zwłaszcza jeśli nie została wcześniej ogłoszona, może być bardzo kosztowna dla Twojej organizacji. Dlatego zanim podejmiesz decyzję o wyjeździe, pomyśl o tym. Jeśli tak się stanie lub ma miejsce, skorzystanie z poczty e-mail do przeproszenia lub wyjaśnienia przełożonemu jest świetnym sposobem na skuteczną i szybką komunikację.
Przed napisaniem maila z uzasadnieniem
Ten artykuł ma na celu pokazanie, w jaki sposób pracownik mający jeden lub więcej uzasadnionych powodów może uzasadnić swoją potrzebę nieobecności lub powód, dla którego nie mógł być obecny na swoim stanowisku. Jako pracownik ważne jest, abyś był pewien możliwych konsekwencji nieobecności bez urlopu. Nie ma gwarancji, że e-mail z przeprosinami otrzyma pozytywną odpowiedź. Podobnie nie ma gwarancji, że gdy napiszesz e-mail z prośbą o zwolnienie z pracy, zostanie on pozytywnie odebrany.
Jednak, gdy musisz być nieobecny z pilnych powodów i nie możesz skontaktować się z szefem, bardzo ważne jest, aby jak najszybciej napisać wiadomość e-mail zawierającą dokładne przyczyny tej nieobecności. Podobnie, jeśli wiesz z góry, że musisz zajmować się ważnymi sprawami osobistymi lub rodzinnymi, dobrze jest to zrobić napisz wiadomość e-mail przepraszam za niedogodności i, jeśli to możliwe, kilka wyjaśnień. Robisz to w nadziei zminimalizowania wpływu twojego życia osobistego na twoją pracę.
Na koniec upewnij się, że znasz politykę swojej firmy i protokół dotyczący nieobecności w grupie. Firma może poczynić pewne ustępstwa w sytuacji awaryjnej i zapewnić sposób na zarządzanie nimi. Prawdopodobnie będzie obowiązywać polityka określająca liczbę dni między terminem złożenia wniosku a dniem, w którym będziesz nieobecny.
Wytyczne dotyczące pisania wiadomości e-mail
Użyj formalnego stylu
Ten e-mail jest oficjalny. Powinien być napisany w formalnym stylu. Od tematu do konkluzji wszystko powinno być profesjonalne. Twój przełożony, podobnie jak wszyscy inni, oczekuje, że w swoim e-mailu podasz powagę sytuacji. Twoja sprawa będzie bardziej prawdopodobna, gdy napiszesz taki e-mail w formalnym stylu.
Wyślij e-mail wcześniej
Podkreśliliśmy już znaczenie poszanowania polityki firmy. Pamiętaj również, że jeśli chcesz napisać wiadomość e-mail zawierającą profesjonalne uzasadnienie, ważne jest, aby zrobić to tak szybko, jak to możliwe. Jest to szczególnie konieczne, gdy zawiodłeś i nie przyszedłeś do pracy bez pozwolenia. Powiadomienie swojego szefa wcześniej po nieusprawiedliwionej nieobecności może uniknąć ostrzeżenia. Powiadamiając Cię z dużym wyprzedzeniem o przypadku siły wyższej, w której się znajdziesz, pomożesz firmie wybrać odpowiedni zamiennik lub dokonać ustaleń.
Bądź zwięzły ze szczegółami
Bądź zwięzły. Nie musisz wchodzić w szczegóły tego, co się stało, co spowodowało, że nie było cię tam lub wkrótce wyjechałeś. Wystarczy wspomnieć o ważnych faktach. Jeśli z góry poprosisz o pozwolenie, wskaż dni, w których zamierzasz być nieobecny. Podaj konkretne daty, nie podawaj szacunkowych danych.
Zaproponuj pomoc
Pisząc e-maila z usprawiedliwieniem nieobecności, pokaż, że zależy Ci na produktywności firmy. Nie jest w porządku po prostu powiedzieć, że wyjedziesz, proponować zrobienie czegoś, co zmniejszy skutki Twojej nieobecności. Na przykład możesz to zrobić, gdy wrócisz lub porozmawiasz z kolegą, aby cię zastąpić. Niektóre firmy mogą mieć zasady, takie jak potrącenia z pensji za dni wolne. Dlatego postaraj się w pełni zrozumieć politykę firmy i sposób, w jaki możesz z nią pracować.
Przykładowy e-mail 1: Jak napisać e-mail z przeprosinami (po przegapieniu dnia pracy)
Temat: Dowód nieobecności od 19
Witaj, panie Guillou,
Proszę przyjąć tę wiadomość e-mail jako oficjalne powiadomienie, że nie mogłem przyjść do pracy w dniu 19 listopada 2018 r. z powodu przeziębienia. Liam i Arthur zajęli moje miejsce podczas mojej nieobecności. Wykonali wszystkie przydzielone mi na ten dzień zadania.
Przepraszam, że nie mogłem się z Tobą porozumieć przed wyjściem z pracy. Przepraszam, jeśli wystąpiły niedogodności dla firmy.
Do tego e-maila załączam zaświadczenie lekarskie.
Daj mi znać, jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji.
Dziękuję za zrozumienie.
Z poważaniem,
Ethan Gaudin
Przykładowy e-mail 2: Jak napisać e-mail z przeprosinami za przyszłą nieobecność w pracy
Temat: Zarządzanie moim dniem nieobecności 17 / 12 / 2018
Szanowna Pani Pascal,
Proszę o przyjęcie tego e-maila jako oficjalne zawiadomienie o nieobecności w pracy w dniu 17 grudnia 2018 r. Tego dnia stawię się w sądzie jako świadek zawodowy. Poinformowałem cię o moim wezwaniu do sądu w zeszłym tygodniu i bezwzględnej potrzebie mojej obecności.
Zawarłem umowę z Gabinem Thibault z działu IT, który obecnie przebywa na urlopie, aby mnie zastąpić. Podczas przerw w sądzie zadzwonię, żeby sprawdzić, czy nie potrzebuje pomocy.
I podziękować.
Z poważaniem,
Emma Vallee
