Le rapport : 4 points indispensables à connaitre pour le réussir
Vous devez faire un compte-rendu, ou un rapport, à la demande de votre manager. Mais, vous ne savez pas par où commencer ni comment le formuler.
Je vous dévoile, ici, une procédure simple en 4 points afin de réaliser ce rapport de manière efficace avec une certaine rapidité. Il doit être rédigé dans une chronologie logique.
Quelle est l’utilité d’un rapport ?
Il donne la capacité à la personne à qui il est destiné de pouvoir s’appuyer sur les données présentées pour décider d’une action. Les informations qui sont consignées dans le rapport permettent de répondre à une ou plusieurs questions nécessaires à une prise de décision.
Cela dit, une collaboratrice est en mesure de rédiger un rapport dans le but de proposer des suggestions à son supérieur sur un sujet précis dans l’idée d’apporter des améliorations, par exemple sur l’organisation d’un service ou le remplacement de matériels. Un rapport est un excellent mode de communication entre un supérieur et ses subordonnés.
Selon l’objet du rapport, sa présentation peut être différente, cependant la procédure que je vous dévoile ci-après est valable pour tous les rapports que vous aurez à réaliser.
Premier point – La demande doit être précise et explicite.
Ce premier point sera le point essentiel sur lequel se basera l’ensemble de votre travail. Il délimitera également le domaine concerné.
Le destinataire du rapport
– Qu’est-ce qu’il souhaite exactement de votre rapport ?
– Quels seront les buts et les objectifs du rapport pour lui ?
– Quelle sera l’utilité du rapport pour votre destinataire ?
– Le destinataire connait-il déjà le sujet ?
– Savoir quelles sont ses connaissances afin de ne pas répéter des renseignements déjà connus.
Le cas et les modalités
– Quelle est la situation ?
– Quels sont les motifs liés à la demande du rapport : difficultés, transformations, évolutions, modifications, améliorations ?
Deuxième point – considérer, sélectionner et réunir les informations essentielles.
Les informations peuvent être nombreuses, que ce soit des notes, des documents ou d’autres rapports, et les sources diverses, mais ce qui est important, c’est d’être sélectif pour ne retenir que celles qui sont primordiales, capitales et essentielles et ne pas se laisser emporter par des informations de moindre intérêt ou répétitives qui pourraient nuire au compte-rendu final. Il vous faut donc ne retenir que les informations les plus appropriées correspondant au rapport demandé.
Troisième point – organiser et réaliser le plan
Généralement, le plan commence par une introduction, pour ensuite continuer en élaborant son développement, puis s’achève par une conclusion.
Ci-dessous, le plan exposé est celui généralement rencontré. Le rôle de l’introduction et de la conclusion ne diffèrent pas, gardant leur rôle intrinsèque. A contrario, le développement peut être conçu de manière variable suivant le rapport que vous devrez réaliser.
L’introduction du rapport
Elle apporte les informations indispensables liées à la raison même du rapport ; ses motivations, ses intentions, sa raison d’être, ses prérogatives.
Ces informations doivent réunir en quelques mots l’objet du rapport, dans une rédaction concise tout en étant détaillée et complète.
Il est absolument déconseillé de faire abstraction de l’introduction, car elle décrit au préalable les données précises de la demande permettant au destinataire comme au rédacteur du rapport d’être certains de s’être mutuellement compris. Elle permet également de se rappeler les termes de la demande, la situation, les conditions lorsque le rapport n’est pas examiné immédiatement ou qu’il est nécessaire de le réétudier quelque temps plus tard.
Le développement du rapport
Le développement se détaille communément en trois sections.
– Un inventaire tangible et impartial de la situation ou du contexte, c’est-à-dire un exposé détaillé de ce qui est déjà en place.
– Un jugement clair sur ce qui est en place mettant en exergue aussi bien les aspects positifs que les formes négatives tout en proposant une analyse juste aussi évocatrice et concrète que nécessaire.
– Des conseils, des suggestions et recommandations, aussi développés que possible associés aux bénéfices qui leur incombent.
La conclusion du rapport
Elle ne doit contenir aucun sujet nouveau qui n’aurait pas été indiqué dans le développement. Sans être un discours abrégé du développement, elle est là pour apporter une réponse en proposant clairement une ou des solutions adjointes aux recommandations précisées dans celui-ci.
Quatrième point – La rédaction du rapport
Quelques règles communes à toutes rédactions sont à respecter. On privilégiera un vocabulaire intelligible et accessible ainsi qu’une orthographe impeccable pour plus de professionnalisme, des phrases courtes pour une meilleure compréhension, une structure aérée des paragraphes pour une bonne aisance de lecture.
Apporter un soin particulier dans la forme de son rapport permet d’offrir au lecteur ou au destinataire une facilité et un confort de lecture indispensable.
– Vous devez être concis et explicite dans votre rédaction
– Pour assurer une meilleure fluidité dans la lecture du rapport, renvoyez le lecteur vers une annexe qui apportera quelques compléments à vos explications lorsque cela est nécessaire.
– Prévoyez un sommaire lorsque votre rapport s’étend sur plus de trois pages, ce qui permet au destinataire de s’orienter dans sa lecture, si tel est son choix.
– Lorsque c’est profitable ou indispensable, intégrez des tableaux et autres graphiques reflétant votre rédaction pour en illustrer les données. Ils peuvent s’avérer essentiels dans certains cas pour une bonne compréhension.
– N’omettez pas les titres et sous-titres pour bien délimiter chaque partie de votre rapport pour gagner, là aussi, en fluidité.
En conclusion : Ce qu’il faut retenir
- Bien interpréter et appréhender la demande vous permet d’y répondre sans être à côté du sujet afin de gagner en efficacité.
- Dans votre rapport, vous êtes en mesure de faire part de vos idées en prenant position a contrario du simple compte-rendu.
- Pour être efficace, votre rapport doit apporter des réponses aux questions que se pose son destinataire d’où l’intérêt primordial de l’ensemble de sa présentation ; rédaction, structure, énoncée, et de son déroulement ; introduction, développement, conclusion.
- Bien expliquer vos arguments, vos observations et les solutions proposées.
Pour la mise en forme sur Microsoft Word, ce petit détour de 15 minutes sur YouTube vous sera plus qu’utile.
