Poczta e-mail od dawna jest podstawowym narzędziem komunikacji biznesowej, ale ankieta przeprowadzona przez Sendmail. Ujawnił, że wywołał napięcie, zamieszanie lub inne negatywne konsekwencje u 64% profesjonalistów.
Jak można tego uniknąć za pomocą e-maili? I jak pisać e-maile, które dają pożądane rezultaty? W tym artykule sprawdzamy strategie, których możesz użyć, aby upewnić się, że korzystanie z poczty e-mail jest jasne, skuteczne i skuteczne.
Przeciętny pracownik biurowy otrzymuje około X dziennie wiadomości e-mail. Dzięki tej ilości wiadomości można łatwo zapomnieć o poszczególnych wiadomościach. Wykonaj te proste zasady, aby Twoje e-maile zostały zauważone i wykorzystane.
- Nie komunikuj się za dużo przez e-mail.
- Dobrze wykorzystuj przedmioty.
- Wyraźne i krótkie wiadomości.
- Bądź grzeczny.
- Sprawdź swój ton.
- Ponownie przeczytać.
Nie komunikuj się za dużo przez e-mail
Jednym z największych źródeł stresu w pracy jest ogromna ilość otrzymywanych e-maili. Tak więc, zanim zaczniesz pisać e-mail, zadaj sobie pytanie: „Czy to naprawdę konieczne?”
W tym kontekście należy korzystać z telefonu lub wiadomości błyskawicznych, aby poradzić sobie z pytaniami, które mogą być przedmiotem dyskusji wstecznych. Skorzystaj z narzędzia do planowania komunikacji i zidentyfikuj najlepsze kanały dla różnych typów wiadomości.
O ile to możliwe, osobiście podaj złe wieści. Pomaga ci komunikować się z empatią, współczuciem i zrozumieniem i odkupić siebie, jeśli twoja wiadomość została błędnie podjęta.
Dobrze wykorzystuj przedmioty
Nagłówek gazety robi dwie rzeczy: przyciąga twoją uwagę i podsumowuje artykuł, dzięki czemu możesz zdecydować, czy go przeczytać, czy nie. Twój wiersz tematu e-maila powinien wyglądać tak samo.
Obiekt jest bardziej prawdopodobne, że puste miejsce zostanie przeoczone lub odrzucone jako „spam”. Dlatego zawsze używaj kilku dobrze dobranych słów, aby poinformować odbiorcę, o czym jest e-mail.
Możesz chcieć dołączyć datę w wierszu tematu, jeśli Twoja wiadomość jest częścią zwykłej serii wiadomości e-mail, takiej jak tygodniowy raport z projektu. W przypadku wiadomości wymagającej odpowiedzi możesz również dołączyć wezwanie do działania, takie jak „Proszę do 7 listopada”.
Dobrze napisany wiersz tematu, taki jak ten poniżej, zawiera najważniejsze informacje bez konieczności otwierania wiadomości przez odbiorcę. Służy to jako monit, który przypomina odbiorcom o spotkaniu za każdym razem, gdy sprawdzają swoją skrzynkę odbiorczą.
| Zły przykład Dobry przykład |
|
| Temat: spotkanie | Temat: Spotkanie w procesie GATEWAY - 09h 25 February 2018 |
Przesyłaj wiadomości w sposób jasny i krótki
E-maile, podobnie jak tradycyjne listy biznesowe, muszą być jasne i zwięzłe. Trzymaj zdania krótkie i precyzyjne. Treść wiadomości e-mail musi być bezpośrednia i zawierająca informacje oraz zawierać wszystkie istotne informacje.
W przeciwieństwie do tradycyjnych listów, wysłanie wielu e-maili nie kosztuje więcej niż wysłanie jednego. Jeśli więc chcesz komunikować się z kimś na różne tematy, rozważ napisanie osobnego e-maila dla każdego z nich. To wyjaśnia wiadomość i pozwala korespondentowi odpowiedzieć na jeden temat na raz.
| Zły przykład | Dobry przykład |
| Temat: Zmiany w raporcie sprzedaży
Cześć, Michelin,
Dziękujemy za przesłanie tego raportu w zeszłym tygodniu. Przeczytałem ją wczoraj i uważam, że Rozdział 2 wymaga bardziej szczegółowych informacji na temat naszych danych dotyczących sprzedaży. Myślę też, że ton mógłby być bardziej formalny.
Dodatkowo chciałem poinformować, że w najbliższy piątek zaplanowałem spotkanie z działem public relations w sprawie nowej kampanii reklamowej. Jest o 11:00 i będzie w małej sali konferencyjnej.
Daj mi znać, jeśli jesteś dostępny.
Dziękuję
Camille |
Temat: Zmiany w raporcie sprzedaży
Cześć, Michelin,
Dziękujemy za przesłanie tego raportu w zeszłym tygodniu. Przeczytałem ją wczoraj i uważam, że Rozdział 2 wymaga bardziej szczegółowych informacji na temat naszych danych dotyczących sprzedaży.
Myślę też, że ton może być bardziej formalny.
Czy mógłbyś zmodyfikować to z myślą o tych komentarzach?
Dziękuję za ciężką pracę!
Camille
(Camille następnie wysyła kolejny e-mail na temat spotkania PR.) |
Ważne jest, aby zachować tutaj równowagę. Nie chcesz bombardować kogoś e-mailami i warto połączyć kilka powiązanych punktów w jeden post. Kiedy tak się stanie, zachowaj prostotę za pomocą ponumerowanych akapitów lub wypunktowań i rozważ „pocięcie” informacji na małe, dobrze zorganizowane jednostki, aby były łatwiejsze do strawienia.
Zauważ też, że w powyższym dobrym przykładzie Camille określiła, czego oczekuje od Michelin (w tym przypadku zmień raport). Jeśli pomożesz ludziom wiedzieć, czego chcesz, jest bardziej prawdopodobne, że ci to dadzą.
Bądź grzeczny
Ludzie często myślą, że e-maile mogą być mniej formalne niż tradycyjne listy. Ale wiadomości, które wysyłasz, są odzwierciedleniem Twojego profesjonalizmu, ważne są wartości i dbałość o szczegóły, dlatego potrzebny jest pewien poziom formalności.
O ile nie jesteś z kimś w dobrych stosunkach, unikaj nieformalnego języka, slangu, żargonu i nieodpowiednich skrótów. Emotikony mogą być pomocne w wyjaśnieniu intencji, ale najlepiej używać ich tylko z osobami, które dobrze znasz.
Zamknij wiadomość z "Z poważaniem", "Dobry dzień / wieczór dla ciebie" lub "Dobrze dla ciebie", w zależności od sytuacji.
Odbiorcy mogą drukować e-maile i udostępniać je innym, więc zawsze bądź uprzejmy.
Sprawdź ton
Kiedy spotykamy ludzi twarzą w twarz, używamy ich mowy ciała, głosu i mimiki, aby ocenić, jak się czują. E-mail pozbawia nas tych informacji, co oznacza, że nie możemy wiedzieć, kiedy ludzie źle zrozumieli nasze przesłanie.
Twój dobór słów, długość zdania, interpunkcja i wielkość liter mogą być łatwo błędnie zinterpretowane bez wskazówek wizualnych i dźwiękowych. W pierwszym przykładzie poniżej Louise może pomyśleć, że Yann jest sfrustrowany lub zły, ale w rzeczywistości czuje się dobrze.
| Zły przykład | Dobry przykład |
| Louise,
Potrzebuję twojego raportu dzisiaj do 17:XNUMX, bo inaczej nie dotrzymam terminu.
Yann |
Cześć Louise,
Dziękuję za ciężką pracę nad tym sprawozdaniem. Czy możesz podać mi swoją wersję przed godzinami 17, aby nie przegapić mojego terminu?
Z góry dzięki
Yann |
Pomyśl emocjonalnie o „poczuciu” swojego e-maila. Jeśli twoje intencje lub emocje mogą być źle zrozumiane, znajdź mniej dwuznaczny sposób formułowania słów.
korekta
Na koniec, zanim klikniesz „Wyślij”, poświęć chwilę, aby sprawdzić pocztę e-mail pod kątem błędów ortograficznych, gramatycznych i interpunkcyjnych. Twoje e-maile są tak samo częścią Twojego profesjonalnego wizerunku, jak ubrania, które nosisz. Dlatego niemile widziane jest wysyłanie wiadomości zawierających błędy w serii.
Podczas korekty zwróć szczególną uwagę na długość Twojego e-maila. Ludzie częściej czytają krótkie, zwięzłe e-maile niż długie, rozłączone e-maile, więc upewnij się, że twoje e-maile są tak krótkie, jak to możliwe, nie wykluczając koniecznych informacji.
Kluczowe punkty
Większość z nas spędza dużą część dnia w czytać i pisać e-maile. Ale wiadomości, które wysyłamy, mogą być mylące dla innych.
Aby pisać skuteczne e-maile, zadaj sobie najpierw pytanie, czy naprawdę powinieneś używać tego kanału. Czasami lepiej jest wziąć telefon.
Spraw, by twoje e-maile były zwięzłe i precyzyjne. Wysyłaj je tylko osobom, które naprawdę muszą je zobaczyć i wyraźnie wskazują, co chcesz, aby odbiorca zrobił dalej.
Pamiętaj, że Twoje e-maile są odzwierciedleniem Twojego profesjonalizmu, Twoich wartości i dbałości o szczegóły. Spróbuj wyobrazić sobie, jak inni mogą zinterpretować ton Twojego przekazu. Bądź uprzejmy i zawsze dokładnie sprawdź, co napisałeś, zanim klikniesz „wyślij”.
