Scrieți pentru a fi citit

Un coleg tocmai ți-a trimis un e-mail despre o întâlnire pe care o ai într-o oră. E-mailul ar trebui să conțină informațiile cheie pe care trebuie să le prezentați, ca parte a unui proiect important.

Dar există o problemă: e-mailul este atât de prost scris încât nu poți găsi datele de care ai nevoie. Există greșeli de ortografie și propoziții incomplete. Paragrafele sunt atât de lungi și confuze încât îți ia de trei ori mai mult decât este nevoie pentru a găsi informațiile pe care le dorești. Drept urmare, ești sub pregătit pentru întâlnire și nu merge așa de bine cum ai fi sperat.

Te-ai confruntat vreodată cu o situație similară cu aceasta? Într-o lume supraîncărcată de informații, este esențial să comunici clar, concis și eficient. Oamenii nu au timp să citească e-mailuri lungi de cărți și nu au răbdarea să interpreteze e-mailuri care sunt prost construite și în care informații utile sunt împrăștiate peste tot.

Plus tu abilități de scriere sunt bune, cu atât mai bună va fi impresia celor din jur, inclusiv șeful, colegii și clienții. Nu știi niciodată cât de departe te vor duce aceste impresii bune.

În acest articol, vom vedea cum vă puteți îmbunătăți abilitățile de scriere și puteți evita greșelile obișnuite.

Audiența și formatul

Primul pas pentru a scrie clar este să alegeți formatul potrivit. Trebuie să trimiteți un e-mail informal? Scrieți un raport detaliat? Sau scrie o scrisoare formală?

Formatul, împreună cu publicul dvs., vă vor defini „vocea de scris”, adică cât de formal sau relaxat ar trebui să fie tonul. De exemplu, dacă scrieți un e-mail unui potențial client, ar trebui să aibă același ton ca un e-mail către un prieten?

Cu siguranță nu.

Începeți prin a identifica cine vă va citi mesajul. Este pentru directori seniori, întreaga echipă sau un grup mic care lucrează la un anumit dosar? În tot ceea ce scrieți, cititorii sau destinatarii dvs. trebuie să vă definească tonul, precum și aspectele conținutului.

Compoziție și stil

Odată ce știți ce scrieți și pentru care scrieți, trebuie să începeți să scrieți.

Un ecran alb și gol de computer este adesea intimidant. Este ușor să te blochezi pentru că nu știi cum să începi. Încercați aceste sfaturi pentru compunerea și formatarea documentului:

 

  • Începeți cu publicul: Amintiți-vă că cititorii dvs. nu știu nimic din ceea ce le spuneți. Ce ar trebui să știe ei mai întâi?
  • Creați un plan: Acest lucru este util în special dacă scrieți un document mai lung, cum ar fi un raport, o prezentare sau un discurs. Contururile vă ajută să identificați pașii de urmat în ce ordine și să descompuneți sarcina în informații ușor de gestionat.
  • Încearcă puțină empatie: De exemplu, dacă scrieți un e-mail de vânzări pentru potențiali clienți, de ce ar trebui să le pese de produsul dvs. sau de argumentul dvs. de vânzare? Care este beneficiul pentru ei? Amintiți-vă de nevoile publicului dvs. în orice moment.
  • Utilizați triunghiul retoric: Dacă încercați să convingeți pe cineva să facă ceva, asigurați-vă că explicați de ce oamenii ar trebui să vă asculte, să vă transmiteți punctul de vedere într-un mod care să vă implice publicul și să prezentați informațiile într-un mod rațional și coerent.
  • Identificați-vă tema principală: Dacă întâmpinați dificultăți în definirea temei principale a mesajului dvs., pretindeți-vă că mai aveți 15 secunde pentru a vă explica poziția. Ce spui ? Aceasta este probabil tema ta principală.
  • Utilizați limbajul simplu: Cu excepția cazului în care scrieți o lucrare științifică, de obicei cel mai bine este să utilizați un limbaj simplu și direct. Nu folosi cuvinte lungi doar pentru a impresiona oamenii.

Structure

Documentul dvs. trebuie să fie cât mai prietenos posibil. Utilizați cât mai multe titluri, subtitrări, gloanțe și numere pentru a separa textul.

La urma urmei, ce ar putea fi mai ușor de citit: o pagină plină cu paragrafe lungi sau o pagină împărțită în paragrafe scurte cu titluri de secțiuni și puncte? Un document care este ușor de scanat va fi citit mai des decât un document cu paragrafe lungi și dense.

Titlurile ar trebui să atragă atenția cititorului. Folosirea întrebărilor este adesea o idee bună, mai ales în textul publicitar, deoarece întrebările ajută la menținerea cititorului interesat și curios.

În e-mail-uri și propuneri, utilizați titluri și subtitluri scurte, factuale precum cele din acest articol.

Adăugarea grafică este, de asemenea, o modalitate inteligentă de a vă separa textul. Aceste ajutoare vizuale nu numai că permit cititorului să-și păstreze atenția asupra conținutului, dar și să comunice informații importante mult mai repede decât textul.

Gramatical errors

Probabil știi că greșelile din e-mailul tău vor face ca munca ta să pară neprofesională. Este esențial să eviți greșelile grave, oferindu-ți un verificator ortografic și revizuindu-ți cât mai mult posibil ortografia.

Iată câteva exemple de cuvinte utilizate în mod obișnuit:

 

  • Vă trimit / trimit / trimit

 

Verbul "de trimis" fiind un verb al primului grup, unul va scrie întotdeauna în prima persoană a singularului "Eu trimit" cu un "e". "Expediere" fără "e" este un nume ("un transport") și poate fi plural: "expedieri".

 

  • Eu vă alătur / vă alătur

 

Unul va scrie mereu "Mă alătur" cu un "s". "Joint" cu un "t" este conjugarea persoanei a treia singular "se alătură".

 

  • Termenul / termenul limită

 

Chiar dacă "bara de protecție" este atașată la un nume feminin, nu dați-i tentației și scrieți întotdeauna "bara de protecție" fără "e".

 

  • Recomandare / recomandare

 

Dacă în limba engleză scrieți "recomandare" cu "e", în limba franceză scrieți întotdeauna "recomandare" cu un "a".

 

  • Există / există / este acolo

 

Adăugăm un „t” eufonic în formulele interogative pentru a facilita pronunția și a preveni două vocale succesive. Prin urmare, vom scrie „este acolo”.

 

  • În ceea ce privește / în termeni de

 

Nu se scrie niciodată "în termeni de" fără un "s". Într-adevăr, există întotdeauna mai mulți "termeni" în utilizarea acestei expresii.

 

  • Din / între

 

Aveți grijă să nu fiți înșelat de cuvântul "cu excepția" care se termină cu un "s". Nu se scrie niciodată "printre" cu un "s". Este o preposition și este invariabilă.

 

  • După cum sa convenit / convenit

 

Chiar atașat la un nume feminin, "așa cum sa convenit" este întotdeauna invariabil și nu ia niciodată un "e".

 

  • Întreținere / service

Nu confunda numele cu verbul. Numele "interviu" fără "t" descrie un schimb sau un "interviu de angajare". Verbul conjugat din cea de-a treia persoană a "păstrează" singular este folosit atunci când este vorba de a face acțiunea de a menține ceva.

Unii dintre cititorii dvs. nu vor fi perfecți în ortografia și gramatica. S-ar putea să nu observe dacă faci aceste greșeli. Dar nu folosiți acest lucru ca o scuză: de obicei, vor exista oameni, în special directori executivi, care vor observa!

Din acest motiv, orice scrieți ar trebui să fie de o calitate acceptabilă pentru toți cititorii.

verificare

Inamicul unei corecturi bune este viteza. Mulți oameni se grăbesc prin e-mailurile lor, dar așa scapi de erori. Urmați aceste instrucțiuni pentru a verifica ceea ce ați scris:

  • Verificați anteturile și subsolurile: Oamenii le ignoră adesea pentru a se concentra doar asupra textului. Doar pentru că anteturile sunt mari și îndrăznețe nu înseamnă că sunt fără erori!
  • Citiți e-mailul cu voce tare: Acest lucru vă forțează să mergeți mai lent, ceea ce înseamnă că este mai probabil să detectați erori.
  • Utilizați degetul pentru a urmări textul pe măsură ce citiți: Este un alt lucru care vă ajută să încetiniți.
  • Începeți la sfârșitul textului: Re-citiți o propoziție de la sfârșitul la început, vă ajută să vă concentrați asupra erorilor și nu asupra conținutului.